2023年，國家檔案局提出為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子檔案實行異地備份，對重要的電子檔案還要實行異質備份。
2023年6月全國檔案安全工作會議上，國家檔案局李明華局長強調要重視電子檔案管理、檔案數位化外包和檔案資料遷移及備份的安全問題。
檔案備份機制的建立
做好檔案、檔案資訊管理系統及電子資料的備份，是抵禦突發性自然災害破壞、確保檔案安全的一項重要措施。各級檔案館必須建立完善有效的備份機制。
檔案備份，就是對檔案、檔案資訊管理系統及電子資料採取某種技術手段和方式進行複製，建立「副本」，以便在檔案、檔案資訊管理系統及電子資料遭受破壞或其他特定情況下，檔案資訊不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。檔案備份的基本原則檔案館要對本級重要檔案及電子檔案實行異地備份和異質備份，確保電子檔案的長期可讀，確保檔案資訊資源的絕對安全。異地備份，省以上檔案館以選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一**帶的地方為宜。地級、縣級檔案館的異地備份工作由省級檔案行政管理部門確定。對所有已有各種形式複製件的檔案原件要進行封存，定期檢查其安全，沒有特殊需要，不再對外提供利用，以防止檔案在利用中受損。檔案備份的方式檔案備份主要採取異質備份和異地備份兩種方式。異質備份檔案的異質備份包括：靜電影印、縮微、翻拍、數位化、**複製等。各級檔案館應有計畫、有組織、有針對性地將重要檔案遷移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的複製，同時減少對原件的磨損，使檔案原件得到妥善儲存，延長壽命，達到保護原件的目的。
異地備份檔案的異地備份是將檔案原件的複製件存放在異地，一旦本地檔案發生意外，即可啟用在異地存放的檔案複製件。
各級檔案館應建立健全檔案異地備份制度。提倡各級檔案部門互相與外地檔案部門結對子，互為異地備份。還可利用過去建設的後庫等工程，多手準備，以防萬一。檔案資訊管理系統的容災備份為避免由於發生災害或故障使資訊系統癱瘓，應該在系統建設時考慮其容災。
檔案資訊管理系統的容災必須滿足三個要素：首先，系統中的軟、硬體環境、資料都具有冗餘性，即乙個系統發生故障，另乙個系統能夠保持系統正常運轉，資料傳送順暢；其次，具有遠距離性，因為災害總是在一定範圍內發生，因而充分遠的距離才能夠保證資料不會被乙個災害全部破壞；第三，容災系統要追求全方位的資料複製。
國家標準《資訊保安技術一一資訊系統災難恢復規範》將災難恢復能力劃分為6個等級，每個等級有資料備份系統、備用資料處理系統、備用網路系統、備用基礎設施、專業技術支援能力、執行維護管理能力和災難恢復預案等7個要素。如要達到某個災難恢復能力等級，應同時滿足該等級中7個要素的相應要求。
「基本支援」(第一級)應具有的技術和管理支援要求如下：
a)資料備份系統要求每週至少進行一次完全備份，備份介質異地存放。
b)備用基礎設施要求有符合存放介質的條件和場地。
c)執行維護管理能力要求有介質訪問、驗證和轉儲管理制度；對備份資料進行定期的有效性驗證。
d)有相應的經過完整測試和演練的災難恢復預案。
其他災難恢復能力等級依次為備用場地支援、電子傳輸和部分裝置支援、電子傳輸和完整裝置支援、實時資料傳輸及完整裝置支援、資料零丟失和遠端集群支援，具體要求按《資訊系統災難恢復規範》相應條款執行。電子資料的備份檔案館的電子資料主要包括電子化的檔案目錄、案卷目錄、數位化全文、電子檔案等。電子資料的備份，就是使用儲存介質，定期將系統中的資料複製下來，以保證災害和故障發生時資料能盡快恢復，將損失降到最低點。若要將完整、準確的電子資料在特定情況下恢復，就要保證資料備份的頻率以及備份介質上資料的儲存時間符合預期設計的目標。各級檔案館可根據檔案資訊系統自身特點及對電子資料的儲存需求，制定相應的備份策略。備份方式電子資料備份有完全備份、增量備份、差分備份、按需備份等多種方式。
a)完全備份。每天對系統進行完全備份。這種備份的優點是：當發生資料丟失時，只要用前一天的備份介質就可以恢復去失的資料。缺點是所需要備份的資料量較大，備份所需的時間也較長。
b)增量各份。在一周裡選擇某一天進行一次完全備份，然後在接下來的幾天裡只對當天新的或被修改過的資料進行備份。這種備份的優點是節省了空間，縮短了備份時間；缺點是當災難發生時資料的恢復比較麻煩，可靠性較差。
c)差分備份。在一周裡選擇某一天進行一次完全備份，然後在接下來的幾天裡，只要再將當天所有與完全備份介質不同的資料(新的或修改過的〕備份到介質上。這種備份相對上述兩種無需每天都對系統做完全備份，備份所需時間短，災難恢復也較方便。
在實際應用中，備份通常是以上三種的結合。例如每週一至週六進行一次增量備份或差分備份，每週日進行全備份，每月底進行一次全備份，每年底進行一次全備份。
d)按需備份。即僅備份所需要的部分資料。備份介質目前備份所用的介質主要有硬碟、磁帶和光碟等。這幾種介質的差別在於：
從訪問速度來看，硬碟最快，光碟次之，磁帶最慢；從備份成本來看，磁帶最低，光碟次之，硬碟最高。比較常用的備份介質是磁帶和光碟。
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