問題背景及問題描述
sap是乙個高度整合的系統，在各個後勤模組中發生某些的業務，能夠在系統中自動產生會計憑證，同步更新財務會計科目餘額，開具銷售發票的同時產生會計憑證便是其中一種。具體來說，當銷售業務人員在sap系統開出銷售發票的同時，會同步產生會計憑證如下：
借：應收賬款
貸：主營業務收入
貸：應交增值稅－銷項稅
但是，根據實際業務需求，sap系統也提供分兩步實現的方法供選擇。即，銷售業務人員在sap系統開出銷售發票，但不產生任何會計憑證，而由財務人員在系統執行「批准至會計」的操作，才產生以上會計憑證。
問題分析
採用開出銷售發票同時產生會計憑證方式，還是分兩步先開出銷售發票，再由財務人員產生會計憑證的方式，都有其利弊，現在進行分析如下：
採用同步產生會計憑證的方式：
優點：
1. 流程簡單明瞭，系統操作一步到位。
2. 財務資訊與銷售業務資料高度整合，減少人為錯誤的風險。
3. 相關財務人員的工作職能從錄入會計憑證轉向檢查、核對來自銷售業務自動產生的會計憑證。
缺點：1. 由銷售人員產生的會計憑證，銷售人員的名稱會顯示在憑證製票人一欄。
2. 由銷售人員產生會計憑證，與現有的工作習慣不一致。現有方式是：由銷售人員提供銷售相關原始憑證及稅務發票，財務人員據此在fmis系統產生會計憑證。
3. 會引起銷售業務人員及財務人員的職責範疇的的變化，同時也帶來憑證流轉及歸檔工作的變化。
採用分兩步產生會計憑證的方式：
優點：
1. 不改變現有的工作習慣。
2. 在會計憑證製票人一欄顯示為財務人員的名稱。
缺點：1. 同一筆業務需要跨部門，通過不同的人員才能最終完成，業務流程較為複雜，系統操作分開進行。
2. 財務人員在月底必須進行相應的檢查，以確保當月開出的銷售發票，都已產生相應的會計憑證。
3. 在產生會計憑證前，由財務人員須在系統檢查、核對銷售發票資訊與稅務發票資訊的準確性，負責生成財務憑證的財務人員必須具備一定的銷售模組的許可權，並且熟練掌握系統操作，以免產生人為錯誤。
結論
因此，建議採用同步產生會計憑證的方式，雖然會引起一些員工在工作習慣方面的改變，但整個業務流程更緊湊且高度整合，系統操作簡單，符合sap最佳業務實踐的設計思路。
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