如何提高專案組成員的會議紀要的記錄能力?

2021-04-19 10:20:43 字數 690 閱讀 8130

這兩天早上進行如何進行會議紀要的培訓,最後乙個環節交流會議紀要的編寫經驗,有同事詢問:「如何提高專案組成員的會議紀要的記錄能力?」,參加會議的各個專案經理紛紛出主意,現將思路整理如下:

給專案組的同事在會前準備工作中,提供會議紀要的模板,讓同事們看以往會議紀要的案例,讓記錄者了解會議紀要的各個要素和每點內容的要素;

在進行會議紀要前,必須對記錄者進行業務背景的介紹,讓他對業務知識有所認識,能夠更好地、敏感地發現需要進行記錄的內容;

在進行會議紀要前,專案經理要當教練,培訓專案組成員,讓他了解會議紀要的重要性,除了告訴他怎麼做,還需要培訓他讓他理解為什麼要這樣做;

在會議進行的過程中,專案經理可以通過明示或者暗示的手段,提醒記錄者對會議的重點進行記錄,特別是那些剛開始進行會議紀要記錄的同事;

在會議進行的過程中,如果記錄者的經驗還不豐富,或者還沒有和專案經理磨合過,專案經理要根據風險意識,自己也做會議記錄,以便會後進行校對和校正;

會議結束後,專案經理和記錄者一起分析缺漏,跟進記錄者的整理結果,針對缺漏分析是否存在不夠精神集中、業務把握能力或者判斷標準不一致等各種可能,並且在以後進行改進;

可以在內部的專案會議中開始對記錄者的記錄能力進行培訓,並且在週會的最後乙個環節對記錄者的會議要點進行review,提公升記錄能力後才參與與業主方、客戶方的會議;

在提公升專案組成員個體的記錄能力後,可以通過實戰加強兩位記錄者的互補意識,從而解放專案經理。

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