使用定期審查確定專案狀態

2021-04-13 07:02:19 字數 1188 閱讀 6314

專案經理負責建立乙個可行的工作計畫(進度表),並確保專案按這個進度表順利進行。然而,很多情況下讓第三方機構對專案進行仔細檢查,保證專案按計畫進行會更加合理。

大型關鍵專案尤其需要這樣做。

如果乙個二個月的專案花四個月才完成,你可能會感到難過,但從本質上說,這不會對組織產生很大的影響。另一方面,如果乙個預算1億美元,為期二年的計畫用了四年,花去二倍的預算才得以完成,可能就會對組織造成破壞性的影響。

大型專案進行定期審查相當平常。如果贊助方關注專案狀況,就會要求進行專案審查。某些情況下,定期審查也可作為整體契約的一部分來進行。(在一些組織中,這些審查稱為iv&v——內部驗證與確認。)

對更大型的專案而言,執行審查的人員必須是經驗豐富的專案審查員——公司內部或外部人員。專案審查主要關注質量檢驗——詢問專案管理過程及建立可交付項有關的問題。審查可以按以下步驟進行:

通知相關各方。審查員通知即將要進行審查專案的專案經理,確定合適的時間和地點。準備審查。審查員可能會提前要求某些資訊,或請專案經理準備討論專案的某些問題。這樣做可盡可能提高實際討論時的效率。

初步會見:審查員問一些問題,保證專案在正常進行。這些問題與質量保證有關,確保使用合理的步驟來開展專案,然後檢查這些步驟的結果。例如,在確信專案經理在使用合理步驟來更新精確的進度表後,審查員可檢查實際的進度表,確定當前的專案狀態沒有違反進度表。

深入分析:在許多專案中,與專案經理會面以後,審查的調查過程可能會達到高潮。如果專案規模龐大,過程複雜,審查員可能需要會見專案團隊的其他成員及客戶,進一步審核專案檔案。

記錄審查結果:審查員記錄專案狀態及該專案應用的步驟。審查員還應對有待改進的領域提出建議,提供更加有效、主動的專案管理方法。檢查審查報告初稿:審查員與專案經理應再次見面,對初步結論進行仔細檢查。審查員提出有待改進的缺陷與建議。這一檢查過程也為專案經理進行必要的辯駁提供機會。一些情況下,審查員的初步結論可能會根據專案經理詳細而有針對性的反饋而做出修正。

發布最終報告:審查員發布最終結論與建議報告。專案經理也可能發布針對審查的正式回應。在正式回應中,專案經理可以接受建議,並討論實施這些建議的計畫。專案經理也可發表自己對某些審查結果的不同意見,並說明自己的理由。專案審查對於大型專案獲得專案狀態的外部觀點非常有幫助。在很多情況下,經驗豐富的審查員能夠比專案經理更加迅速地指出專案的潛在問題。

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