專案管理駕御術

2021-06-06 04:51:28 字數 2968 閱讀 4786

專案:好比一輛馬車。

專案經理:好比是一位經驗豐富的馬車伕。

專案管理:馬車伕駕馭一架套著三匹馬的馬車在去目的地的路上,簡言就是目標管理。

三匹馬:成功的專案如同一架三匹馬拉的馬車,一匹馬是「時間」;一匹馬是「效果」;一匹馬是「成本」。 

專案管理的精義:「快」完成的時間要快;「好」完成的效果要好;「省」完成的成本要省。

看到以上名詞釋意,大概明白什麼是專案管理了。前輩的經驗告訴我們,如果在專案管理的精義中做到一項的專案經理,幾乎是90%都可以勝任;如果在專案管 理精義中做到兩項的專案經理,大概不會超過50%;能夠把專案管理的精義都能做到的專案經理,最多隻佔10%.有人也許會不服氣,認為是危言聳聽,只是亂 用資料。那麼,一匹馬拉的馬車、兩匹馬拉的馬車和三匹馬拉的馬車,哪架馬車跑得最快呢?或者,話說回頭,作為專案經理首先一定要問:什麼是「好」?什麼是 「快」?什麼是「省」? 

專案管理的「好」 

在專案管理中,好就是好,不好就是不好。為其定義,第乙個條 件就是要看它是不是有用。「有用」和「能用」是兩回事。很多「能用」的東西不一定「有用」,這牽涉到客觀價值的問題。比如,在繁華的大都市街頭看到一輛跑 車,交通堵塞、寸步難行的情況下,開跑車真是英雄無用武之地。這輛跑車是不是好車呢?當然是。但在都市街頭的客觀環境之下,它還是不是好車?當然不是。 

以前,我有一塊上海牌的石英表,要手動上發條,不上發條,隔兩天就停了。後來用過廣州制的運動型的電子錶,價錢只有那只上海表的幾十 份之一,不但不用上鏈,還可讀秒計時,有自動鬧醒功能,並且可以夜視。你說這兩個表那個比較好?我們都知道,因為後者比較有用,後者比較好。因此,在專案 管理上,關於「好」的定義,是「有用」而非「能用」。 

「好」的第二個條件,要看它是不是能達到原先要達到的目的。如果說目的是 代步,汽車比腳踏車好;如果說目的是運動,腳踏車卻比汽車好。在日常生活中,有人叫你去買雞蛋,結果你買了鴨蛋回來。雞蛋和鴨蛋雖然不是一樣,但也許還勉 強可以混過去。在專案管理上,如果要的是雞蛋,交貨的時候卻變成了鴨蛋,這就不能算是乙個成功的專案。為了避免這種錯誤,專案經理必須在專案規劃時把專案 結果的需求先弄清楚。與客戶一起設定專案計畫書,到專案結束評估時,我們是按照客戶的需求進行作業的,那就算是給了乙個「好」東西。 

凡是好的東西,一定是簡單好操作的東西。記得以前為motorola服務液晶數碼產品進軍中國市場推廣時,為其策劃高交會的現場活動,因為活動設計得太 複雜,不容易操作。後來,想出乙個辦法,請每個模特手執紙牌代替產品,這樣一來,簡單輕便好操作。從專案管理「好」的定義來看,簡單、好用,就是「好」。  

可見乙個專案的產品,除了有用和好用之外,還要具有可塑性和可擴充套件的彈性。前者表示它的功能,在必要時可以加以改變。後者表示 在時間上,它不但可以持久並能擴充套件。去年為一德堂骨寶產品定位,不僅僅是補鈣這樣簡單,重要的是滋養骨頭,並用「愛你愛到骨子裡」作為主打傳播語,擴充性 更大了。乙個好的專案,它所設計的產品必須具有創意閃光點,可以擴充,並且具備明顯的差異化,具備彈性空間。 

但是,一般所謂好的專案,究竟指的是什麼呢?換句話說,怎麼知道這個專案結果是成功的還是失敗的呢?你只要問:專案評估的結果是否增加公司的收入?專案的結果能否使公司的支出減少?專案的結果能否讓客戶明顯感覺到增值服務? 

能達到這三個目的,就是好的專案。 

專案管理的「快」

那麼,什麼是「快」?在我們日常的生活中,「快」和「好」一樣,往往是主觀的而非客觀的。有時它又是憑感覺而非憑理性的。在專案管理上,時間是絕對的, 而非憑感覺。專案經理最容易犯的乙個錯誤,就是在完工日期的**上,為了討好上司的要求而盡量樂觀。同時,老是用歷史的資料或別人的經驗來影響自己的預 測,殊不知每個專案的客觀條件和外在環境都不一樣。 

要達到預期完工的要求,專案經理一定要懂得怎麼把乙個規模大、時間長的項 目,分成不同的階段來完成。在每個階段中,又要根據每階段不同的重點分別來作完工**。工程分得越細,**的準確性就越高。這道理很普通,但做起來卻很睏 難,因為需要很周詳的計畫和分析。計畫和分析要花腦筋,可不是每個人都能做到的。「快」只有一點,如果一切按照計畫,這就合乎快的原則,否則就是不快。該 完工時完工就是快,否則就是慢。 

專案管理的「省」 

至於什麼是「省」?當然,省錢不是專案管理中最重要 的目的。乙個專案該花多少錢,是一早就算出來的。一般來說,如果實際的花費和預估的花費差別在30%左右,應該是能接受的範圍;超過30%,表示預算是有 問題的。在專案管理中,最難預估的不是完工的時間,而是專案的預算。專案經理在這方面遭受的壓力,比什麼都大,因此,在做預算的時候,必須面對現實。 

乙個聰明的專案經理,要重視的是產品的價值,而非只是重視價錢。不懂得在價值上動腦筋,只懂得在價錢上打算盤的專案經理,著眼於滿足 現狀。我們知道價值有兩種:有形的價值和無形的價值。坦白地說,如果乙個專案沒有有形價值當後台,其存在的價值就很小。剛才提到的專案的三個目的,增加收 入和減少支出屬於有形價值,增強服務屬於無形價值。有形價值高的專案,就是「省」的專案。 

專案經理了解專案管理是一架車套三匹馬的定義之後,至少對專案追求的目標不會太迷糊。任何專案經理都想把他的專案管得又快、又好、又省,但事實上,不是每個專案都能達到這個境界,有時候,也並非一定要達到這個境界不可。 

換句話說,快、好、省的這架馬車,「好」比什麼都重要。當然,一般產品市場調查、樣板市場建設等有關專案,「快」卻是最重要的因素,因為只有在專案結束後,才能繼續以後的專案。但是,任何一匹馬出問題,這架馬車就跑不快了。 

專案的危機處理

當特殊情況遇到難題無解的時候,要懂得顧全大局。很多時候,由於外在和內在的壓力,「危機處理」是免不了的。要知道「捨得」,專案經理至少要懂得6個步驟: 

步驟1:了解專案衝突的基本原因。 

步驟2:重新確認專案的目的。 

步驟3:了解專案在不同時間段所處的環境及目前狀況。 

步驟4:尋求可行的其它方法。 

步驟5:選擇最佳的其它方法。 

步驟6:重新與客戶一起規劃專案計畫。 

專案的目的,不外乎增加公司收入、節省公司支出和提公升公司的品牌價值。專案的成功與否,取決於專案完成是否多快好省。這架馬車好不好駕馭,運用之妙,存 乎一心。一定得記住:專案不能視其小而掉以輕心,小專案也要認真對待,細心作業,按照流程團隊作業,服務第一,讓客戶有超值的感受,小專案才會變成大項 目。

駕御專案管理的三匹馬

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