化繁為簡 五要點打造完美OA

2021-05-23 13:58:56 字數 1703 閱讀 9972

oa作為資訊化工具的一種,通過統一辦公流程,規範資訊流動,可以有效地提高公司員工的工作效率,降低公司的運營成本。正是由於oa順應了資訊科技發展的潮流,目前大多國內企業的oa已經成為或者即將成為企業日常運營的必備工具之一。

普巴軟體認為,乙個企業的oa系統從開始到成功實施有其相對繁雜的過程。從調研到最終上線,其間需要經過多次的溝通、測試、調整,這其中需要密切關注以下幾個要點:

要點一,初期調研是根本

在網際網路高度普及的今天,企業職員往往對企業資訊系統多少有所了解,並且很有可能產生過通過企業資訊化來擺脫手工處理繁瑣而重複工作的想法。其實這就是對oa系統功能的一種最基本的需求,仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求,也就達到了前期功能調研的目的。

而在產品調研方面需要「廣撒網」。要盡可能了解目前市面上的所有產品,其產品資料也是越多越好。這樣,收集的產品資料才能更直觀,也能更方便了解其 功能。其次,應帶有一定標準去了解各產品,這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來,不一定要形成書面材料,但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產 品形形色色,只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品,以備詳細了解和比較,為後期的選型工作打好堅實基礎。

要點二,堅持觀念去選型

這一步只需在調研初期選定的幾個重點產品中選擇就可以了,但事情並不比之前的工作輕鬆,因為這些產品往往在主要功能實現上差別很小,就好比到了企業招聘的最後一關面試,取捨將會更難。

首先從軟體結構上考慮,應選擇與公司條件相適應的,這樣修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的oa系統大多通用性很強,可以隨時根據使用者的需要 對軟體模組進行增刪修改,但選擇不同的系統,對軟體進行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟體成本也就高低不一了。通常基於平台架構的系統一般適應性和 設計合理性要強於同類其他產品,比如基於普巴軟體的軟體開發平台上的大oa系統方案。

其次就是從售後服務方面考慮了,基本應選擇能及時提供服務支援的開發商。

要點三,試用階段多測試

有了選擇,就該進入oa試用階段了。試用並不是資訊部門自己的事情,尤其是工作流的部分。由於資訊部門的職員在日常工作中對企業的工作流程接觸很 少,光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試,是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由於對流轉中曾經出現 的偶然事件有較切身的體會,則往往能發現在該部分存在的缺漏。

要點四,執行過程重溝通

執行中出現了問題要解決,就涉及到了與軟體開發商方面的溝通問題。這就需要注意兩點:一是內部問題,就是說與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要 針對目前系統存在問題達成一致意見,然後再去與對方進行溝通。否則,就可能在一些關於對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧,有的主張 改進,有的說不改也行,這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要,但卻無疑會對以後的溝通造成消極影響,使己方處於被動。二是對對方實施人 員要有要求,對能夠解決的問題,應提醒其在計畫時間內實現,對軟體不能解決的問題,要拿出相關理由,以方便對照查詢資料,共同找出其他解決方法。

要點五,重點培訓是保障

培訓主要分兩個方面。一是系統管理員的培訓,二是普通使用者的培訓。這也通常是實施成功的關鍵。系統管理員的培訓非常重要,因為系統管理員對系統各個 模組的熟悉程度、對軟體所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識,管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力,以保 證系統正常執行。另外,培訓最好採用講解培訓與解決執行中出現的問題交替進行的方式。這樣,有助於使用者更快地熟悉系統。

普巴軟體認為,在oa的實施過程中,使用者如果能堅持這五點原則,就不會出現棄之可惜,用之無味的雞肋專案了。

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