前面說過我整理半年來的個人文件花了三個小時，而且效果還不好，有以下幾點：
1）文件分類難：比如說一篇關於「總局專案中內容管理的二次開發文件」，是放到「總局專案總結和思考」資料夾，還是「ecm內容管理」資料夾呢？資料夾的機制不適和做文件分類，應該引入tagging的機制。
2）文件版本多：在整理過程中，發現有好些文件都是重複的，如果是內容一致還好辦，直接覆蓋就可以了。但是還有一些文件的版本是不一樣的，我只好先用最後更新時間，然後在對比文件內容來判斷。而且，若同乙份文件，在公司的電腦裡有，筆記本裡也有，家裡的電腦裡也有，有時候實在讓人難以判斷哪份才是最新的。所以，個人文件管理應該引入「版本控制」的理念，便於維護。
3）存放位置多：乙個文件，可能放在公司的電腦裡，筆記本裡，也可能是家裡的電腦裡，pda裡，候找起來很麻煩。所以，個人文件管理應該統一存放，並且提供內容查詢功能，便於管理。
4）使用率低：不少文件，可能寫的時候想法很多，但是寫完以後也就是在硬碟裡「偏居一隅」了，不是我不想再看，而是檔案太多了，忘了看。所以，個人文件管理應該引入對文件的評定機制和內容檢索，並且應該讓使用者很容易就能看到。
5）共享和機密：個人文件管理中還應該引入文件的瀏覽安全機制。對於共享的或公開的文件，可以供大家分享；但對於機密的檔案，只能由自己或指定的人才能看。同時，完全也可以採用rss的方法，通知其他使用者「我的文件更新了！」
文件管理對於企業的知識庫來說也是非常重要，能夠形成隱性知識的積累，並且為員工管理個人文件提供便利。
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