公司的業務架構一般是根據日常的工作內容而設定的，但是經常會出現有明確截止日期的臨時專案出現，這時我們不得不去打亂目前的業務架構，去組織一班人馬去完成這個短期的專案目標。
但是隨之而來的就會有很多煩惱，例如這時的員工該用什麼樣的業績考核。如果團隊成員感受不到的自己的工作業績，他們將失去繼續做下去的動力。
乙個朋友的團隊正在舉辦一次大會，但是這個朋友的團隊成員能控制的資源只是很少的一部分，必須要仰仗公司的其他部門來完成這個專案的運轉。這個時候我給他的建議是：一定要非常重視專案重述。
當因為這個專案而控制許多不可直接呼叫的因素時，就要注意自己的團隊和其他輔助人員去完成一項任務或者實現乙個目標的過程中，要讓所有干係人了解情況。這個時候專案重述是非常重要的，我給他提了以下幾點建議：
1、 專案的最初目標是什麼？朋友的公司經常會隨著專案的不斷進展，而忘記自己辦會的初衷是什麼，所以我們要不斷重複這個目標：這次大會是為了感謝一直支援我們的客戶為第一目的。
2、 專案的重點和難點是什麼？開這次會的重點應該放在我們去答謝重點客戶，難點是如何在這個特定時期確定出哪些是重點客戶。
3、 究竟還要有哪些干係人參加這個專案？因為有些是總經理才能調動的資源，所以必須要拉最高層進入到這個專案的資源組，逐一分析其他部門的情況，判斷會務組之外應該還呼叫哪些部門資源。
4、 判斷參與干係人的素質。儘管在第3條中已經明確了應該具備哪些資源，但是還要在這個資源中去選擇最為適合的人，這個人未必是什麼部門經理，而是要能充分利用時間調動資源的人。
5、 專案過程中應當注重小的總結會。從專案進展溝通角度，核心專案組成員應當每天做乙個總結例會，出現問題做以改進，完成小的里程碑應當注意申明，有出色表現的員工要注意及時肯定。
6、 注意預防突發事件。這個事情從專案經理角度要有充足的經驗去避免這種突發事件，但是判斷乙個專案經理的最重要能力就是應付突發事件。對於專案組的頭一次辦會的組員，應當在必要時候接受有針對性質的培訓。
7、 專案績效總結。若是專案能夠取得預想或者超出既定效果，一定要表彰相關組員；相反，若是出現較為重要的失誤，從專案經理層次都應該有所懲戒。
「這種臨時的專案組還會在以後的工作中還會碰到」，我最後和這個朋友說，「我希望這個大會能夠成功。以後在你的簡歷中可以寫上一筆：這個大會是我成功舉辦的。」
其實做專案的機會都應該去珍惜，不是總有這樣的專案經歷可以重來。
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