表單排版 流程引擎 OA流程表單的認識及優化

2021-10-14 17:27:33 字數 2321 閱讀 8247

流程表單分為兩部分,流程及表單;表單其實也是流程的一部分,但表單內容較多,所以單獨劃分。

流程主要是流程節點、流程流乾、流程處理、流程日誌、流程許可權,表單就是頁面互動的內容。

流程節點可以設定展示的先後順序,但也要能設定節點是否有效。

有的節點當時有用,特殊時期又不能用,但如果以增刪改查的方式來管理,容易影響進行中的流程例項;所以直接根據是否有效來判斷展示節點(無效節點則不展示,自動跳過)是最簡單快捷的方式。

2)節點流向

3)節點變更

節點變更一般是進行中的流程(不在條件跳轉規則內)跨節點跳轉,已結束的流程要退回來重新流轉;通常是通過流程管理中心人工更改,比如流程例項管理,管理員或特殊人員人為更改節點,流程日誌記錄操作資訊。

但人工操作過程會增加申請人與修改人的溝通時間,可以在流程上新增節點修改申請按鈕,申請人提交申請時填寫節點更改原因;根據設定的申請條件觸發審批或者直接到修改人,節點更改後系統通知申請人;不僅可以保留修改原因,規範流程,也減少溝通成本。

4)節點處理

流程大多是一條主流,但現在流程引擎有專案管理的多工執行要求,所以會涉及支流。

例如業務訂單處理多個小任務需要不同人同時執行,如果只有一條主流,只能順序執行,不能有效管理各小任務進度;如果主流能生成支流,支流也能匯入主流,在主流程頁面能有效管理分支,那流程引擎也能實現專案管理。

日誌主要是為了出現問題有跡可循,最好全面覆蓋。

正常情況下,流程和表單做的所有操作都應該有痕跡,但很多常規痕跡是無效的,如果都保留會浪費伺服器空間,影響訪問速度;但有的資料又很重要,不能輕易修改,如果修改必須留下痕跡,所以需要根據使用要求保留日誌內容。

流程日誌主要是節點處理痕跡、表單操作痕跡:

流程許可權主要分為流程處理許可權(發起、審批、特殊處理),表單字段許可權:

1)處理許可權:設定流程發起和審批的許可權,流程結束後允許退回的許可權:

2)字段許可權:欄位在不同節點,對應不同處理人增刪改查的許可權;例如同乙個字段,業務員節點無法填寫,主管節點允許填寫,職能部門節點不允許填寫但允許檢視,或者同乙個表單在不同節點看到和可以操作的字段都完全不一樣。

表單內容一般由基本資訊、邏輯主體、補充說明三部分構成:

邏輯主體:流程的主要部分,相當於流程的詳細描述,涉及邏輯互動、資料互動等,比如合同具體成交的業務型別、費用、數量、付款和回款資訊等。

字段設定個性化、靈活性越高,流程引擎能面向的使用者則更廣,能達到的管理要求也更高。

1)字段排版排序:字段排版、排序要符合使用者使用習慣,有邏輯關聯的字段要放一起,不要隔開;例如:客戶姓名後放了一堆合同資訊,最後又放乙個客戶位址,這樣填寫和審批都不方便,打亂使用者思維;合理的排序在資料列表展示或匯出時都省事不少,表單在使用過程中會不斷優化調整,優化後的字段頁面上也要及時取消,避免增加頁面空值字段。

2)字段檢視許可權:有的字段比如上傳的附件資料,不允許某些節點處理人查閱,則會限制檢視。

4)字段留痕:字段修改和留痕關聯,重要的字段修改後如果找不到修改人只有系統背鍋。有的字段在員工節點填寫後,上級節點需要再確認修改;或者流程已結束再修改字段內容的情況就需要將修改痕跡保留下來;留痕就是日誌,需要考慮痕跡的重要性,如果重要性不高的字段就不必設定留痕,浪費伺服器空間。

5)字段唯讀:自動填充的關聯資料有的能修改,有的不能修改,如果有唯讀這個控制開關便能更好管理,預設情況應該將自動填充的關聯資料都設定唯讀;設定了唯讀的字段,一定要關閉必填屬性,否則當關聯資料空值或者關聯失敗時,使用者是無法提交表單的,設計者應該避免犯這種常規錯誤。

6)修改字段值:很多流程結束後但需要修改頁面內容,需要考慮是否允許不通過節點,直接更改頁面表單值,如果允許直接修改已有值,那必須得留痕;但應該盡量避免這種情況,如果直接修改已有值會讓流程規範變得更難,使用者對於規範會越來越不重視。

1)頁面字段資料:表單除了要手動輸入的資料外,還有很多資料是由其他表單關聯過來的;選擇關鍵字段後會自動帶出關聯資料,有的表單可能乙個欄位都不填,開啟流程所有資料都自動填充了;有的資料也只需要選擇關鍵字段就自動填充;常規人事、行政審批對資料串聯要求不高,但財務或者業務,邏輯關聯性較強,涉及資料多,資料串聯就變得非常重要。

2)流程相關資料:除了自動填充表單字段資料外,還要將影響審批判斷但表單上沒有的資料體現出來,便於審批;例如專案請款,同乙個合同所有的請款歷史、專案資訊都應該展示出來,讓審批人能快速做審批判斷。

題圖來自unsplash,基於cc0協議。

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