企業工作流設計原則及多專案整合開發注意事項

2022-07-11 18:48:09 字數 3100 閱讀 8864

在現代企業管理和運作中,規範化的企業資訊系統工作流已經成為其重要核心和靈魂。越來越多企業與組織為了替代原本的紙質申請和審批,紛紛在公司管理和運轉中引入審批工作流,用以提高公司的運轉效率以及規範化相關管理制度。

一般來說,資訊化工作流內所包含的內容基本都大同小異,但其內部邏輯資料的處理卻有所區別,大致分為以下幾點:

一.角色

每個人在組織或者企業中的崗位職責和層級都不同,需要完成的任務也不一樣,所以與其相匹配的許可權也有所不同。在審批流程中,大致劃分為兩類:

1. 發起人

發起人是乙個流程的主要關係者,是最關心審批進展的人,發起人完成的主要是事務性、操作性的工作。從發起人的角度來說,在建立完審批事項後,還需要完善相關資訊、催促審批人及時處理、跟進駁回修改意見、重新提交。

2. 審批人

審批人需要完成流程中的決策性工作,因此在審批人的視角,內容和操作都應該盡量精簡:只展現出最重要的資訊,避免過多資訊影響判斷,只進行必要操作,不能有過多選擇或操作,且需要保留審批歷史,以便追溯。

二. 內容:提煉最小集合

由於審批事項的不同,所以其流轉內容也會有所不同。對於審批流程設計來說,需要在實際業務中提煉出最核心的內容,首先可幫助減輕發起人的工作負擔,其次可提高決策的準確性和效率。

例如乙個請假審批流程,核心就是請假時間、事由和請假型別;而乙個立項投決的審批,則需要重點展示立項會的表決結果,同時還需要把會議記錄作為附件帶上,以便在必要時可以檢視,在互動上,這裡同樣需要注意內容的歸類、收納。

設計要點在於盡可能精煉內容,要注意保留必要內容,但凡是系統可自動獲取的資料,就盡量避免發起人手動輸入預置的常用內容,用選擇的方式替代輸入的,同時也能提高內容規範性。

三. 流程

1. 自主選定審批**程

這是一種比較輕量、靈活的審批流程形式,適用沒有標準化工作流程的小規模企業。當流程發起人發起審批事項時,需要自動選擇下乙個環節的審批人,而下乙個環節的審批人審批通過後,可以選擇繼續流轉到再下一人,也可結束這個流程。

2. 序列流程

只有當每個環節的審批人通過流程後,才會進入到下一環節。每個環節的駁回,可以根據業務需要,設計成駁回到發起人、駁回到上一環節或回到指定環節重新審批,或兼而有之,作為選項供審批人選擇。

3. 並行流程

並行流程是審批環節需要多人(角色)審批同意才算通過,有兩種方式:任意一人審批通過即進入下一環節 & 必須所有人審批通過才進入下一環節。

上述第乙個方式比較好理解,而後者和序列流程容易混淆,即同樣是要多個人審批,但一種是同時,一種是分時。其具體區別是審批人是否為同乙個級別,並行的方式其實類似於同級別的會簽,而序列方式適合有上下層級關係的情況。

並行流程的駁回則相對簡單,一般為只要有乙個審批者駁回則該環節即算駁回。

4. 條件觸發流程

條件觸發流程在審批工作流中也比較常見,某個審批環節要由誰(角色)審批,需要取決於條件判斷。例如金額低於1萬元由財務總監審批通過後即結束,金額在1萬元以上則由副總裁審批通過後即結束。

5. 混合流程

顧名思義,混合流程就是混合了以上幾種流程,還是以上述金額審批為例,若金額低於1萬元,由財務審批通過後即結束;金額在1萬元到10萬元的,需要先由財務審批,之後交由副總裁審批通過後即結束;金額高於10萬元的,需要由董事長和總裁一同審批通過後才結束。

四. 動作

1. 通過

「通過」動作由審批人操作,是否需要輸入通過原因、通過原因是否必填需要根據業務實際情況決定。要點在於:簡單申請不需要手動填寫通過原因,或者提供常用選項,複雜申請可選擇手動新增詳情。

2. 駁回修改

「駁回修改」動作由審批人操作,與通過不同,為了方便發起人修改與優化,駁回原因一般需要設定成必填項,否則發起人或前一審批環節的參與者將無法獲取被駁回的理由、和修改建議。駁回修改可根據業務需要,可包含以下三個邏輯:

駁回到發起人 & 駁回上一環節 & 駁回到選定的之前的某個審批環節。

3. 重新提交

「重新提交」由發起人操作,和駁回修改是一一對應的。需要注意的是,審批人審批重新提交的內容時,需要附帶上一次駁回的原因。

4. 取消

取消動作可選,一般來說是發起人取消,而不是審批人取消,原因如下:

審批人只關心審批事務過是通過還是駁回,取消和駁回含義容易混淆,要注意區分。當然,發起人是否能取消,可由配置項進行設定。

五. 許可權

許可權的控制貫穿在審批流程的方方面面,上述的角色、內容、流程和動作都會涉及到許可權的控制。許可權體系的設計是乙個大工程,在審批流程中,採用基於角色的訪問控制體系(rbac)是乙個不錯的選擇:

「基於角色的訪問控制體系,包括使用者、角色、目標、操作、許可權五個基本資料元素,每個角色至少具備乙個許可權,每個使用者至少扮演乙個角色,可以對完全不同的角色分配完全相同的訪問許可權,使用者和角色是多對多的關係。」

操作和許可權,其內容可區分為功能許可權和資料許可權,什麼人可以發起什麼審批,由功能許可權控制相應角色在審批流程中可見的資料,由資料許可權控制相應人/角色可以審批的環節。

六. 配置和擴充套件性

審批工作流的配置靈活度和開發複雜度成反比,具體要靈活到什麼程度,需要由業務需求決定。一般針對企業開發後台系統的靈活性相對較少,而面向多個企業的商業化的系統則靈活性要求高。配置的靈活性體現在以下方面:

審批流程的型別,可修改具體的審批環節,可增刪改的各個環節審批人/角色,可配置的審批相關的許可權。

七. 效率

工作流的核心目標是提高企業和組織的執行效率,如果線上審批流程效率還不如原來的紙質操作,那這個流程的設計就是失敗的,也失去了意義。因此,在完成審批流程的設計後,還需要花精力對流程的效率進行審視和優化。提公升審批流程效率,要注意盡可能精簡審批的操作,做好流程操作的引導。

總結審批流程是中後台工作流的基礎應用,我們在設計的過程中,把握的核心要點是「提高效率,規範管理」,在設計過程中要時時回頭審視,以免脫離了這個最重要的目標。

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