如何提高專案經理的軟實力

專案經理雖被「貴」稱為經理，但是卻不具有部門經理的實際權力，或者叫行政管理權，也叫硬權力，比如人事任免、獎懲等。

沒有硬權力，卻要帶領專案團隊完成具有挑戰性的專案目標，如何服眾？這就需要專案經理的軟權力或者軟實力了。

軟實力，除了我們常說的溝通能力、協調能力、人際交往能力、解決問題的能力、歸納總結能力外，我們還可以從一些日常細節入手，努力成為團隊的榜樣，提高自己的軟實力和影響力。

1.例會照例開

專案經理經常組織內部或者和客戶的專案例會，如果三天打魚兩天曬網，那麼你的例會將會失去公信力，人們就會懷疑今天的會是否會開，它的優先順序也會越來越低。如果主持人都不重視，怎麼能讓你的團隊重視你的會議呢？

如果由於出差或者與其它會議衝突，也不要輕易取消例會，建議改期進行，需要提前通知大家，並且說明原因，表達歉意。

如果確實近期沒有話題，或者可以更新的內容很好，那麼拽不要輕易取消會議，可以適當縮短會員時間，甚至和團隊成員閒聊一會，對團隊的建設也是不無裨益的，甚至有意向不到的收穫。

2.提前五分鐘

出席會議時，提前五分鐘到場。如果是自己主持的會議，至少提前十分鐘到場。開會從來不遲到，體現了對別人的尊重，也會大大提高你的聲譽和信任度。

除了會議外，這條規格同樣適用於約會，比如出差時約定什麼時候從賓館出發，什麼時候和客戶見面等。尤其是和老闆一起出差，如果你遲到哪怕5分鐘，他們嘴裡不說，心裡也會非常不悅。

3.一分鐘找到

這是對檔案管理的要求，自己的檔案（包含電子檔案和書面檔案）能在1分鐘之內找到；如果別人找你的檔案，應該在三分鐘之內可以找到。

檔案及資料夾的管理，每個人都有自己的方法，除公司統一要求外，可以按照自己喜歡的方式去管理，判斷是否有效的標準就是，是否能在一分鐘之內找到你想要的檔案，如果讓別人找，應該在三分鐘之內。

要達到這個目標，直觀、明了、統一的資料夾結構就非常重要，如果沒有辦法形成公司級別的標準，至少也要在專案組成員之間對專案資料夾的結構達成共識，形成固定、統一的資料夾結構，而且不要隨便更改。

另外，對檔案的命名也要形成統一的規則，能達到「望文生義」，也就是不開啟檔案通過檔案的名字就可以知道檔案的大體內容和版本資訊。避免使用諸如「11111.doc」，」wryoytiun.xls」，」report.doc」這類名字。

4.郵件有標題

在傳送郵件時，一定要加上簡明、貼切的標題。這樣才方便接收者在不開啟郵件的情況下，快速識別你郵件的主要內容，以決定郵件的優先順序，對於老闆來說尤其是這樣，他們每天可能收到幾百封郵件，不可能每封郵件都馬上閱讀，甚至有些郵件根本就不讀。

郵件不加標題，會給人一種粗淺的印象，對專案經理的形象和會有很大的傷害。

5.慎用感嘆號

相信所有的郵件系統裡都有設定傳送優先順序的設定，對方收到後，郵件前面就有乙個紅色的「！」標識，以說明此郵件很重要。

曾經合作過的一位同事，我收到她的郵件，差不多有三分之一帶感嘆號，見多了也就見慣不怪了，所以她的郵件並不會獲得高優先順序，這就是「狼來了」的案例。

發郵件過多地使用感嘆號，不僅得不到高優先順序，而且會給人一種壓迫感和缺少計畫性的印象。為什麼你的事情總是最重要的呢？！如果計畫做得好，怎麼老是有緊急的事情呢？！

6.辦公室裡多走動

相信大家一定看到過或經歷過，兩位在乙個辦公室的同事，近在咫尺互相打**，在聽筒外可以互相聽到彼此的聲音。為什麼不站起來，走過去交流呢？不僅有利於身體放鬆，而且溝通的效果會好於打**。

即使不在同一樓層的同事，如果時間允許，也應該盡量多地互相走動，進行面對面的交流，這樣會拉近彼此的距離，而不會給人一種被專案經理遙控的感覺。

7.幹點粗活

無論我們的產品有多高科技，在專案開展的過程中總會有一些粗活、累活甚至髒活。比如搬樣件、帖標籤、修理試驗車等。

儘管這些活不屬於專案經理的工作範疇，但是我們如果能夠適當地分擔或參與，親自體驗一下一線員工的辛苦，對自己也是乙個鍛鍊，同時會讓團隊成員感受到同甘共苦的團隊精神。

反過來，如果專案經理對這些工作不聞不問，甚至不屑一顧，就容易脫離群眾，給人以高高在上的印象。

上述這些都是些日常工作中的小事，需要放在心裡，持之以恆地做下去，以至形成習慣，成為自己的一部分。那麼，你就會發現，你的軟實力就會不斷上公升，而這種實力會變成你的個人魅力，從你的每個毛孔裡散發出來，這就是重複的力量！