誰不喜歡開會? 事實上，很少的人喜歡。本文作者向專家們討教了如何能在縮短會議時間的同時，取得最大的成果。
會議，無論是預約的，還是臨時的，進行得不好就會成為雷區。參與團隊討論、被公司召集匯報最新情況，甚至只是匆匆趕個過場，都很容易占用你45分鐘。被開會占去時間後，你會覺得好像沒有空去做真正的工作。
eshare的調查發現平均來說，乙個員工每週參加4.4次會議，其中超過一半的會議被認為是不必要的，原因顯而易見。但進行的很好的會議的確會讓房間裡的每個人都受益。在這裡，我們就如何讓會議更有效率與專家們交流。
一.每週三為無會日
不必要的會議不僅浪費時間，還能讓人真的睡著。在最近一項由皇冠假日酒店及度假村集團在歐洲進行的一項研究中，34%的人承認自己會在持續時間過長的會議上打瞌睡，23%的人見過有人打瞌睡。
完全沒有會議的一天是讓人們重新評估時間的一種有效方式。將會議時間減少20%，會產生一種稀缺感，並能鼓勵人們重視那些他們決定參加的會議。工作效能專家阿比蓋爾.愛爾蘭說。
週三是作為無會日的最佳時間，因為它讓你有時間停一下，評估並為周四周五做規劃。愛爾蘭說:」這是乙個很好的機會，可以重新評估即將到來的會議並果斷作出決定，是放棄、授權他人還是選擇參加。」
二.站立式會議
聖路易斯華盛頓大學的研究顯示，站立式會議不僅減少在會議裡的時間(在會議室人們不可能太自在)，也能讓員工更興奮的分享創意，甚至，還能減少每個個體的領地意識。
搜尋引擎技術公司tecmark公司的戰略搜尋主管蒂諾•特里斯特表示，站立式會議極大縮短了辦公室的會議時間。他說:「我們的會議有時會超過90分鐘，而實際上不超過30分鐘就應該能搞定問題。」 用站立式會議方式後，時間被縮短了一半。人們比從前更簡潔，但同樣積極主動。站起來能幫助團隊成員直達目標，並更自信地表達出來。」
三.避免陷入一系列無效會議的漩渦
1. 提前準備
根據團隊協作平台 attentiv提供的資訊， 美國63% 的會議是在沒有預先規劃的議程的情況下舉行的, 這意味著很多人走進小組討論時並不知道原因。
英國亨利商學院領導力發展和領導力行為學副教授克萊爾·柯林斯博士說, 經過恰當準備的會議能讓每個參與的人受益。這意味著到會前閱讀相關資訊,知道議程是什麼, 人們想實現什麼。
準備工作應包括一套對會議預期結果的描述。與會者應帶著他們的背景材料和所需的任何資料來參加會議」她說。」超長時間的討論很少能比精簡的事實與理性決策更有成效。
2. 推敲到會者名單
「邀請需要參加的人，」行政諮詢公司saunders and lee的一位認證私人秘書路易絲•李表示。「當你制定議程時，很容易發現有有些明確的會議內容是只針對特定人群的，所以只需要他們參加即可。」
如果乙個議程內容需要涉及整個部門或工作組怎麼辦? 「那就由團隊幫一位代表大家參加會議的同事提前做好介紹，這意味著在會上需要花時間去傾聽的聲音更少，」李說。
3. 規劃座位
在20世紀60年代，環境心理學家robert sommer對教室空間環境和學生如何參與度之間的關係做了研究，此後這些成果就被應用到會議室的行為中。
「乙個簡單的技巧是讓座位安排有利於產生會議所需的思維模式」。個人和企業教練理查德•哈里斯(richard harris)表示。「例如，如果乙個團隊想要達成協議，那麼讓他們坐在同一張桌子的一邊會有助於達成協議。
「如果你想要乙個會議負責人，那就把他安排在桌子的最前面；如果你想要乙個房間裡更平等的態度，就把大家安排在圓桌旁。如果你想要進行一場生動的討論，那麼坐在桌子兩端，就會產生一種微妙的對立感。想想下棋時，兩個對手面對面坐著。」
4. 擁抱22分鐘會議
「不知何故，會議時間通常被設為30分鐘或乙個小時」，績效管理軟體公司clear review的首席執行官斯圖爾特•赫恩(stuart hearn)表示。「問題是，企業往往會成為『帕金森定律』的受害者。該定律規定，完成一項任務所需的時間會不可避免地增加，以填滿分配給它的時間。」
這就是為什麼他的公司決定實行更短的會議——管理層和員工都嚴格遵守時間，以確保每個人都能成功。
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