如何處理額外任務？來者不拒或直接拒絕，都不是聰明的做法！
不屬於自己的工作，到底該不該做？我相信你很多職場人士都在這個問題上猶豫過，實際上對額外任務來者不拒，不僅會在短期內造**際關係緊張、自身工作壓力過大的危機，從長遠來看，還會對自己的職業生涯發展造成隱患和障礙，那麼如何對待而外任務呢？
曾幾何時，我聽從了老前輩們掛在嘴邊的「年輕人多幹活對自己有好處」之類的教導，擠著笑臉、硬著頭皮、憋著悶氣接下了不少不屬於自己職責範圍的工作任務。如果你問我：幹完那些額外任務有什麼收穫？我會老實地對你說：收穫是有的，但傳說中的能力和技能的提公升只是其中一小部分，最大的收穫是搞明白了前輩們的教導其實是很忽悠人的。
剛巧不久前有個參加微博公開課的同學提了乙個關於「如何處理額外任務」的問題，我就拿他的故事為例子給大家分享一下我的心得吧。
提問的同學說：我是乙個職場新丁，三周前一位工作比我早8年的前輩交給我乙個任務。當時我正在忙乙個專案，就對他說要是急的話，就找別人做吧。對方說不急，你啥時候有空啥時候做。儘管他這麼說，我還是謹慎地問他是否有完成期限，對方說沒有。
誰知三周過後，那前輩就來催了，說因為種種原因活兒必須盡快搞定。這可讓我頭大了，因為幹這活兒需要一點點地找資料，不是一時半會兒可以趕出來的。我不得不放下手頭上其他工作，專門幫這前輩趕工。
我覺得，前輩當時之所以一口咬定事情不急，只是為了讓我接下任務，一旦我願意接下，後面就開始各種催。如果下次再遇到這種情況，我應該怎樣處理呢？
看到這位同學的問題，有幾個同學熱心地給他出主意，他依然覺得無法徹底地解決這個棘手的難題。因為他的困惑在於，那前輩開始時說不急，當他接下任務後，突然改口說這件事很急，馬上要跟領導匯報云云，讓他猝不及防，有一種別人挖個坑讓他跳下去的感覺。
值得大家注意的是，對額外任務來者不拒，不僅會在短期內造**際關係緊張、自身工作壓力過大的危機，從長遠來看，還會對自己的職業生涯發展造成隱患和障礙。原因很簡單，那些找人代勞的人也不是傻瓜吧，什麼事能委託給他人什麼事得自己親手掌控他們分辨不出來嗎？能夠隨意讓他人代勞的事十之**效益小、附加值低，這種雜事幹得再多也不會對職業技能的精進帶來多少實質性幫助。
而且，經常忙於替別人處理雜務，就會無可避免地占用自己處理正事的時間，精力和思維。再者，雜活接得越多就越難以拒絕，越難以拒絕就越接越多越演越烈，形成」剪不斷理還亂「的惡性迴圈。
因此，長期對別人塞過來的事務來者不拒，勢必分散自己的注意力、降低自己的時間利用率、稀釋自己的專業技能、損害自己的職業競爭力。
那麼，是不是說咱們應該一概拒絕所有額外任務，埋頭專注於自己的本職工作呢？不是的，不要動不動就搬出「all or nothing」的態度，它不夠成熟，也不夠理智。來者不拒的危害，我在前面分析過了，而一概拒絕的壞處也是可想而知的。乙個在工作中不願對別人施以援手的人，等於在自己周圍築起一堵高牆把自己困在其中，隔絕了與他人建立關係以及讓自己多作嘗試的可能，最終作繭自縛孤立無援。
我們需要明白的是，各種額外任務不期而至是職場中的一種常態。只要咱們懂得適當周旋妥善處理，就不會被沒必要沒價值甚至有風險的額外任務所累，也不會錯過有意義有價值甚至有發展潛力的工作機會。
下面，我分享一下自己琢磨出來的應對額外任務的邏輯和方法吧。它有三個步驟：
弄清楚兩個界限：一、自身職責範圍；二，你與對方的工作關係。
工作業績總是與工作職責掛鉤的。企業中每個崗位的責任，是通過完成自身職責範圍內的任務，為自己所在的部門創造業績。因此，你的職責範圍以及你所在部門的職能範圍就是用來區分哪些活該幹哪些活不該幹的第一道界限。微博課上有乙個同學說，在她剛開始工作的時候，曾經因為幫助其他team的同事幹活，而招致自己的主管不滿。我也曾經毫不客氣地批評過乙個不假思索就幫其他部門做事，終因能力不濟搞出亂子讓我去收拾的下屬。盲目地幫助別人，只會讓自己陷入裡外不是人的尷尬境地。
工作任務總是與工作關係掛鉤的。把額外任務塞給你的人是誰？是上司還是同事？是部門內的同事，還是部門外的同事？是合作關係強的同事，還是合作關係弱的同事？是花錢買公司的產品為公司帶來利潤的客戶，還是收取公司的費用為公司提供服務的**商？這些關係之中，孰輕孰重，必須掂量清楚。
既然別人把一件事交託給你，不管這件事是大還是小，他都會有一定的期望。沒弄清楚對方的期望就把活接下來，就等於埋下一顆不定時炸彈，以後事情的發展將不受你的控制。拿前面的案例來說，同學在接受前輩交給的任務之前，一再詢問任務的完成時限，對方只有乙個答案——不急，而後面卻改口了。大家有沒有想過，這種變化的根源，除了有可能是前輩故意說好話讓同學把任務接下之外，還存在其他的可能性，比如說：
1. 前輩當時還沒想好這件任務需要在什麼時候完成；
2. 前輩認為，需要馬上完成的事情才叫急，而他可以給這位小輩三周的時間，這就叫不急；
3. 前輩本來也認為這件事情不急，可後來事態的發展或者領導的要求超出了他的估計
為了有效地降低不確定性，盡量把不可控變成可控，你就需要在接受任務之前充分地了解對方的期望。所謂「充分了解」，就是從多個維度向對方索取資訊。這裡可以使用乙個簡單實用的資訊收集方法——5w2h。
when = 什麼時候開始，什麼時候結束；
what= 要做些什麼，達到什麼效果；
where = 在**做；
who = 與哪些人聯絡、向哪些人請示、和哪些人合作；
why = 做這件事的目的是什麼；
how = 以何種方式、流程或者技術手段來做；
how much = 預算成本是多少
你的提問，不是在為難對方，更不是拒絕對方，而是在幫助對方理清思路。你問得越細對方就想得越清楚。說不定有了你的提問，對方才發現自己的想法還不成熟，他需要回頭整理一下，再過來找你幫忙。
在了解期望的過程中，你需要根據自己的實際情況，逐一審視這些期望。然後誠懇地告訴對方，哪些期望你可以辦到，哪些你辦不到，以便對方進行考慮和選擇。
當你完成了第一步，知道這件額外的任務，不會與自己的本職工作以及部門的利益和原則產生衝突；然後你又完成了第二步，明確了那些你力所能及，又符合對方期望的事項。接下來就是第三步了，把你與對方商定的事情變成協議。
所謂「定協議」，不是讓你正兒八經地與對方籤乙份合同，而是發一封郵件給對方。這封郵件的內容是乙個action plan，告訴對方你打算如何完成這個任務。這樣做不但看起來順理成章，而且顯得你做事既負責又細緻。聰明的你自然會明白，這是用白紙黑字的方式把雙方商定的各種要素確定下來。對於你來說，這是一種自我保護機制。
如果把任務交給你的人是你的上司，把這封郵件發給他就行了；如果對方是乙個同事，不管他與你是不是在同乙個部門，你都要把這封郵件抄送給你的直線上司。這樣做不單是表達對直線上司的尊重，也是對你的一種保護機制。上司成了這個協議的見證人，對方想變卦也沒那麼容易了。
即便像前面的案例那樣，對方突然對完成時限的要求發生了變化，作為知情人的上司也可以幫助進行調劑。假如發生了什麼意外狀況的話，說不定上司還可以給你額外的指導或幫助呢。
當別人把額外任務塞給你的時候，你可以試試這三步：一、明確界限；二、管理期望；三、達成協議，從而過濾掉那些不該接的活兒，並且在那些該接的活兒上設定有效的自我保護機制。
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