製作使用者手冊的方法

於是智慧型文字管理應運而生。智慧型文字管理理解終端使用者的行為，並在多數可能的實際行為中與使用者需求保持一致。在本文中，我將提供一些實際技巧，幫助你建立合適、易懂、可讀性強的使用者手冊。

了解你的讀者

了解手冊的讀者是誰，讀者需要了解什麼內容。這樣你就可以決定手冊內容的深度與廣度，以及編寫手冊應使用何種語言（例如，針對專家與初學者的語言與內容都有所不同）。關鍵在於只提供使用者需要的資訊——不多也不少。

採用面向任務的方法

多數產品的功能體現在允許使用者實現特殊的任務。採取面向任務的方法，根據應用產品能夠執行的任務來安排手冊內容。例如，如果產品幫助你配置網路，你的手冊目錄應包含這樣的標題，如「建立乙個網路」、「配置網路設定」及「刪除網路」。

確保資訊流程合乎邏輯

仔細研究一下產品，以循序漸進的方式了解先做什麼、接著做什麼、最後做什麼。這樣做可以大大改進檔案資訊的易讀性。

應用模組

把資訊分解成易於管理的小塊，每個部分解釋乙個特定的用途或主題。這樣的小塊讓讀者閱讀起來很輕鬆，各部分的思路也很清晰。模組式的寫作方式易於維護，並可通過內部鏈結實現資訊再利用。

應用目錄

目錄可幫助我們了解手冊的整體內容。保證手冊內容全面、結構完整、並擁有乙個模組化的布局。這種方法可幫助使用者方便找到他們所需要的資訊。

應用有意義的一致標籤

清晰且提供資訊的標籤可幫助使用者快速而正確的找到資訊。避免使用一般的標籤標題，標籤應簡明扼要。

以交談式的語調書寫

採用常見問答（faq）的編寫方法。這種方法允許你輕而易舉地縮短使用者與產品之間的差距，並提供許多使用者需要的通用資訊。

仔細考慮重要資訊的位置

首先檢視頁面或螢幕的中部，然後是左上角，是人類的本性。盡量將材料的重點內容安排在布局的物理中心附近，並將主標題安排在左上角。

應用適當的插圖

令人驚奇的是，人們往往低估了在文字中的作用。外觀吸引人的文字總能發揮更大的作用。插圖（圖例、**、工藝流程圖）是手冊內容的主要組成部分，它不但能吸引讀者的注意力，還可強化閱讀效果。

盡可能將資訊製成**

**可改善資訊的可讀性。在需要根據不同的基礎描述物件，或在不同的維度間比較物件時，可應用**。

提供例項

用類推、例項或個案研究來證明你的概念與說明。例項有助於使用者迅速掌握概念，並更好地理解其內容。

編輯與審核

對材料進行編輯，保證它遵守完整性、語言、拼寫與語法、連貫性與格式方面的規則。

執行「現實檢查」

確保對材料與產品進行協同測試，以揭示書面材料與現實應用之間的差異。對揭示的差異進行糾正，並重複測試過程，保證在糾正過程中不會出現新錯誤。

顧客支援

記住，使用者手冊的主要目的在於提高使用者的生產效率，減少顧客支援時間、成本與努力。優質的材料可作為新使用者的培訓材料，以及返回使用者的支援材料。遵守上述指導方針可保證資訊的訪問性與可用性，減少支援時間，提高顧客滿意度。(