如何寫專案方案 從資料準備到書寫技巧

2022-05-03 08:57:07 字數 4076 閱讀 2997

在工作中,除了技術工作之外,我們也經常需要寫一些專案的方案,當然如果公司比較大,崗位分工比較細,可能不存在這個問題。如果公司規模不大,比如我們公司,人不多,就要把自己鍛鍊成全面手,寫方案是乙個不可或缺的工作內容。以下是我在公司裡面寫技術方案的一些體會,希望對大家有幫助。

1 積累參考資料

一般我們寫方案,比如專案申請方案,根據申請專案型別範圍等要求,首先是要有乙個大概的方向,選擇乙個什麼樣的專案,做專案的輪廓等等,可能我們手頭有相關的資料可以參考,也可能沒有,如果沒有,就需要我們自己去查詢一些資料,可以是別人寫過的專案申請方案或者是一些相關的**,也可能是網上的一些資料或者公司內部的一些資料。資料找到之後,提取對自己專案有用處的一些思想或內容,消化吸收之後,加到專案的方案中去,就完成了資料的使用,為了以後繼續使用資料,還需要把資料進行分類,把不同型別的資料進行合理的分類,按照容易組織和查詢到方式儲存起來,乙個是為了當前專案的編寫,再乙個也是為了以後寫類似專案有乙個資料基礎,不用再做重複的查詢工作。

圖 積累的文件資料分類儲存

這個階段主要是乙個知識資料積累的階段,在這個過程中,還有乙個需要注意的地方是,我們寫專案要注意平時多關注一些行業的動態,行業的技術發展,這樣碰到些專案的方案,就不會抓瞎,通過對技術前沿的了解,可以在寫方案之前,就會對專案方案內容有乙個方向的把握,查詢資料的時候,就不會太盲目,這也要求我們平時多關注技術或者行業的發展資訊,慢慢養成習慣,讓學習永遠在路上。

2 對專案方案的總體把握

我們寫專案方案,需要對方案有乙個總體的了解。比如,專案的**,專案方案的審閱流程等。比較常見的是某個行業的管理部門,需要做一件事,可能涉及到很多單位共同完成,每個單位會分一部分工作,同時也會分一部分資金。我們作為單位之一,就要向管理部門負責,這時候的方案主要是要把分配或者爭取的事情闡述清楚,分析好實際的情況,提出存在的問題,最後給出解決辦法,特別是要找出工作的痛點,把工作痛點講明白了,解決的辦法和途徑說清楚了,基本就問題不大。

總體把握方案,主要是想一想看方案的人最關注的的問題,在方案裡有沒有體現。如果爭取的是投資人的資金支援,就要知道投資人的目的是什麼,如果是為了賺錢,就要在方案中體現專案的賺錢能力,可能是商業模式或者前景或者技術優勢等等,如果單純的投入錢就是做一些固定的事情,就要在方案中體現這個事情按照方案能夠做成,方案內容主要闡述做法的合理性,完成任務的能力等等。

圖 全面考慮專案的問題

總體把握方案還有乙個重要的方面是對專案內容和經費的匹配,根據經費情況,確定專案的範圍,不能把專案的範圍定的過大或過小,兩種情況都會被評審的人質疑,範圍過大,會被質疑能不能完成任務,範圍過小,會被質疑經費被誇大,這兩種情況都應該避免,這就需要我們制定大致合理的專案範圍。

3 注意專案的側重點

我們寫方案的目的,是為了讓專案方案通過審核。最主要的就是多考慮審核人關注什麼,從而對方案進行分類,根據方案型別的不同,採取不同的策略。暫時想到兩種型別的方案,我們針對這兩種情況闡述應對方法。

3.1預算類方案

這一類方案,主要是申請資金的支援,一般的寫法也是先寫概況,再寫存在的問題,有哪些需求,針對需求應該採取什麼樣的措施,後面是技術路線,功能設計,方案設計,社會或經濟效益,風險情況分析,實施的方法步驟,專案預算等等,這裡面每部分內容都應該寫,最重要的應該是專案預算。

專案預算有兩方面需要認真編制,一方面是出資方對預算的要求,比如有哪些費用不能列支,有的不能有會議費,有的不能有出差費,有的不能有勞務費等等,嚴格按照要求來,如果沒有按照要求編制,輕者這部分費用被砍掉,重者專案方案不能通過,所以一定要弄清楚預算要求,嚴格執行。另一方面就是預算要合理,也就是對於專案的每一項,要有乙個合理的預算,比如乙個商品管理系統,預算100萬,就要說明這100萬的合理性,有沒有類似功能的系統,和這個預算差不多,是直接購置還是自己開發,要說明理由,如果自己開發,還要把工作量進行統計,估計每一部分預算,分得越細越好,分的細說明對專案了解的比較深入,當然也可能是自己有這個系統,只需要按照實際需要進行部分調整,所以會寫的很細,這樣投資方也會比較放心。

圖 乙個預算表示例

預算編製最重要,也並不是說其他的內容就不重要,其他的內容是對預算的支撐,首先是有方案中的事情要幹,所以才要求預算經費,這是個因果關係,所以要做事情的實際情況,需求的分析,應對的措施也不能馬虎,也要有所依據。

3.2內容型方案

預算通過之後,就會注重內容的編制,比如投標檔案,一般都是已經有預算了,招標檔案會寫清楚要做的事情的要求以及預算**,投標主要是把事情描述清楚,當然投標**也很重要,招標是希望花最少的錢把事情辦好,落腳點還是要把事情辦好,也就是重點考察方案內容,在這裡我們姑且稱這類重視內容的方案為內容型方案,編制這類方案就要把內容本身列為重點。

該類方案的重點部分是在解決措施上,需求已經比較明確,就看如何來根據需求,提出解決方案,比如乙個辦公自動化系統,就是解決辦公過程中效率低下的問題,如果我們通過調研,了解到甲方在辦公中存在的具體問題,一一羅列出來,然後針對每個問題,都提出相應的措施,優化整個辦公流程,將優化後的辦公流程與原來的進行對比,能夠顯著提高辦公效率,而且使用方便,使用者體驗好,這樣甲方就會很容易認同你的方案。同樣的道理,對於其他的類似問題,解決辦法也是類似,只要找到需求的痛點,並很好的解決,就是乙個好的方案。

4 用到的寫作技巧

在實際寫方案的過程中,還可以運用一些技巧,能夠使方案更充實。

4.1 軟體開發步驟的寫法

按照軟體的構建方法,我們寫軟體開發步驟,應該是調研、需求分析、總體設計、模組設計、詳細設計、軟體開發、軟體測試、試執行、執行、維護等順序,這也是具體開發軟體系統的順序,但這麼寫軟體開發可能會有乙個問題,一般我們前期都會對軟體有乙個大概的認識,比如總體架構,功能模組等環節能簡單寫寫,詳細設計及以後的環節我們就寫不出內容了,因為我們還沒有做這一部分工作,所以即使寫出來,也是很寬泛的,沒有實際的內容,只能寫一些放之四海而皆準的話,或者叫做正確的廢話。

這個時候,我們換個思路,不按照開發的整體推進過程來寫,我們可以分模組寫,比如第一步先做1、2、3模組,中期做4、5、6模組,最後做7、8、9模組,由於我們對於系統的模組能夠說一些內容,所以內容就會顯得比較豐滿,不至於言之無物。

4.2 多畫圖多列表

我們寫方案的時候,很容易陷入到文字內容的雕琢上,但對於看方案的人來說,可能時間會很短,比如方案給評審專家,方案可能好幾百頁,專家們可能要在20-30分鐘看完,然後花很短的時間給出是否通過的判斷。如果全部都是文字,估計專家看一會就看不下去,或者就是看看題目,大概的掃一眼具體內容,這樣很容易漏掉方案的關鍵資訊。

圖 圖表示例

為了讓方案更容易讀懂,我們有必要對方案的內容進行提煉,用圖說話,將主要的內容用圖表現出來,看方案的人只要看圖,很快就明白方案要表達的資訊,畫圖的過程也是乙個凝練內容的過程,也是乙個思考的過程。如果是很多的資料,更應該用圖表來表現,讓人看上去一目了然,不用自己再費勁的去資料中查詢。

5 注意細節

最後要說的乙個問題,就是在寫方案的時候,要注意細節。我們的方案很少一蹴而就,直接提交,一般都要反覆修改多次,這時候要特別注意乙個地方的改動,相關聯的地方是不是需要跟著改動。比如預算編製裡面的金額,經過多次修改調整,單項預算加起來是不是還等於總預算,金額的單位是元還是萬元,同一筆預算在不同的地方出現數字是不是一致等等,這些問題如果出現,被細心的評審人發現,就是大的問題,白字黑字,評審人不會為你的疏忽去擔責任,這類問題,可以通過反覆檢查,多人交叉檢查來規避。

圖 粗心大意將金額多寫了個零

還有就是我們在寫方案的過程中,可能會參考很多其他方案的資料,不要原版拷貝到自己的方案,要一句一句的讀一讀,如果大段摘抄,很容易把名稱或者資料弄混,經常會出現給李四寫的方案,卻稱呼張三的情況。類似的情況也都是通過細心檢查來排除。

6 結語

關於寫方案的一些想法,從積累資料,到全域性把握方案總體方向,從方案側重點到寫作的一些技巧,還有寫方案應該注意的細節等,希望這些內容對大家有啟發。當然,我們沒有考慮其他的因素,僅僅是從準備方案本身來描述,實際的環境中,可能會複雜的多,可能不是方案能夠解決的。

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