在推進專案質量管理、配置管理等工作時，積累了一些工作方法，經過歸類總結，其主要過程為收集工作資料、理清專案現狀、形成方案組織資源、執行工作、制定看板定期回顧深思，這種工作步驟與gtd方法類似，目標也是趨同的，因此整理出具體工作方法形成案例，供以後的專案管理工作參考。
gtd（getting things done）是一種時間管理的系統性方法，一方面讓你全面掌控工作和生活中的事務，減輕焦慮，提高效率（正確高效的做事），另一方面讓你把握視角，讓你把主要精力集中在有意義的事情上（做正確的事）。
gtd提供了三種模型，分別為掌控工作流程、合乎自然的規劃、關注層面。結合當前我所在專案結構中的管控層和實施層來理解的話，管控層關注層面的視角主要為行動、專案、責任範圍、目標、願景、宗旨原則等六個高度，而實施層主要從收集、明確意義、組織整理、深思回顧和執行等五個階段來掌控落實具體事務。
gtd的三個原則為養成收集的習慣、確定下一步行動、學會關注結果，對關注結果這一原則個人理解跟專案管理中所提到的價值交付是相同的。
1.專案概況及工藝介紹
在新系統建設專案中涉及到眾多的子專案，參與人員眾多，如何有效的管理好專案質量是在專案規劃時就需要考慮到的一大難題，在制定專案章程時，我們從評審管理、交付件管理、配置管理及**商管理等方面規劃了質量的控制和保證要求，並在質量管理計畫中明確了專案不同階段通用的檢查標準，並考慮到每個子專案由於其系統的不同和實施**商不同，其具體的質量保證也應該不同，所以要求各子專案都需要根據通用的檢查標準制定符合自己專案特點的質量管理計畫，並按計畫執行質量活動，定期形成質量報告。
2.遇到問題
自2023年3月份**商入場工作後，由pmo質量經理牽頭與各層級質量經理不斷溝通，細化質量管控及質量保證措施，發現質量活動中的難點。在質量工作開展的過程中主要遇到以下幾個問題：
（1）管理層級複雜，溝通效率低。雖然專案初始階段規劃了實施層中每個子專案甲乙雙方都配備質量經理，由甲方質量經理對質量總負責，**商質量經理負責**商內的質量保證及質量控制，但在具體執行過程中發現推進困難，甲方質量經理均為兼職，無法主動開展質量活動，同時由於多層級的情況，也出現了溝通效率低下的問題。
（2）管理要求傳達失真，一線質量經理不知道如何開展工作。由於溝通效率低問題的存在，各子專案在質量方面中普遍存在甲方如何要求，**商就如何執行的情況，質量管理責任主要由專案經理負責，很少有主動設定質量經理全權負責開展質量工作的情況。
由於以上問題的存在，導致專案開工近5個月，質量工作在**商內部仍然得不到有效推進。
3.工藝改良
（1）收集。在意識到質量管理落地問題後，pmo質量經理從生產條線及資料條線下手，逐個包對甲方專案經理質量經理、**商專案經理質量經理進行了訪談，記錄了詳細的訪談資料。並且查閱已經提交的質量管理計畫，對出現的問題詳細整理，納入到質量管理faq清單中。
（2）理清。對收集到的資料進行整理歸類，通過魚骨頭等方法找到問題的主要原因根本原因，對症施藥。經過對問題的理清，再次明確了質量管理的目標，並確定了初步的工藝改良方案計畫。
（3）組織整理。對通過現狀問題整理出來的初步工藝改良方案進行詳細整理，形成了具體可執行的方案，主要包括：重構管理結構，將質量管理與專案實施分開管理，基於流程和內容兩個方面來抓質量，制定**商內部質量保證提公升細化指引，pmo質量經理直接與**商質量經理組成質量專項組，明確**商質量經理為所負責子專案質量第一責任人，確定通過評審、測試、規範掃瞄、專項質量控制活動等方式把好質量控制關。
（4）深思回顧。改進方案匯報領導得到批准後要思考的就是怎麼執行落地的問題，所以必須對方案的關鍵點進行深思回顧，在質量活動開展過程中需要投入資源（主要為專案經理等人力資源和時間資源），如何有效的將資源組織起來成為一大難題。
（5）執行。8月份，pmo質量經理根據已經收集到的資料整理形成了第一期專案整體質量報告，於8月30日在領導小組辦公室會議上進行了匯報，並將質量管理提公升方案同步通知到**商專案總監，同時於會後發出三次郵件通知**商總監明確專職駐場質量經理並在pmo備案。10月中旬，形成了第二期總體質量報告，對標第一期發生的變化，提出專職駐場質量經理的重要性，經過近乙個月的有效組織，最終形成了包括3名pmo質量經理和21名子專案質量經理的專項質量組織，並確定了定期溝通會和各種溝通渠道的答疑機制，保證了所有質量問題高效得到解決。對於時間資源，經過與計畫進度組溝通協調將質量活動時間納入專案總體計畫，保證了質量活動有時間得到執行。
4.結果
目前專案質量管理已經按照新的工藝有條不紊的進行，在整個質量管理組織中，通過幾次優秀質量經理分享、問題分析研討等方式提公升了質量經理們的技能，質量管理效果得到有效強化。
1.專案概況及工藝介紹
以下所講的配置管理主要為文件管理，在新一代專案中，要求嚴格遵守敏感資訊保護及保密機制，而在專案實施過程中，不同的子專案需要不同的資料輸入才可以完成相關工作，甚至有些工作是有所依賴的，需要某一子專案的交付檔案產出後才能開始某項工作。如何做到所有檔案在保護保密的原則下高效分發共享，成為擺在配置管理員面前的乙個問題。在初始規劃階段，配置管理規定裡對檔案進行了分級並制定了工藝流程：敏感類資訊在敏感資訊平台上儲存並由配置管理員嚴格按照許可權分發，其他工作類資訊在專案管理工具平台上儲存流轉，所有擁有平台賬號的人員均可見。
2.遇到問題
專案管理工具平台上的檔案管理基本正常，但在敏感資訊平台執行期間發現了一系列的問題：
（1）各種使用場景複雜，無法統一規範配置流程。專案中定義為敏感資訊類的檔案一般為專案中的重要檔案，尤其是交付件類，涉及到多輪次的評審共享等查閱情況，另外由於很多參考資料需要在該平台上共享，如何有效的識別這些場景，形成高效的流程，成為一大難題。
（2）交付件交付不能得到有效統一。專案前期，專案中人員對交付意識不高，交付件形成之後並不會及時交付，甚至不知道如何交付。
3.工藝改良
（1）收集。配置管理員主動收集所有配置需求，由被動接收需求到主動服務，對所有可能產生的場景進行記錄。
（2）理清。有了場景需求的資料積累，並經過加以分析，對需求進行大道至簡的歸類，提取出兩類主要場景：一類是檔案已經在平台上，人員對應的賬號需要增加相應的許可權，如評委評審檔案等，此類為新增許可權類；另一類為檔案產出者明確將檔案共享給某個組織或者某個人，主要涉及徵求意見或者檔案為其他人的依賴的情況，此類為檔案共享分發類。另外每個子專案內需求主要為輸入參考資料和輸出交付件。
（3）組織整理。將以上場景梳理清楚後，就涉及到如何制定場景的細化流程的問題了，對於新增許可權類需求因為涉及到許可權的審批，因此制定了新增許可權申請流程，對於檔案共享類，因為是檔案產出方主動發起，實行檔案共享備案記錄下過程即可，根據以上情況對原有流程進行細化改良，形成了《敏感資訊共享平台新增許可權及檔案共享指南》。對於子專案內的需求，在每個子專案設定對應「交付件提交」及「參考資料」目錄，分別解決其輸出和輸入的需求，交付件產出後由專案經理負責交付到「交付件提交」目錄下，並發起交付件入庫申請，由組織級配置管理員執行入庫操作。
（4）深思回顧。以上流程工藝改良，將配置管理員的工作從被動變為了主動，結合《交付件控制表》能夠有效**需求發生的時間，預留時間及時響應，對工作有效。
（5）執行。2023年7月份，根據新調整的試行組織結構，配置管理員對敏感資訊平台從職能型部門及專案制組織進行了目錄結構的調整，明確了部門負責人及專案經理對所負責部門及專案的許可權，同**審組長對評審組有負責許可權，通過以上目錄調整，將所有人員賬號按歸屬組織預設開通相關許可權，所有檔案按歸屬組織及分類結構化儲存，對於涉及新增許可權或檔案共享的按《敏感資訊共享平台新增許可權及檔案共享指南》辦理。
4.結果
配置管理流程工藝改良後，配置管理工作效率大幅提公升，以最小的配置管理員資源投入支撐了全專案的文件需求工作，目前流程執行穩定，任何文件配置類需求在得到批准或備案後均能當天辦理完畢。
1.xmind。xmind是乙個全功能的思維導圖和頭腦風暴軟體，為激發靈感和創意而生。在進行頭腦風暴的過程中，思維導圖可以很好地將腦袋中的想法視覺化。在理清想法和思路的基礎上，助你想出更有創意的解決方案，更好地提公升創造力。
專案管理有其五大過程、九個知識領域和四十四個過程，系統性的將乙個專案進行了框架性的指引；而gtd是以把事情做完為目標，以五個階段三個原則對時間資源進行管理，提公升工作效率。如何將兩者有效的結合，需要不斷的實踐。
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