讓你的個人效率翻三倍

2021-05-23 11:25:18 字數 2093 閱讀 8711

你是否曾有過這種感覺:當你回顧自己度過的一周時感到消沉,因為你未能完成自身所期望的那麼多工作 。當你在打造乙個成功的職業生涯或你自己的事業時,時間 或許是你最寶貴的財富,如何支配你的時間直接決定了你的收入。你無法購買自身擁有之外的時間,而時鐘卻永不停息地滴答作響。

幾年前,我發現了乙個能讓我把效率 提高近三倍的簡單方法,在本文中我將分享一些你可以馬上著手進行的非常實用的觀念,並且你不必為之付出比現在更多的努力。

使用乙個詳細的日程表

更好地管理你的時間的首要任務是找出你現在支配時間的方式。使用乙個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天,你會立即對你的時間到底去了**有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提公升到意識層面,如此你才有機會仔細檢視並改變它們。

此 處是使用日程表的方法。一整天當你開始或完成某個活動時都把時間紀錄下來,可考慮使用秒錶來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法,或 是一整天都用。一天結束時,把這些時間段分類記錄到綜合類別中,然後找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底,可以持續做上一周,再計算 你在每類活動中耗費的時間佔總時間的百分比。要盡可能地詳盡:記下你在收發電子郵件、閱讀新聞組、網上衝浪、打**、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少 時間。當你從椅子上站起來的時候,可能就表示你該在日程表裡添上一筆了。我通常每天結束時會有50—100個日程記錄。

你可能會驚訝地發現,你花 在那些自認為是實質性工作的活動上只佔了工作總時間的一小部分。有研究發現上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。其餘時間都耗在了社交、 工間休息、就餐、與工作無關的交流、把檔案挪來挪去,及其它許多與工作無關的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點,而下午3點半左右就開始 懈怠了。

分析你的結果

我第一次使用日程表時,我一周在辦公室花費了約60個小時,卻只完成了15個小 時的實質性工作。即使在技術上看來我的效率已是上班族均值的兩倍,我仍為這個結果懊惱。另外45小時到哪去了?我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀 態中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的干擾打斷等等。

計算你的個人效率比

假 如你曾經嘗試過約束自己去做那些你並不真正有動力去做的事情,你失敗的機率很大。這是當我試著約束自己去更努力地工作時的自然而然的結果。事實上,試圖更 努力只會降低我的動力並讓我的「效率比」更低。因此我很不情願地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個小時,而那天剩下的時間我不准自 己再工作。哈,有趣的事情發生了,我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時間當成了稀罕物,因為我持續工作了幾乎整整5個小時且效率比超過了90%。我在一 周接下來的幾天裡繼續這個實驗,於是這週在辦公室度過的30個小時當中,我完成了25小時的工作,效率比超過80%。因此我在把每週工作時間減少到30小 時的同時還多出了10小時來做實質性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下,那就試著在一天中嚴格限制你的工作總時間,看看成果如何。一旦你的大腦 認識到工作時間很緊迫,你突然間就會變得極有效率,因為你必須如此。當你有緊迫的時間限制時,你通常總能找出完成工作的辦法。而當你有充裕時間時,很容易 就變得效率低下。

保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間

在幾周的時間裡,我能在保持自己的效率超過 80%的同時逐漸增加我的每週工作時間。迄今為止我保持這個習慣已有多年,一般每週約有40小時用來幹實質性工作,同時只需在辦公室待上45小時。我覺得 這對我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時間,我的生產率就會飛速下降。最妙的是這個方法能讓我在最優化自己的工作效率的同時,也讓我在生活的其它 領域得到極大的平衡。我使用這個方法使事業成效提公升了三倍,並且仍有大量時間來追求個人愛好。

使用日程表是確保生產率最佳而不必增加工作時間的明 智選擇。不過,日程表必須定期使用,才能產生這些優勢。我每3—6個月用一次日程表,多年來它讓我有了巨大的改變,總是讓我有新的傑出表現。假如太長時間 不用日程表,我的生產率就會逐漸下降——因為我又恢復了那些無意識的浪費時間的習慣。你將如我一樣,發覺你對生產率的感受與你完成了多少實質性工作密切相 關。當你感到自己的生產率低於想達到的目標,就利用日程表來提公升你的意識和測量你的「效率比」,而後優化你的效率,直至生產率恢復如初。

記錄日程是一種高效且無需什麼努力就能做到的方法,而它的長期回報是驚人的。

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