轉 從早到晚被工作追著跑 10招提高你的工作效率

2022-05-03 09:51:18 字數 3287 閱讀 2231

你是不是從早忙到晚,感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因為工作太多,而是因為沒有重點,目標不清楚,所以才讓工作變得越來越複雜,時 間越來越不夠用。一天只有1440分鐘,在資訊龐雜、速度加快的職場環境裡,我們必須在越來越少的時間內,完成越來越多的事情。

在如今越來越複雜與緊湊的工作步調中,「保持簡單」是最好的應對原則。「簡單」來自清楚的目標與方向,你知道自己該做哪些事,不該做哪些事。這正是職業生涯顧問專家比爾詹森給所有從業者的建議。

詹森根據多年的調查研究,發現現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。因為不清楚目標,總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關鍵的資訊,卻在不重要的資訊上浪費了太多的時間;抓不到重點,必須反覆溝通同樣的一件事情。

以下就是詹森新書中整理出的10種最實用的、簡單的工作方法。

一、搞清楚工作的目標與要求,可避免重複作業,減少錯誤的機會

你必須理清的問題包括:我現在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情,避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?

二、懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

對於許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。

在決定你該不該答應對方的要求時,應該先問問自己:「我想要做什麼?或是不想要做什麼?什麼對我才是最好的?」你必須考慮,如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了,是否真的可以達到對方要求的目標?

三、主動提醒老闆排定優先順序,可大幅減輕工作負擔

「手邊的工作都已經做不完了,又丟給我一堆工作,實在是沒道理。」但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當地反映真實情況?如果你不說出來,老闆就會以為你有時間做這麼多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老闆其實是需要被提醒的。

你當然不可能同時完成這麼多的工作,為什麼不主動地幫助老闆排定工作的優先順序?你不是不做,但是凡事有先有後。提醒一點,討論的過程中必須時時站在主管的立場思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當然,更不應該自己承受問題。

四、報告時要有自己的觀點,只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意

多數人在向主管或是老闆報告時,總是擔心資訊不夠多,「萬一老闆問起來,答不出來,該怎麼辦?」根據商業心理顧問公司的心理學家約翰維佛所進行的研究,有10%到15%的人在面對老闆時會有恐懼的心理,而且如果向老闆報告時手中的資料不夠多,感到恐懼的人數比例又會更多。

其實,這種擔憂是多餘的。太多的資訊會變得沒有重點,如果又缺乏解釋,對於老闆一點幫助也沒有。「內容精簡,切中要點,最重要的是能夠幫助我快速地做決策。」這是詹森詢問多位資深主管對於演示文稿內容的要求時,所得出的普遍性結論。

你要做的是利用重要的資訊或是資料提出解釋,一定要有自己的觀點,而不是模稜兩可的描述。向老闆報告時,要能精準地掌控時間。

五、演示文稿時增加互動的機會,可縮短演示文稿的內容與報告的時間

真正成功的演示文稿在於清楚而正確地傳達資訊,創造溝通與對話的機會,進而讓對方因為你的演示文稿內容而改變思維、決策或是行動。因此,重點不在於演示文稿,而是溝通的質量。你不只是「報告」,而是要引發雙向的對話,試圖影響對方。

在做任何的演示文稿之前,你必須思考以下三點原則:希望聽眾聽完演示文稿之後記得哪些重點?聽眾會有什麼樣的感受?你希望他們聽完演示文稿之後有什麼樣的決定?

接下來就是實際的製作問題了。最好的開始方式,就是把聽眾想知道的重點轉換為問題,這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力,更可以大幅度地減輕你的工作 負擔。演示文稿的過程不應只有你乙個人在說話,提出問題,可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來,50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的演示文稿內容,其餘的時間 應該是與聽眾互動。

六、有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的資訊上

正確的過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始 迅速瀏覽其餘的每一封信件的內容,除非信件內容是有關近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

七、郵件內容盡量精簡,節省寫信的時間並增加對方響應的機會

「最容易閱讀、理解與回覆的信件,最吸引我的注意。」這是詹森在實施「追求簡單」的研究計畫時,一位資深主管對於電子郵件使用習慣的回答。

你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的資訊,而且必須更容易閱讀,節省對方的時間。該怎麼做呢?你必須:⒈把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的範圍內。⒉超過20個字就應換行。⒊如果超過3行必須空行。

八、當沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變

不論你提出什麼樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時,這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝 通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發揮的空間。這是選擇的問題,無關 乎好與壞。

九、只要取得信任,不需要反覆的溝通,同樣可爭取到你要的資源

老闆對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什麼是讓你的老闆感到最頭痛的問題?是無法依照原定計畫完成,還是無法掌控情 況,對於未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當你在爭取預算時,必須先想清楚老闆可能擔心的問題,作為你說服老闆的理由,這是最有效 的。

而且,不要只強調你的單位或是部門的需求,你爭取預算的目的是為了幫助老闆解決問題,達成目標。所以,你的重點在於老闆所擔心的問題,而不是預算數字。

當你第一次提出要求時,最重要的是讓老闆了解你的提案,會議時間越短越好,最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要 多少預算,這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老闆願意再次討論預算的問題,通常成功機會可高達八成以上。

十、專注工作本身,而不是業績評量的名目,才能真正有好的表現

你要做的只有以下兩件事情:

1、至少每個月詢問你的主管:「我做得如何?」盡量提出具體的問題,例如:「老闆對於我所排定的進度是否有什麼意見?」「我想會議流程非常順暢,你認為還有地方要改進的嗎?」

你應該隨時和主管溝通自己的工作表現,而不是只有在每年一次的業績評量,這樣你可以事先知道自己的缺點在哪,及時做出改正,同時也可以了解主管的期望。

2、至少每個月詢問:「原先的工作安排有沒有必要調整?」也許你的目標是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環境有所改變,先前所設定的目標勢必做出調整,所以應該隨時確認最優先的目標是哪些。