用好專案管理工具,人人都可以成為專案經理

2021-09-26 09:06:39 字數 2804 閱讀 4833

現在市面上的專案管理工具越來越多了,但是大多數都是一些協同工具或輕量專案管理工具。如果是多團隊、跨部門使用或者企業級的專案管理,從管理思想到工具運用,需要適應企業的業務流程體系,並涉及企業高層戰略決策和監控、中層運營管理和專案群管理、底層專案執行,管理幅度和深度都大得多,輕量級的專案管理工具遠遠不夠支撐。

任務管理

強化流程

溝通協作的統一平台

持續改進的基礎

視覺化專案管理

專案風險實時監測

1、任務管理

現代管理學之父德魯克認為:「所有執行管理任務的人,都可以稱為』管理者』」。

無論在多大的專案裡,只要是對於工作有責任感的人,都會有對任務管理的需求。只不過,一些非常簡單的專案工作,對於能力較好的人,單憑記憶和大腦就能夠很好的管理好平時的工作。而再複雜一點的專案,我們就需要用到cornerstone來幫助我們進行任務管理。

相信很多開發都會跟我一樣,在我剛成為一名開發時,總有乙個毛病,只要一接到任務往往不管三七二十一,上手就開始寫**,往往就會碰到做不下去,然後又回頭換方案,又或者做好了卻不是需求方想要的那個樣子。這時我連自己的工作的質量和進度都保障不了,又何況要和別人協作呢?這其實就是因為事先並沒有對任務進行很好的分析,沒有拆解,也沒有做計畫,其本質就是沒有做好任務管理,所以走了不少的彎路。後來,當我接到任務的時候,我都會仔細理解分配給我的任務,如果有表達不清楚或者是理解不到位的地方,就當面找到發任務的人去對接,然後再對任務進行拆解。

專案總會有風險,但通過cornerstone我可以隨時知道,目前需要他人配合的工作是否能夠按時交付,如果那位開發者遲遲未動工,我還會再次跟他確認,如果真不能按時交付,至少還有時間考慮臨時的方案。在使用cornerstone之後,我才真正體會到,它對我本身的工作效率帶來了乙個很大的提公升。

cornerstone能夠更好的幫助我們進行任務管理,幫助我們各項任務的進行記錄、分類、評估、計畫外。還能夠記錄問題和進度,可進行任務跟蹤直到結束,當然還能追溯和總結,以便下次完成的更好。

2、強化流程

工具在或者不在,流程就在那裡,不增不減。流程可以不依賴於工具去執行,但是有了cornerston卻可以幫助流程更有效的執行。

乙個流程需要有輸入輸出,有角色有分工,有工作流等等。而流程執行不暢的其中乙個主要原因,就是流程執行過程當中的責任人是動態的且不固定的。假如有一項工作,依賴於a,a說你找b,b說需要c先完成,c說這需要a的幫助,這工作還能有效依賴於人為的流程執行下去嗎?即使a說負責幫你解決,轉任務給了b,b又分了任務給c,可是c又怎麼知道需要找誰去獲得幫助?而a卻對完整進度一無所知,更不知道c現在需要他的幫助。

那用了cornerstone會是怎樣?任務分給誰,就是誰的責任。任務支援多責任人與子任務關聯,所有的任務和狀態都會體現在任務模組裡,這個任務過程中的參與人員隨時知道任務的狀態和目前碰到的問題,可有效推進工作的解決。其實流程本來就有,只是有了cornerstone能夠幫助我們追溯和監控,促進對於接任務的人員有效負起責任,並能夠及時同步到資訊。

子任務關聯

5、視覺化專案管理

cornerstone提供【**、分欄、看板、甘特圖、日曆、統計、周彙總、分類導圖】八種檢視,方便企業成員通過多種角度檢視專案,全方位了解專案狀況,下面著重介紹以下幾種檢視:

甘特圖(重點推薦)

cornerstone的甘特圖功能可方便管理者弄清專案的剩餘時間,評估工作進度,調整工作任務,更好地把握專案的整體。

統計檢視

cornerstone提供報表和統計圖,可檢視團隊總體任務狀態,也可檢視團隊成員個人工作貢獻,便於把控總體專案程序。

燃盡圖

cornerston燃盡圖展示了專案的所有程序,提供預期與實際狀態的評估,可幫助專案經理隨時進行專案偏差分析,及時調整專案方向,規避風險。

儀錶盤

cornerston在視覺化的平台活**上,支援任意自定義不同緯度統計卡片,可大大方便專案經理全⾯掌握項⽬進度和團隊表現,了解每位成員⼯作產出與⼯時,提前化解潛在風險;同時⽀持⼀鍵分享卡片內容。

6、 專案風險實時監測

在專案開發中,很難找到乙個沒有風險的專案,在所有專案的發展階段,可能都會出現,不可預見情況和風險。通常情況下,不可預見的情況和風險都會影響任務的持續時間、進度、期限、預算、參與者等。

如果你從事的是乙個長期而複雜的專案,為了避免不可預見的支出,專案花費太長時間,以及效能質量的惡化,任何管理者都應該提前計算所有風險。cornerstone中管理者可根據專案建立情況,可實時更新專案狀態,預警專案風險。

總結使用專案管理軟體並不意味著專案經理沒有能力管理好專案。每個人都會在某些特定時候需要幫助,乙個專案管理軟體正好可以給專案經理提供其所需的幫助,讓他能更高效地管理專案。

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