企業如何實施專案管理：系統與應用
21世紀企業發展和管理的重點將從職能部門的管理轉向專案管理。常規職能部門的生產運作只需要由部分管理人才和藍領工人通過自動化的生產流程承擔，而大量的技術人才和管理人才將轉向開發新的專案。正如fannie mae公司的一位cio所說：「……一切都將成為專案，我們將按照此方式經營下去。」《幸福》雜誌也刊登文章說：「專案管理將成為未來的浪潮。在下乙個10年中，專案經理的隊伍將迅速壯大，成為我們所建立的組織中的核心人物。」 專案組能夠根據市場環境的不斷變化和客戶需求的多樣性，及時提供解決方案。專案管理的靈活組織形式能跨部門地充分利用企業的資源，促進企業管理體制和機制的改革，增強企業的活力和競爭性。
現代專案管理的特點
1.專案管理與公司戰略緊密結合
專案管理是公司整體戰略的重要組成部分。現代專案管理從企業的戰略出發，系統分析專案開發的外部商務環境、內部資源條件、企業文化和市場與客戶的實際需求。例如，某國際公司運用「專案地圖( project map)」對多個專案進行戰略排序。他們將新產品開發專案分成r&d、突破型專案、平台型專案、改進型專案和合作開發專案五大類，根據公司的戰略部署，確定資源分配比例：
這樣能夠按照企業戰略發展的方向和戰略目標，將所有的專案進行優先排列，保證重點專案的順利完成。
2.加強市場調研
專案管理的基礎是對專案的市場和客戶需求進行深入細緻的調研。市場調研的方法包括基礎調研，如實地考察、訪談、抽樣分析等。還要充分利用二手的資訊資源，如網際網路、資料庫和各種出版物。對於調查的資料要進行科學的分析，例如可使用spss等統計分析軟體，進行綜合指標分析和動態分析，根據分析的結果作出市場**，並對市場戰略和策略提出建議。
3.加強風險**和管理
專案風險**和管理是決定專案成敗的關鍵因素之一。風險管理規劃可採用定性與定量相結合的方法，根據可能出現的環境條件，對將來可能發生的風險做出**，並制訂相應的防範措施和解決方案。風險和機遇評估模式 (roam) 是一種比較典型的風險評估與管理的工具。它採用概率論的方法對專案的風險和機遇評估指標進行量化，最終把專案歸為四大類：高機遇和低風險，高機遇和高風險，低機遇和低風險，低機遇和高風險。並著重對後三種型別的專案進行管理和規劃。
專案風險管理還可用其他方法，如三點**、決策樹和蒙特卡羅模擬法等。根據不同的風險狀況分別採用：風險認可、風險適應、風險避免和風險轉讓的各種戰略。
4.實行專案目標管理
專案目標管理的思想體現為里程碑計畫。里程碑是專案工作中的主要檢查控制點。里程碑計畫通過建立里程碑和檢驗里程碑的完成情況來掌握專案的進度。目標管理特別適用於研究與開發專案。因為研發是乙個創造性的過程，很難清晰劃分專案活動和準確估計各項活動所需的時間和成本。應用目標管理的方法，可以將專案活動需要解決的問題設定為里程碑，通過檢驗問題是否解決來控制專案的進度。
5.專案實施過程中強調溝通與協作
曾經有機構調查得出，90%的專案失敗不是由於技術原因，而是溝通失敗。暢通無阻的資訊溝通是專案成功的關鍵因素。專案溝通包括與客戶的溝通、與合作夥伴的溝通和企業內部溝通。與客戶的溝通是專案溝通中的重點。專案的根本目的是開發出客戶想要的產品或服務。客戶參與專案開發的全過程有利於控制和適應專案的需求變化。2023年，standish group 對8000個軟體專案進行檢查發現，客戶的參與是專案成功最顯著的因素。與合作夥伴的溝通強調尋找雙方的共同點。有些企業運用通過「共同值取向矩陣」 將雙方的共同點記錄下來，作為合作的基礎。企業內部溝通要求建立統一的溝通系統和溝通渠道，如電子郵件、專案網頁、例會和報告等。
6.採用靈活的組織形式
現代專案管理從單一的組織結構轉到適應專案特點和客戶需求的靈活多樣的組織結構。跨部門的專案一般採用矩陣式組織結構。有些重點專案單獨成立乙個專案組並由總經理直接領導。部門內部專案往往採用團隊的組織形式。
7.從過分強調技術工作轉到人力資源的開發與培養
成功的專案把先進技術和有效的管理體制和充分發揮人的作用有機結合起來。例如，erp開發的經驗告訴我們，新的企業資源規劃系統的開發不僅僅是技術的開發，它同時深刻地改變了人們的工作方式、工作習慣、責任制關係和組織機構的形式。為了使系統的開發取得預期的目標，就必須改革企業的管理體制，有計畫地培訓有關人員，建立有效的組織溝通機制，為專案建立包括人、組織和技術三個因素在內的綜合性目標和標準。
8.建立完整的專案管理文件
專案管理過程中必須建立完整的專案文件。專案的文件包括以下部分：
專案建議書、專案可行性報告和專案批准檔案
專案概述和目標說明
專案總體規劃
專案實施的階段計畫和資源配置
專案的進度報告
會議記錄
專案監控測試資料
專案評估報告
專案總結報告
專案文件能反映專案進展狀況，及時通報出現的問題，提出解決的方法。它起到組織、監控及評估專案的作用，並為以後的專案提供有用的參考資料。
9.靈活運用各種專案管理系統工具
常用的專案管理的工具包括兩大類：識別問題的工具和分析解決問題的工具。識別問題的工具包括思維圖、甘特圖、帕累多圖、執行圖和流程圖等。分析和解決問題的工具包括里程碑計畫、網路圖、因果圖、控制圖和位圖等。近年來，國際和國內的軟體公司推出了各種專案管理軟體，較常用的有：microsoft project, open plan, star base,p3等。
專案管理既是一門科學又是一門藝術。一方面，它要求掌握系統的管理方法和相應領域的技術；另一方面，它強調團隊精神和有效的激勵機制，調動專案組所有成員的主動性和積極性。專案經理、專案組成員、客戶和有關的風險承擔者之間要進行充分的溝通與協作，確保專案目標的順利實現。
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