表單制定的目的一般是為了資訊的收集，它有別於統計報表，不能把二者混為一談；統計報表一般是對已經收集的資訊進行現分析、整理、彙總以後所形成的。所以二者在整個企業對系統的作用也會有截然的差別，表單首先是需求分析中重要的依據，是資料錄入系統前的表現形式，而統計報表是資料在進行系統後，再對系統原始的業務進行彙總後所得出；表單是面向業務的，統計報表是面向管理的。
根據以上分析，在進行早期的業務需求分析之前，暫時不需把統計報表類的拿入到需求分析之中來，那樣只會增加業務分析的難度和深度；只有在一定程式上把業務分析清楚後，為了管理的要求再把統計報表拿入進一步深化需求，合格規劃系統的資料庫設計。所以以下我也只針對醫院的主要業務表單的收集、整理方法進行解釋。
一、找出所有表單的共性，便統一管理醫院的所有表單：根據我的工作經驗，我把所有表單的共性抽象為表單編碼、表單名稱、表單目的和作用、制定表單的單位、表單流經的崗位、聯數、是否為電腦表單、是否為套打、表單的分類（詳見上篇表單分類）、對表單進行管理的相關制度等。
二、找出可以合併的表單，優化表單：根據表單的目的和作用、表單流經的崗位，把目的和作用重複、流經的崗位相似的表單進行合併，減少業務活動當中的表單。
三、整合表單內的資訊，優化表單的設計：由於歷史的原因，某些表單可能是一時應急而設計，由於時間倉促可能在內容和格式上都不盡理想，又隨著應用效果的良好，一直在沿用，此時可對此類表單聯絡相關的表單及資訊收集部門對表單進行再設計。
未完待續
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