故事之十八 孤獨的office
office出現多年了，然而他就象乙個高傲的名門閨秀，讓人既感到親切，也感到高深。結果，office孤獨著。作為打字軟體，office已經成為培訓班的必修課。但是，知道office的「office」含義的人太少了。本來，office的意思是，可以進行辦公處理，辦公的事情就多了，文書處理是其中的一種而已。其他還有什麼？我們不妨想象乙個辦公室，就知道office的事有哪些了，然後再使用微軟這個office。
電腦網路已經不是神話和想象，自從wps時代開始，我們已經認識到了電腦辦公的好處。然而，那些嶄新的概念的不斷出現，如同時裝的變化一樣，讓人難以適應。於是，更多的人困惑於辦公自動化到底是什麼的問題。我們沒有必要在理論上給它下乙個明確的定義，因為我們是電腦的使用者，是理所當然的受益者，關於理論問題，可以讓那些電腦專家去爭論。我們關心的是，電腦到底如何提高我們的工作效率。
但是，更多的人是有電腦恐懼症的，主要原因是被電腦專家的滿嘴的新名詞嚇怕了，只好站到一邊，有一種可望不可及的心態。仍然在舊日的紙堆和繁忙的穿梭中度過每個工作日。本來正常的工作程式，被一句「工作流」的定義弄得複雜了，無法理解了。
本文不想在概念上和人爭論，只是從實用角度，介紹如何使我們的工作讓電腦來完成。我們的目標是，建立辦公新秩序。
本文將從**如何讓我們的工作從桌面走向「桌面」——這是微軟公司的電腦新概念，也就是從辦公桌上走向電腦網路辦公環境來解釋實施的方法。
我們需要什麼
既然讓電腦來代替我們的辦公桌，自然需要相應的工具，就象辦公桌需要配備紙張、筆墨一樣。這裡介紹幾個工具，它們可以讓電腦成為辦公桌，讓電腦網路成為辦公室。
既然是電腦網路，自然要有乙個網路，關於網路的問題，我們可以查閱相關的資料，這裡假定已經建立了網路了。那麼，我們需要什麼呢？
讓我們回憶辦公環境需要那些東西，大體可以分為以下乙個內容：
需要能夠書寫檔案，報告等的工具，用來代替我們的紙筆。
需要能夠傳遞這些報告，檔案的工具，用來幫助我們的秘書們。
需要能夠管理辦公資料的工具，用來幫助辦公室管理者和領導者。
需要能夠規劃工作程式和工作計畫的工具，用來幫助決策者和日常工作管理者。
需要能夠分析，統計的工具，用來幫助管理者量化工作情況。
以上工作要用電腦實現，並不是困難的事情，我們可以選擇一些工具，它們被安裝到電腦網路上，通過簡單的規劃和電腦技術的處理，就可以實現我們的目標了。這些工具有：
windows nt server，管理網路。
office97，書寫材料的工具。
exchange server，傳遞資料和信件的工具。
並不需要太多，有了以上這些，我們就可以實現辦公的自動化了。
實際工作程式
讓我們先分析以下實際工作中的一般程式。通常情況下，工作者要書寫各種材料，然後向上匯報或向下傳送，在得到反饋結果後，根據情況加以處理。如公文傳閱、給領導的報告，給下屬的工作任務等。
另外就是相互交流，如信函，傳真等。
還有就是討論，發表個人見解，經理人員討論管理等。
其它是簡單的管理工作，如人員，財務報表，資產管理等。
對於沒有電腦的情況，自然是靠人力來完成，這種煩瑣的工作每個人都有體會。下面我們要用電腦來完成，實現的目的是通過簡單的操作就可以完成這些工作。
建立自己的郵政系統
聽起來很龐大，其實並不難，在辦公室建立自己的郵政系統，完成日常信件，資料的收發，可以避免在辦公大樓中四處穿梭，以及不斷到郵局收發信件。而且，也可以避免日常信件的丟失，翻檢的困難。
要實現這個目標，我們只要有：
辦公網路。
**線路和modem。
internet帳戶。
下圖是這樣乙個網路的示意圖：
我們可以通過下面的方式建立郵政系統。
首先安裝microsoft exchange server軟體，安裝到 windows nt server計算機上。
然後，我們可以根據自己的需要，實用通訊的協議，也就是通訊規則，正如郵電系統需要規範的信封，信件書寫格式一樣，電腦通訊也是同樣具備一定規則的。exchange server 提供了電腦通訊的多種規則，主要有：新聞通訊（nntp）和國際電子郵件（pop3，smtp）規則。下圖是這些規則的清單，我們可以管理它們。
其中值得一提的是公用資料夾，它是網路討論的地方，可以發表言論。下圖是它在exchange server 中的位置，可以管理。
如果我們不清楚具體的管理方法，可以諮詢電腦管理專家。對它們來說並不是困難的事情。如果我們自己是電腦行家，不妨借助 exchange server 的手冊管理它。
exchange server 和windows nt server 是緊密結合的，在安裝了 exchange server 後，在windows nt server 的使用者管理中，就可以自動建立使用者的電子信箱了。下圖是在 windows nt server 中出現的 exchange server 管理選擇。
每個人都有自己的信箱，並有自己的口令，這是安全的。當建立乙個新的網路使用者時，就可以建立乙個對應的信箱了。
windows nt server 會詢問是否給這個人建立信箱，並需要選擇電子郵件的郵局（伺服器）。下圖是這個管理的介面。如果給這個人建立信箱，則就出現了建立信箱的介面，可以輸入這個人的個人資訊，以便在收發郵件時使用，同時建立電子信箱位址。建立完畢後，我們可以看到這個人的信箱位址是 [email protected]，可以更改，也可以設定這個人收發信件的權利。下圖是這個管理的介面。
如果這個人可以向外部的人收發信件，可以通過外部的電腦網路，如internet，我們可以設定他收發外部信件的方式，下圖是讓這個人可以通過chinanet網路收發外部電子郵件。
既然我們已經可以收發電子郵件了，那麼如何收發，使用什麼收發。下面介紹這方面的內容。
傳遞資料的方式
如果我們使用office 書寫了報告，信件等，就可以通過exchange server 傳送給其他人了。下圖是通過網路收發資訊的示意圖。
圖表 1
下圖是outlook日記管理的介面，可以管理任何文件，並根據需要查詢需要的文件。
如果要直接在office編輯工具中傳送，在office 工具的「檔案」選單中，都有一項「傳送」，可以使用此工具選項，注意，這裡包括直接傳送（列印）到傳真。下圖是它的介面。
如果選擇了這個功能，就可以將當前書寫的資料傳送給其他人。注意，其中的傳真是直接傳送到對方的傳真裝置上。
office97的靈活使用
上面已經說明了如何將資訊進行傳遞。但實際工作是，傳遞資訊的目的是為了交流，我們可以討論以下在office97中提供的實現資訊交流的方法。
文章的網路審閱——批閱功能。
會議演講的網路展示——演示文稿會議。
財務報告，家庭理財的編寫——電子報表。
工作計畫，會議安排的自動管理——會議和任務安排。
辦公室資料資料的管理——人事資料庫和其它資料庫。
郵政資料製作——郵政標籤和郵政信封。
公文管理——公文資料庫+電子郵件。
我們不需要固執己見地非要進行大量的軟體開發。有時，仔細研究現有的產品，利用他們已經能夠實現的功能，是可以達到目的的，何必不去深入理解和了解它們呢？
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