通過搜尋文件內容 加標籤 備註等快速查詢文件

2022-01-13 11:03:20 字數 1900 閱讀 9407

找不到文件,感覺雜亂的解決方法

對於文件管理,您是否感覺到下述問題:

明明有,就是 找不到文件?

為什麼感覺文件這麼雜亂呢?

解決方法當然是整理和知識體系化。但這種高大上的理論,實際上,很難去落實。

有沒有一種隨心所欲、又能較好解決文件管理的上述難題的方法呢?

文件大師經過近10年的摸索,總結出一些方法,變成了軟體功能,能較好的解決上述問題。

根據資源管理器不適合作文件管理,做了四個方面的改善

以檔名瞬間搜尋為核心,搭配“檔名”可以隨時修改的功能

隨心所欲的給文件“加標籤”,寫備註

給一個文件,多個分類

將相關的文件,綁在一起,讓它們總是同時出現

具體來說:

以檔名瞬間搜尋為核心,搭配“檔名”可以隨時修改的功能

瞬間通過檔名找到文件,是文件管理的核心。

如圖一:在1.5萬個文件的知識庫中按檔名瞬間、實時搜尋。

要更好的利用這一功能,當然是“檔名”能隨時修改,不受文件是否開啟等影響;因為想修改檔名,當然是閱讀文件時來了靈感,如果這時要關閉文件後修改,不但麻煩,也可能丟失了靈感。

所以,文件大師實現了檔名瞬間搜尋功能的同時做到可以隨時修改檔名,這兩個功能的搭配使用;

真正發揮出“檔名瞬間找檔案”的優勢。

(圖一 在1.5萬個文件的知識庫中按檔名瞬間、實時搜尋)

當然,優化檔名,是一門學問:

a. 檔名是要讓自己,一目瞭然看出文件寫的是什麼內容

隨心所欲的給文件“加標籤”,寫備註

標籤和文件的關係是“弱關聯關係”,即你可以隨時為文件加上任何認為相關的關鍵字作為標籤,

當然也可以隨時刪除掉。

加標籤當然是為了需要用時,更容易過濾出自己想要的文章。

文件大師提供了三種標籤的搜尋方式:(如圖二所示)

a. 單個標籤過濾

b.多個標籤組合過濾

c.查詢含有標籤名稱的文件

(圖二 三種和標籤有關的搜尋方法)

給一個文件,設定多個分類

分類和文件的關係是“強關聯關係”,反映的文件本身固有的特徵屬性,一般不會隨時間而改變的。

正是這種強關聯,想找某個文件自然最容易想到檢視分類。

文件大師提供了四種分類的搜尋方式

a.穿透顯示,點父分類,可以直接檢視子分類中存放的文件

b.分類定位,根據關鍵字快速定位分類,而不用一層層展開才能找到分類

c.查詢含有分類名稱的文件

d.指定按分類範圍來搜尋文件

(圖三 和分類相關的三種搜尋方式)

將相關的文件,綁在一起,讓它們總是同時出現

如一本書的ppt,可能是分章的。在資源管理器中,一般是放在一個資料夾中,但這是不方便加標籤的、進行多個分類,所以作為文件集整體出現是較為理想的做法。

(圖四 文件集-多個文件按順序繫結在一起)

當用熟了上述的強大功能,就能擺脫資源管理器只能按檔名慢吞吞搜尋的約束,也能突破everything無法和知識體系強關聯的缺陷(文件大師的文件和知識體系是一個有機體)。用多種方式找到文件的同時,不斷完善自己的知識體系,達到知識體系化,是學習成熟的重要標誌。

快速搜尋,並且方法多,就能不斷改善文件管理的有序化等。可以這麼說,文件大師用的時間久了,思想就會發生質變的。質變時,也意味著人生上了一個新的臺階,逐步和肉體的苦和精神的苦說再見。