問題定義工具和三種問題定義思維模式

2021-10-02 05:53:06 字數 4356 閱讀 6532

在構建策略和設計問題時,我們(通常)會遺漏掉某個環節,無法完成問題陳述。而本文將教你如何盡可能全面地定義問題。

在策劃和設計方面——無論是針對乙個簡潔的**程式,還是處理類似於氣候變化或者大規模移民等的棘手難題——成功的關鍵就在於我們共同思考、討論,進行 運營中的問題診斷 ,並找到解決問題的方法。

而這正是擬定問題框架的目的:站在體驗者的角度提出問題,使整個團隊就該問題共同研究、討論,並設法解決。提出好問題是成功的起點,是解決好問題的關鍵。

有成千上萬的有用資訊能用於確定問題。將資訊進行歸結,有利於我們在擬定問題過程的兩個步驟中分別運用不同的思維模式進行思考:

「記者」型思維:通過詢問「何人」、「何事」、「何時」、「何地」和「為何」確定問題所在。使用這種調查方式能夠 定義問題 範圍和分析問題性質。

「廚師」思維:利用「原料配方表」(也可說是填詞遊戲的形式),比如「在遇到(始發情況)時,(使用者型別)希望通過(任務),達到(目標),但是發生了(問題),這讓他們感到(影響)」,形成問題陳述,向他人說明問題所在。

雖然這兩種思維模式和步驟是問題擬定的成功基礎,但並不是你照做了,你的問題陳述就一定使人信服。要得出清晰且有說服力的問題陳述,需要經歷乙個複雜的 運營中的問題診斷 。

我們會因為過分傷腦,而在複雜曲折面前倉促逃跑。然後轉頭處理那些並不需過多專注、與實際問題無關的事情。但往往經過複雜的思考,才有機會以全新的方式思考、重新擬定問題,從而以截然不同的創新方法來解決問題。

「訪客」思維:遺漏的思維模式

(在我看來)以上兩種思維間的複雜之處在於,我們需要培養第三種思維——「訪客」思維。訪客對團隊看待問題的習慣性方式並不熟悉,他們擁有「新鮮的視角」,他們會提出一些「傻」問題,比如「如果…會怎樣?」這些提問能折射出真正的問題,非常有利於 運營中的問題診斷 。「訪客」有自己的思維框架、觀點視角,但需要時間和空間展現。

為「訪客」思維創造空間

我曾對一些團隊進行過擬定(或重新擬定)問題框架的培訓,儘管在「記者」和「廚師」思維方面的進展非常順利,我們的思考仍然受到3個因素的阻礙,以至於無法實現「訪者」思維。

萬惡的「蜥蜴腦」:我們本能地選擇跳躍式思考方式,直達結論,企圖找到固定的模式,僅憑10%的資訊就以為了解100%的問題,等等。丹尼爾·卡內曼(心理學與經濟學交叉的行為決策領域研究專家)在他的著作《思考,快與慢》中便說明了「蜥蜴腦」對我們的影響,這對那些古老的食人怪物是好事,但對我們現代人解決複雜問題則是個棘手麻煩。

個人臆斷:我們看待世界(以及我們認為他人看待世界)的思維模式都是基於有限的資訊、故事和傳聞。

偏見思維:驗證性偏見,錨定思想,沉沒成本,鄧寧-克魯格效應,巴納姆效應……人類的偏見無處不在。

運營中的問題診斷——為「訪客」思維創造空間

哪怕以上的因素都不算最糟糕的,我們與他人溝通問題的方式本身就會排擠「訪客」思維。決策過程中借助研究例項、故事報道和引用,或者是定量資料和圖表,這本身是明智之舉,但我們往往可能被限制在千篇一律的陳詞濫調和空泛貧乏的業內行話中,往往延誤 定義問題 。

將問題視覺化、語言化,能更好地解決問題

到這裡,僅僅意識到我們認知侷限,其實並沒有多大幫助,只會讓我們學聰明一點,但不至於真正啟發我們實現創新、重新擬定問題框架。我們必須設計出新的工作方法,學會盡可能直面或避開這些侷限。通過將「大腦運動」構造和問題進行視覺化的構建,我們可以減少「蜥蜴腦」的影響,直面個人臆斷,避開偏見思維,為「訪客」思維創造時間和空間。

換言之,最好的方法便是將問題視覺化,使用視覺或語言的表達(這在整個設計流程中都非常有用)。做到這一點,我們就能真正以全新的方式,以訪客的角度看待和思考問題。

問題框架草圖—— 視覺化問題框架

下面是乙個簡單的草圖例子,可以用以參照。你可以使用問題框架草圖(problem framing sketch)這樣的視覺化方法,探索、組織和理清某個特定的問題,尤其是那些複雜、模糊或者引起誤解的問題。以視覺化方法劃定問題範圍,能發現新聯絡和新問題,從而以一種截然不同的方式看待問題。大致就像是這樣:

在草圖中間是現有的問題陳述,作為出發點(圖中以警告訊號代替)。警告訊號三條邊分別代表探索問題的3個方面:

5個「誰」(whos)——觀點分析

5個「為何」(whys)——原因分析

5個「然後呢」(so whats)——影響分析

此處的「5」為虛詞,意在鼓勵發散思維,而不是僅僅把目光停留在最先想到的1個「何人」、「為何」和「然後呢」。

可以自己畫在紙上,或者寫在白板上,與團隊一起討論。如果你發現沒辦法剛開始就深入展開,那麼在這之前你可能需要先以「記者」思維充分考慮「何人」、「何事」、「何時」、「何地」和「為何」。

為了說明整個具體過程,下面展示澳大利亞企業軟體公司atlassian(敏捷開發工具jira和confluence的母公司)近期乙個專案的問題框架草圖作為例子。最開始的問題是,atlassian的產品很難滿足客戶的需要:

在變得簡約清晰之前,混亂和複雜是問題框架草圖製作的必經過程。

如你所見,草圖本身只是乙個框架,以三角形為中心,根據三個區域的內容分組往上新增便利貼,圖案和筆記。

你可以這樣開始:在白板上畫出乙個大三角形作為中心,在其中填寫目前正在考慮的問題……問題可能會改變,但你總得有個出發點!

5個「誰」(whos)

詢問自己(如果是團隊合作,詢問每個成員):有哪5類人會受到這個問題的影響?如果涉及商業痛點或流程管控議題,你還需要對相關問題進行分類。讓團隊盡可能多地寫出所能想到的型別(每張便利貼上寫一種),必要時可以進行分組。如果得出的型別超過5種,則考慮:這些人中哪些與該問題最相關,最受影響?

接下來,對每一類人群,通過描繪同理心地圖(empathy map)對可能的觀點進行拓展。可以使用同理心地圖的簡單版本,也可以參照gamestorming**的示例詳盡地描繪。**每一類客戶針對該問題的所思所感,所言所行。

但最好還是,與代表該型別的人們進行直接交流,詢問他們對於該問題的觀點,整理到同理心地圖上去。

為什麼要這麼做?因為我們需要激發「訪客」思維,讓每乙個人跳出他們原有的思維泡沫,跨出原有的框架,從他人的角度看待問題。

5個「為何」(whys)

比起簡單處理問題的某個表徵,解決問題最有效的方法,是從根源上它。「5個『為何』」活動在設計和產品創新領域非常流行,對於進行原因分析非常有益。

向每個人詢問,為什麼是這個問題需要我們去考慮,或者是什麼造成了這個問題。讓他們將回答寫在便利貼上,貼到三角形下方的區域。比如問題是「我們沒有完成銷售15000臺智慧型機械人的季度目標」,詢問他們「為什麼沒能完成?」

可能會有好幾種不同的答案,都可以寫到便利貼上,然後需要將同型別的答案歸類整理。然後針對這些答案,繼續問「為什麼」。比如,如果有人回答「這款機械人的顏色不符合潮流」,就問「為什麼我們沒有使用當下流行的顏色」,以此類推。

可以考慮拓展到更廣泛的問題領域。用不了多久,你就會發掘出更多更五花八門的原因,指向最初的問題,因而促使你花更多的心思在這個問題上。接下來就躍躍欲試著要去解決這些原因了,但還需要再等等!我們還要先完成剩下的最後乙個方面…

**影響分析是很有必要的。在考慮了問題的原因和相關人群的型別之後,第三個要考慮的方面便是「然後呢?」這裡的「然後呢」並沒有輕蔑調侃的意思,而是「問題出現之後,會發生什麼?這個問題對每一類人有什麼影響?」得到答案後,繼續問「然後呢?」

比如,問題是「我們沒有完成銷售15000臺智慧型機械人的季度目標」,詢問「然後呢?」,得到以下的答案:

我們沒能完成公司的業務增長年度目標

我不能獲得銷售獎金

倉庫裡會堆積太多智慧型機械人庫存,卻又要置入下乙個季度的庫存

繼續問「然後呢?」,得出下面的答案:

市場會對公司失去信心,我們的股價會**

我們家去瑞士度假的計畫泡湯了

我們可能要把上一季度滯銷的庫存丟棄銷毀

你可以像在前兩個方面那樣,在白板上將這些內容視覺化地展示出來,包括直接寫、貼便簽紙或是畫上簡單的圖案。

影響分析有助於觀察研究不同型別的人們在這個問題領域中可能產生怎樣的聯絡、應該將問題的哪一部分作為優先考慮,或是優先考慮哪一類人群;也有助於發掘新的潛在問題,(比如上面的例子中如何處理積壓的機械人庫存,)以此形成一系列的連鎖反應。同時,影響分析還可以提供資訊,從業務的角度,作為你在向客戶或者相關利益者該問題值得投入精力解決(或應該盡快解決)的佐證。

適時後退,觀察新聯絡

到這裡,是時候後退一步,認真審視你的團隊所構建的整個問題框架。這時候你看的問題「地圖」會是你前所未見的景象。藉此,你就能以新來訪者的角度,以全新的方式看待問題。整個框架看上去一定會很混亂,也會有相對來說較為零散的內容,但是好處是你有可能看到對你來說完全新穎、見解深刻的部分,從而激發你提出一些可能從未考慮過的問題。

在以上的例子中,將智慧型機械人銷售問題中的各個部分視覺化表現出來後,就能顯露出其中的潛在問題,比如長期以來銷售目標過於樂觀,或是生產線無法及時適應快速變化的市場潮流。

有了全新的視角和全新的問題,現在可以切換回「廚師」思維,擬定全方位充分考慮的問題陳述。希望這一次繪製出的問題框架草圖能夠幫助你的團隊集中精力在真正重要的問題上,制定出的問題陳述能夠更有說服力,更有遠見。

本文為作者新書presto sketching的節選翻譯

翻譯者:吳曉君

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