用Lean Pilots推動改進

2021-09-17 06:12:28 字數 4737 閱讀 4073

在推動改進時,精益、敏捷和精益創業能彼此增強。lean pilots是乙個資料驅動的改進框架,該框架適用於消除主要的跨職能組織障礙,已被用於推動內部持續改進。

\\ mariya breyter是dun \u0026amp; bradstreet的敏捷主管和精益實踐者,在法國巴黎的精益it大會2017上就lean pilots做了演講。她所闡述的觀點僅代表個人,不代表dun \u0026amp; bradstreet。

\\ breyter首先解釋了他們如何構建了乙個這樣乙個框架,這個框架是通過識別跨職能的低效情況,然後實驗結合精益和敏捷思想提出的解決方案,從而幫助他們應對挑戰的。

\\ 當一支新的改進團隊啟動時,第一步是找出需要達成什麼目標。你必須清楚,你需要達成的目標什麼,確切地知道什麼樣才算是成功,breyter說。團隊使用一頁簡介,裡面記錄了他們要改進的內容及其原因。

\\ 他們使用一種scrum方法完成了改進。儘管專業人員來自五湖四海,但卻聚在一起工作,作為自組織團隊取得了成功。他們按每兩周的六西格瑪週期進行迭代。在每個改進迭代結束時,他們會向團隊演示成果,並展開許多討論。

\\ 團隊還使用精益創業去實驗和驗證他們想出的解決方案。如果它導致有些東西不能正常運轉了,那麼他們就會中止它,去尋找其他的解決方案。不要苦苦陷於解決方案,而應該深入到問題中,breyter說。

\\infoq:當組織要應對和消除重大障礙時,他們所要對面的主要挑戰是什麼?

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mariya breyter: 2023年敏捷報告顯示,公共的挑戰包括緩慢的產品交付,無能力管理優先順序的調整,交付物可**性和視覺化的挑戰,與低員工士氣緊密相關的方方面面,跨文化和限制管理分布式工作場所帶來的許多困難。在dun \u0026amp; bradstreet,我們經歷了類似的挑戰,它們可能會降低我們快速交付產品的能力,使客戶不悅,妨礙商業的成功。例如,遷移客戶到新的平台、培訓第三方**商、合併全球銷售資產,或者與客戶重新簽署服務合約,在各種的情況下,我們發現都需要簡化、自動化、流水線化流程,使它高效,能被客戶認可,不論內部客戶還是外部客戶。

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infoq:精益和敏捷是如何彼此互補和加強的?

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breyter:精益和敏捷之間的關係很複雜。有些敏捷專家甚至都未能看透其直接關係。甚至這些人認為,敏捷思想是以精益原則為基礎的,即有價值的交付物、減少浪費和系統化思考,他們經常有這樣一種感覺,精益是通過消除浪費、改進處理效率而專注於使成本最小化的製造業方**,而敏捷只是用一系列的處理過程把精益思想應用於軟體交付中罷了。這只能算是部分準確,因為敏捷,特別是scrum,帶給了精益兩個重要概念:增量交付和跨職能團隊的執行。

\\ 我們的lean pilot框架實現了按節奏使用scrum框架的精益六西格瑪dmaic週期。dmaic是資料驅動的質量策略,用於過程改進。它是六西格瑪精神的重要組成部分,但通常由單獨的質量改進產品來實現。

\\ 以scrum的觀點來看,它意味著對於每個敏捷迭代(sprint)來說,有一或多個來自於改進待辦事項中高優先順序的特性,它們可能與業務流程改進、過程自動化或產品增強有關,它們得以實現然後度量以明確結果是否滿足lean pilot的成功標準。這也是精益創業實驗理念落地的地方。如果這個指標把績效帶到預定義的程度,我們就堅持下去,如果結果不理想,那麼假設就不成立,團隊轉到下個迭代去實現下乙個最高優先順序的指標。這提供了一種安全快速的失敗方式,確保高效地驗證任何假設。

\\ 這結合了當今障礙的跨組織和跨職能本質,使得精益敏捷框架如此強大。

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infoq:你能介紹一下lean pilots嗎?它適合於哪些目標?如何去使用它?

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breyter:定義如下:lean pilots是內部改進解決方案,它提供了乙個消除重大跨職能組織障礙的框架,也就是那些存在重大組織風險的障礙。

\\ 我們這麼說的意思是什麼呢?既然lean pilots是作用於公司之內的,那我就不得不從說說我們是誰開始了。dun \u0026amp; bradstreet 利用有著全球兩億五百萬條公司資料的大型資料庫,幫我們的客戶建立商業關係。

\\ lean pilot提供了一種用於重複解決內部低效的方法,以及長期的解決方案。通常,我們把lean pilot用於過程低效、客戶不滿,或者端到端過程中的各種浪費。在各種的情況下,這些試點包括由自組織團隊執行分析和開展實驗,每隔一小段時間去度量看團隊應該轉變思路還是堅持下去。

\\ lean pilot 過程最重要的一點是,它是按精益方式建立的過程,即恰好夠用。當我們啟動lean pilot 時,只有乙個由專門的跨職能團隊使用scrum框架按節奏交付dmaic的思路。這意味著,我們用jira或trello管理自己的精益專案待辦事項,所有lean pilot 團隊有他們自己的產品負責人(po),負責待辦事項中「使用者故事」的優先順序,以及scrum主管(sm),負責選定改進的實現和持續度量。我們每個迭代末期都要把已完成的「產品」「演示」給利益干係人,「穿越」回團隊想用lean pilot 過程改進的地方。隨著時間的推移,我們必須設立各種邊界,定義最佳實踐;比如,我們設立並驗證了精益專案的准入和退出打分機制。

\\ 關於退出標準的幾個想法。歷過六個月的週期,我們發現,因為每三個月「通過或者不通過」的演示,能使我們盡早削減那些經驗證無效的假設的試點成本,所以我們認為這些假設值得嘗試。所以,我們改變了試點管理的方式,圍繞它們去打造自組織團隊。現在,我們的教練能在4到6個迭代後就退出了,而不會對團隊實現自我可持續有任何影響。

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infoq:你提供了使用lean pilots的幾個研究案例。你們是如何作用lean pilots消除障礙的?

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breyter:舉個例子,我們的合約自動化試點。這些年,為了銷售團隊,我們與客戶的服務合約具有很高的個性化。每次續簽都需要大量的手工介入,平均每週都要判斷一下。在動手修改之前,我們經驗證確認一些改變主服務協議格式相關的假設行得通,而與定價策略相關的假設行不通。如果我們沿用傳統方式,會從流程自動化工具開始入手,這會變成乙個數百萬美元的專案。使用lean pilots,我們以相稱的投入實現了qtc應用的少量定製化,並獲得大量簽署電子合約而不必人工介入的客戶。在12個月的時間裡,簽署電子合約的客戶增加了34%。

\\ 總之,整個框架的開發是自然而然的,試點的選擇不是刻意的,但潛在試點之間卻融合地非常好。讓我們僅舉幾例:增加大量客戶接受的電子合約的合約自動化試點、按新的歐盟規章滿足有挑戰性的時間期限的privacy shield試點、comprehensive assessment report(我們的乙個產品)過程增強、針對全球化新業務與鄧氏編碼相關的客戶體驗提公升、第三方**商體驗以及整體過程。這些專案中,大多數都包括有it元件,也就是說,我們為了第三方**商體驗改變了門戶以提公升流程的跟蹤。所有這些試點最值得注意的是什麼呢,業務和it干係人組成了一支角色、預期和職責清晰的lean pilot團隊。

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infoq:在應用lean pilots中你們學到了什麼?

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breyter:我們學到了很多,有積極的,也遇到過挑戰。讓我先從挑戰開始說起。 我們lean pilot 團隊的所有成員都是各自領域的專家:it、銷售、產品、市場、法律,因為要參與到每個特定的試點中,所以所有人都身兼數職,日常要負責多項任務。這是乙個挑戰。他們的貢獻精神有很大的幫助。 dun \u0026amp; bradstreet核心價值觀是對資料的敏感性,永遠的好奇心,以及天生的慷慨。所有這三個價值觀都已經告知團隊成員。沒有人是「指定」給試點的,每個人都被問詢是否願意為它做出貢獻。我們還實現了乙個特別的方式,確保不會影響團隊成員工作和生活的平衡,討論到回顧的時候,我會深入講一下這一方面。

\\ 另乙個挑戰是給試點定個基線。每個試點都是資料驅動的,在開始實現之前都定義了成功標準。然而,資料收集經常涉及遺留系統或具有多流程、多干係人、多系統(遍布全球)的全球性障礙。結果,我們在sprint 0實現了資料基線,在每個迭代有乙個資料測量的「使用者故事」。這是個大挑戰,因為如果我們不預先定義成功標準並持續度量結果的話,就永遠都不知道什麼時候該停止。此外,我們也不知道是否獲得了我們所尋求的結果。例如,當我們開始改進專案的**商培訓時,知道需要降低原來17.5天的週期時間,但我們需要決定什麼時候算專案成功完成了。通過研究發現,可比平均天數是10天。然後,基於顧客之聲的研究調查,我們決定如果至少減少到6天,就視為試點成功。眼下,我們是9.1天。一旦到達6天的目標水平,我們就將結束這個試點。

\\ 現在,有些事在順利開展。具有「通過或不通過」檢查點的增量交付在按節奏順利進行。與充分參與的回顧會相結合,帶來了強勁的節奏,達成了兩個目標:消除浪費,以及使團隊不斷收到反饋並與干係人建立親密的關係。例如,最初我們致力於團隊成員的有效性,因為沒人是被完全指派到專門的scrum團隊的。基於一款復古的條款,我們設立了明確的預期,在團隊成員加入lean pilot 團隊之前首先贏得他的領導的支援。

\\ 我們在最開始的時候,還詢問了潛在團隊成員是否願意在lean pilot上工作,以便團隊能感受到自主性,並鼓勵他們自己做出決策。一旦遇到需要開發的流程,我們就使其可重用並把它記錄到平板電腦中,這非常有幫助。因為,這幾乎沒有流程開發和文件化的額外費用,我們能夠建立乙個實際上測試過的框架,並隨時根據反饋改進。

\\ 最重要的是,我們仍然在學習和持續改進。如果任何人想要嘗試或學習更多的內容,我們永遠都願意分享自己的經驗。這不是乙個商業框架,但在dun \u0026amp; bradstreet內部很有用,我們也樂意把學到的東西分享給社群。

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檢視英文原文:driving improvements with lean pilots

用Lean Pilots推動改進

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