軟體的需求分析必須要有對原業務的乙個深入了解、提取、抽象、昇華的過程，管理軟體需求分析尤其如此。
軟體的需求分析是從使用者的業務中提取出軟體系統能夠幫助使用者解決的業務問題，通過對使用者業務問題的分析，規劃出我們的軟體產品。這個步驟是對使用者業務需求的乙個昇華，是乙個把使用者業務管理流程優化，轉化為軟體產品，從而提公升管理而實現的質的飛躍，這一步是否成功，直接關係到開發出來的軟體產品能否得到使用者認可，順利交付給客戶，客戶能否真正運用我們的產品幫助他解決業務或管理問題。
按照軟體工程對軟體開發過程的描述，需求階段我們可以細分為需求調研和需求分析兩個小階段，需求調研需要充分細緻的了解客戶目標，使用者業務內容、流程等，這是乙個對需求的採集過程，是進行需求分析的基礎準備。當我們已經了解、理解了使用者的業務，於是可以開始分析需求了。軟體系統的需求分析可以由產品工程師或系統分析員或兩者分階段合作完成全部的需求分析工作。
一、 提取出核心、主要、急迫的業務，明晰業務流程
通過需求調研，我們會發現使用者各方面的業務很多，從大處著眼，包括使用者的各種業務專案、業務流程，再明細到業務過程的每乙個單據，每一條記錄，如生產過程中每乙個環節的記錄，辦公中的每乙個通知，甚至包括檔案報刊的收發，計畫生育指標統計等等。如此繁雜的各類業務，我們從何下手？這時需要我們回頭去檢視軟體的專案規格說明書，再次溫故客戶對軟體專案或產品的最初提出的需求目標和範圍，我們的軟體主要是為使用者解決什麼樣的問題。從眾多的業務中提取出使用者核心的、主要的、急需的業務，這些是我們軟體需求主要關心所在。寫一篇文章需要重點突出，主次分明，我以為規劃乙個軟體產品也是同理。
從使用者繁雜的業務中進行業務、業務流程的提取，把那些分布在各個部門的同一種業務提取出來。比如物資的管理，涉及到生產部門的需用計畫，彙總到物資部門的採購計畫，計畫的審批，採購合同，物資採購，物資部門的收發存業務，生產部門的物資領用消耗等等，我門需要分析使用者的這個業務流程中哪些是系統能幫助管理的，哪些是要在系統外處理的，充分分析了使用者現有的業務和業務流程，我們進入下一步驟。
二、 運用管理思想，優化業務流程
我們提供的是管理軟體產品，要幫助使用者解決的是管理問題，那麼使用者是這樣的業務流程，就需要我們分析這樣的流程合理嗎，還有缺陷嗎，怎樣做能提高效率、解決問題，可以運用更先進的管理思想嗎……。一般情況下，我們需要從兩個方面考慮業務流程的優化。一是我們採用了網路計算機這些新的技術手段，較之原先手工、**等方式在資訊的傳遞、資訊的共享、資料的處理等方面將會帶來新的方式，必將改變原有的業務流程。另一方面就是我們根據對使用者業務的理解，考慮是否可以運用先進的管理思想，比如mrpii、erp、scm、crm、jit、eia、e-business等等管理模型，進行現有業務流程的重組或優化。當然一旦牽涉到業務流程的修改一定要與客戶的中高層管理者進行充分的溝通，只有客戶認同方可確定，因為這一定會在軟體實施時需要相應的管理制度配套執行。
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