知識管理創意(1) Web2 0個人文件管理

2022-02-25 04:05:05 字數 707 閱讀 7331

前面說過我整理半年來的個人文件花了三個小時,而且效果還不好,有以下幾點:

1)文件分類難:比如說一篇關於“總局專案中內容管理的二次開發文件”,是放到“總局專案總結和思考”資料夾,還是“ecm內容管理”資料夾呢?資料夾的機制不適和做文件分類,應該引入tagging的機制。

2)文件版本多:在整理過程中,發現有好些文件都是重複的,如果是內容一致還好辦,直接覆蓋就可以了。但是還有一些文件的版本是不一樣的,我只好先用最後更新時間,然後在對比文件內容來判斷。而且,若同一份文件,在公司的電腦裡有,筆記本里也有,家裡的電腦裡也有,有時候實在讓人難以判斷哪份才是最新的。所以,個人文件管理應該引入“版本控制”的理念,便於維護。

3)存放位置多:一個文件,可能放在公司的電腦裡,筆記本里,也可能是家裡的電腦裡,pda裡,候找起來很麻煩。所以,個人文件管理應該統一存放,並且提供內容查詢功能,便於管理。

4)使用率低:不少文件,可能寫的時候想法很多,但是寫完以後也就是在硬碟裡“偏居一隅”了,不是我不想再看,而是檔案太多了,忘了看。所以,個人文件管理應該引入對文件的評定機制和內容檢索,並且應該讓使用者很容易就能看到。

5)共享和機密:個人文件管理中還應該引入文件的瀏覽安全機制。對於共享的或公開的文件,可以供大家分享;但對於機密的檔案,只能由自己或指定的人才能看。同時,完全也可以採用rss的方法,通知其他使用者“我的文件更新了!”

文件管理對於企業的知識庫來說也是非常重要,能夠形成隱性知識的積累,並且為員工管理個人文件提供便利。