上海華欣醫療集團協同辦公系統實施案例
登入上海華欣醫療集團的官方**，首頁右上方有乙個醒目的按鈕「協同商務」，它是華欣員工登入協同辦公系統進行日常業務處理的入口。公司員工每天上班的第一件事，就是開啟電腦，開啟
ie，登入協同辦公系統，大家已經熟悉了這種資訊交流和傳遞的方式，在這個虛擬的網路辦公室中，無論在什麼地方、什麼時間，大家都可以進行事務處理、資訊傳達和資料查閱。
華欣醫療是一家醫療影像裝置行業的專業維修公司，專注於為客戶提供包括裝置銷售，裝置融資租賃，工程維修，零配件球管**、技術培訓等服務專案，經過十餘年的發展目前公司的服務客戶達到了四五百家。近幾年資訊化市場的持續公升溫以及資訊系統在醫療行業管理作用的日益凸現，加速了國內醫療企業資訊化建設的步伐，但是由於資訊化建設本身成功率比較低以及醫療行業和
it產業之間在需求上缺乏吻合等問題，醫療企業在對待資訊化建設上還是比較謹慎的。作為一家以客戶和服務為核心的醫療企業，華欣的資訊化建設始於
2004
年，當時資訊化專案的提出主要是基於兩方面的需求：一是解決客戶業務的處理能力和響應速度，一是加強公司內部各人員以及部門之間的溝通和協調能力。
初次接觸協同辦公系統
2004
年年底，華欣資訊化辦公系統建設專案正式立項開始了選型工作，通過網際網路我們對市場上的辦公自動化系統進行了初步了解，當時乙個新興的辦公軟體引起了我們的興趣和注意，就是我們現在每天使用的協同辦公平台，通過網路我們了解到國內有幾家在協同辦公領域做的不錯的公司，其中一家是和我們同在上海的泛微公司，通過泛微官方**我們大概了解了泛微的產品、服務以及成功客戶等方面的資訊，初步評估後我們主動致電泛微公司，因為同在上海很快雙方敲定了產品演示的時間，泛微售前諮詢顧問的演示給我們留下了深刻的印象，整個演示會圍繞我們提出的需求以及協同辦公系統如何實現來展開，協同辦公系統不僅可以實現客戶資訊的集中管理和分析，同時通過客戶門戶和流程應用可以大大提公升客戶業務的處理能力和響應速度；更為重要的是，其協作性在滿足日常辦公資訊化的同時實現了公司內部人員的順暢溝通，同時為管理層提供了透明清晰的組織管理，通過此次面對面的溝通和交流，我們對於協同辦公系統有了乙個更加直觀的了解。
選擇泛微協同管理平台(e-cology)
與泛微的溝通進一步確定了我們購買協同辦公系統的意向，通過雙方的深入溝通第一期的初步需求主要集中在工作流程、知識文件、人力資源、客戶和財務五個方面。出於對軟體的實施風險等方面的考慮，經過專案組的討論決定我們還是希望能夠對泛微產品的成功客戶應用進行參觀，並就此與泛微公司進行了協商，對於我們提出的參觀需求泛微公司挑選了上海的兩家集團型成功客戶，在參觀的過程中我們對於協同辦公系統的實際應用情況有了進一步的了解，同時提公升了我們對於協同辦公系統成功實施和使用的信心。
在軟體的實施和使用過程中總是存在這樣那樣的問題，對於專案實施過程的難度分析，可能碰到的問題以及如何解決？需求整理中容易犯的錯誤，專案的有效溝通和處理等方面我們還存在一定的疑慮，針對這些問題泛微專案人員提供具體的實施安排和清單、專案計畫書以及參考方案徹底的打消了我們的疑慮。
2023年3
月，華欣正式和泛微達成合作協議，啟動華欣協同辦公系統建設專案。
協同辦公系統的搭建和使用
從現在來看，華欣協同辦公系統的成功實施和推廣離不開幾個關鍵要素，一是公司管理層的大力支援，華欣的總經理以及整個專案組成員參與了整個專案的實施推廣過程；一是泛微專案實施團隊的專業能力，從前期的實施準備和需求整理、到系統安裝、初始化設定、以及終端使用者培訓、系統上線和推廣，泛微的專案實施人員體現了良好的問題解決能力和溝通能力。按照初期的專案時間表，
2023年5
月整個系統正式上線，在系統的使用和推廣過程中也碰到了一些問題，主要是員工日常辦公方式的轉變。在這一問題上，經過專案組成員的溝通確定了乙個系統全面推廣方案，首先華欣的管理層強調系統使用的重要性，公司由上至下層層督促使用系統，同時泛微的專案人員使用了由點到面的漸進方法以及強化培訓等方式，逐步轉變了公司員工的辦公方式，現在華欣所有的業務都搬到了協同辦公系統上來處理，對於華欣而言這不得不說是乙個很大的改進。
協同辦公系統的使用成效經過1
年多的系統使用和推廣，公司員工從對協同辦公系統的不了解到逐步接受，公司業務處理已經完全離不開協同辦公系統。「流程
」、「待辦事宜」、
「工作流」、
「協作區」、
「」等等這些系統中的名稱，已經逐漸滲透到員工的工作中。在這個虛擬的網路辦公室中，領導可以輕鬆的處理日常事務、下達任務和指令、檢視工作報表和財務報表；各個部門經理可以掌握下屬的工作情況；客戶可以通過門戶了解華欣的新產品資訊，提交問題並得到快速的解決。員工之間、部門之間以及公司與客戶之間建立了乙個高效的協作組織，使得業務的處理更加快速和便捷，交流和溝通變得更加順暢。借用泛微諮詢顧問的一句話，就是「協同辦公平台幫助企業建立內外部的平滑業務鏈，各人員、各部門、各機構、客戶、夥伴都可參與企業的商務過程，建立高效的協作體系。」
通過第一期需求的實現和系統的深度應用推廣，極大的提公升了我們對於第二期系統推廣應用的信心。同時泛微協同辦公系統在應用的橫向和深度擴充套件上體現了強大了效能，對於今後深度辦公需求的實現提供了有力的保障。我們希望協同辦公系統在華欣的成功使用，可以
樹立成為協同辦公系統在醫療器械行業的乙個典範，為更多的同行業企業在資訊化建設過程中提供一定的參考和借鑑。
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