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背景：先別急著執行
接到事務的時候，尤其是比較緊急的情況下，往往就直接撲上去做了。筆者在跟進大資料官網的時候，工作分配、計畫制定、溝通機制等事情都安排妥當，便以為可以順利推進下去，誰知在跟進的過程中就遇到了各種疑問和阻礙『為什麼需要盡快上線呢？』『這個版本的目標是什麼？』『臨時有專案版本的事情需要處理，官網的優先順序是怎樣的？』，這些問題本應在最開始就考慮清楚並傳達給團隊，可是卻犯了急著去執行的錯誤。
總結起來，在事情初始階段容易犯的錯誤如下：
在開始執行前，確保考慮清楚以下這個checklist，可能會對事項的推動和跟進有所幫助：
o 事項背景
o 目標明確（短期/長期）
o 事項優先順序
o 事項持續時間（臨時/長期）
o 執行團隊&可投入時間
o 以上事項與團隊充分溝通
對於人的分析必不可少
這裡的人分為兩類，干係人和執行人/團隊。
· 干係人
干係人管理（參考）是專案管理中必不可少的部分，當進行具體事項的推動和跟進的時候，對於干係人的分析也尤為重要。如下圖為筆者在跟進大資料官網的過程中，對於簡化之後的關係人管理表：
表1 簡化關係人管理表
身份核心訴求點
溝通重點
市場活動的宣傳和推廣
整體介紹、slogan、客戶案例等
銷售客戶線索的引流
客服系統、商務合作等
產品方產品的介紹和推廣
產品特點、試用等功能、支援等
專案經理(mentor)
小迭代盡快發布上線
計畫、進展、交付情況
通過分析干係人訴求，使用恰當的溝通管理方式，從而更好地進行事項的推進。
· 執行人/團隊
對於執行人/團隊特點的分析，對於風險識別、溝通渠道等都有重要作用，也決定了採用何種推動和跟進方式以及過程中的注意點。筆者的示例如下：
表2 執行人/團隊特點分析
特點注意點
需求方繁忙，交付延期或交付不完整。
計畫提早
可適當替代做一些決策
可補位將交付物補充完整。
開發成員是實習生，經驗及業務水平有限。
保持持續跟進
提供必要的支援協助
需求需明確。
視覺leader新入職。
強調事項的重要性，借助其推動。
順暢的溝通渠道
很多臨時性事項是跨團隊的，團隊成員可能互相之間並不認識，中途可能會有成員更換、退出和新加入等情況，因此，保證順暢的溝通渠道十分重要。筆者在推進一些具體事項的過程中，往往有如下的方式保證溝通：
· 完整的成員名單和職責分工；
· 通過啟動/討論會的形式，明確目標和成員等基本情況；
· im群組、郵件組(如果必要)的建立；
· 會議機制的明確（定期or根據事項進展）；
· wiki頁面、jira專案、雲協作等協作工具的使用；
· 新加入成員與原成員的認識和介紹(盡量面對面)；
· 搞一次團建也是不錯的選擇。
可以根據事項本身的特點、團隊的規模、是否有地理位置隔離或跨團隊等等情況，採用不同的溝通方式。
風險管理總是必不可少
大部分專案經理都會在專案中進行風險管理，然而對於一些具體事務的執行，卻容易疏漏了風險和應對。對於很多臨時性事項，往往存在跨團隊、臨時投入、兼職支援、外部依賴多等各種問題，往往出現突發情況的概率更高。因此，如果能夠提前預知並準備預案，對事項的成功執行有很大幫助。
可以對傳統的專案風險管理表(參考)進行適當濃縮和精簡，成為事項執行過程中的風險依據，如下表為筆者在跟進一些具體事項的風險管理方式：
表3 簡化風險管理表
類別描述
預案人員
開發成員為實習生，在崗時間可能存在風險。
請假期間協調其他成員支援。
進度內容策劃工作繁忙，可能無法按期交付。
協調組內成員群策群力。
質量沒有測試成員，交付質量存在風險。
開發保證自測，其他成員一起bugbash。
在上述**的基礎上，可以適當增加優先順序、責任人、風險影響等字段，根據不同的情況確定採用不同複雜的風險管理表。總的目標是當某些可提前預知的問題發生時，已經準備好了應對預案
適當的填坑補位
角色缺失的情況往往會存在，專案經理的價值在於，可以找到合適的人補位，必要時自己進行填坑補位。其根本目標是：保證事項的順利進行。例如筆者在跟進一些事項時，必要的填坑補位工作有如下：
· 沒有內容策劃時，補位進行內容&文案填充工作；
· 沒有售後的角色時，推動銷售+客服進行客戶問題的蒐集和反饋；
· 沒有技術支援時，產品+開發+銷售進行實施部署等工作；
· 等等…
需要明確的是，切忌不要一直跳進去做事情，當有合適的角色出現時，需要跳出來將位置留給合適的人；適當的梳理和總結也是必要的，甚至可以形成一定的流程，便於長期的順利推進。
其實，本質上所有事情都可以看做專案的濃縮，都可以使用專案管理的思路和方法推進，只是要根據事項的特點進行適當的刪減和精煉，找到最合適的方式來執行和落地。
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