日前，一位朋友向我訴苦說對方公司的模板總是用不好，很多人填寫的不正確，不得不每次進行糾正，好奇之下，我像朋友要了對方所說的模板相關檔案，朋友僅僅發了乙份詳細設計說明書的模板，再無它物，我草草看了一下後只好說：「你們的模板用不好是有情可原的，給我我也用不好啊」，對方問：「為什麼呢？」，我說：「這是因為你們在定義模板的時候，沒有考慮全模板的三部分啊」，模板不就是模板嗎？什麼是模板的三部分呢？且聽在下慢慢道來。
【模板】
首先，當然是模板本身。通常來說模板本身可以通過直接複製就能應用到新專案中，沒有很多不必要的資訊，這通常是最新建立的部分，在建立模板的過程中建議大家採用這樣的步驟：
1、讓模板的使用者和相關方，如詳細設計模板的使用者為詳細設計人員，相關方為編碼人員和概要設計人員，聚集在一起，以頭腦風暴的形式討論模板應傳達什麼資訊，這就是 溝通決定內容。
2、然後對產生的內容進行分析和討論，去除不必要的，對同類內容進行整理和合併，在此基礎上做適當的補充，並生成合理的模板，這就是 內容決定格式。
3、參照一些標準模板，如國際標準、國家標準進行相關的調整。
【指南】
當模板確定以後，還需要為其編寫相應的寫作指南，如果缺乏相應的寫作指南，就會導致模板在實際應用過程中產生理解、使用偏差。
對於乙個好的寫作指南來說，重點在於能夠讓使用模板的人清楚什麼時候寫、為什麼寫、寫什麼、怎麼寫，包括3個方面的內容：
1、理由：說明該小節為什麼需要寫，什麼時機寫。如專案週報模板為了讓高階管理者了解專案情況而寫，每週最後乙個工作日寫。
2、內容：也就是明確的指出應該寫什麼內容，幫助模板使用者更好的收集、整理相關的資訊。如專案週報中本週完成任務一節中應填寫本週進行的所有任務。
3、工具：說明一些幫助模板使用者更好的完成任務的工具、分類、提示資訊等。如說明某個圖應該用visio畫等。
【示例】
最後，我們還應該提供示例，畢竟有了模板和指南還是比較空洞的，我們需要提供更豐滿的東西供模板使用者參考借鑑。需要注意的是，示例不應當是虛構的，而應該是真實的，對於示例，建議用一下兩種方式：
2、區域性版示例：對於無法在最開始提供完整版示例的組織，可以先提供區域性版的示例，隨著模板的不斷使用，不斷的收集區域性的好的案例補充到模板示例中去，為模板使用者在填寫每個小節時提供參考和範例。
指南和示例往往是很多組織中忽視的地方，須知他們是模板的重要組成部分，幫助模板更好的被使用的重要工具。
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