如何防止組織印章錯用 盜用 冒用 濫用等亂象?

2021-08-29 16:01:28 字數 1230 閱讀 6712

印章是企業組織合法有序經營的「通行令」。改善企業用章管章模式成為杜絕印章錯用、盜用、冒用、濫用等違規甚至違法用章行為的重要措施……

有資料顯示,企業經營風險有超過六成**於合同糾紛,而在這些合同糾紛中,印章管理漏洞成為糾紛產生的重要原因。

辦公手段不斷進步、管理措施不斷完善,印章錯用、盜用、冒用、濫用亂象為何得不到「**」?

原因一:環境影響

網際網路技術無限擴大企業經營範圍,使用物理印章簽署合同的方式在傳輸速度、成本控制等方面無法適應;

原因二:觀念影響

物理印章使用與管理系統根深蒂固,對新的用章與管章手段還需要較長一段「過渡期」; 

原因三:技術影響

一言以蔽之,舊的印章使用模式與快速發展的時代脫節,而新的印章管理模式與根深蒂固的觀念衝突。

企業組織需要乙個能夠「承上啟下」的印章管理新模式,需要具備以下特點:

特點一:滿足傳統的印章使用習慣和管理習慣;

特點三:解決網際網路環境下印章使用效率與風控問題,確保合同蓋章後的有效性。

契約鎖作為首個實現也是行業內唯一一家實現印章管理一體化的服務商,根據上述企業印章管理需求,為企業組織提供多樣化的印章使用和管理方案,解決違規違紀用章亂象:

實現一:電子簽名技術採用身份認證、資訊加密等技術手段實現簽署身份可識別、簽署內容不可篡改,解決印章製假帶來的安全隱患。通過網上驗籤,合同當事人可快速鑑別印章與合同真偽,提公升風險防範能力;

實現二:可為使用者搭建電子印章管理平台。企業可根據人員崗位職能不同為其配置不同的印章使用或管理許可權。

同理,不同的印章能使用的檔案型別也可通過後台配置,並設定審批與用章流程,實現印章使用許可權「掌握」在少數人手中,用章過程有跡可循,杜絕錯用、盜用等現象;

實現三:將每一次印章使用資料(如印章使用人、印章使用檔案、印章使用次數、使用時間等)實時記錄並儲存,為企業印章審計提供可信憑證。改善紙質印章台賬記錄不全等問題,印章濫用得以防範和解決。

實現方式多樣化:根據企業組織發展規模與實現緊急程度,提供雲平台、開放介面對接以及本地化部署等多種方式。對不同發展階段的企業而言,可自由選擇、階段性部署需要的印章使用與管理功能;

使用方式多樣化:企業可結合電子印章、物理印章智慧型管控、防偽受控列印等多種功能,實現物理印章與電子印章統一管控,滿足企業紙質合同或電子合同交付的需要。

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