我這個人習慣工作的時候掛
qq，倒不是為了邊工作邊聊天，我還沒那一心二用的本事，只是掛著
qq，會讓人有一種不孤獨的感覺，因此，在我眼裡，
qq不是乙個聊天工具，而是乙個寄託孤寂的虛擬情感平台。 「
各位同仁，誰能說一下文件在工作中起到什麼樣的作用？
」我丟擲的第乙個問題就差點讓他們暈倒，這是問題嗎？
果不其然，就連小娟都對我表示出不屑，
「不就是用來記錄工作的嗎。」
「小娟說得沒錯，文件確實是用來記錄工作的一種載體，但是
……」我扭頭看了一眼小娟， 「
但是我再補充兩點。
」還好，我隨機應變，馬上改變策略，在「但是
」之後馬上繼續肯定，產品經理就得有這樣應場而變的技能，也算是溝通的一種技巧吧。 「
我再補充兩點，小娟說的是第一點，也是文件的基本作用，除此之外還有兩個作用： 1
）過程推動；
2）抽象體現。
所以文件的核心作用就是：記錄介質、過程推動和抽象體現。
記錄介質大家都知道，我就不多說了，說說文件的過程推動和抽象體現吧。
過程推動：
產品過程是由不同階段的不同產品專案構成的，而不同產品專案又是由不同的專案構成的，要把這些過程、產品專案和專案有機地結合起來，目前來看，最主要也是最重要的介質就是文件，有了市場需求文件才能有產品需求文件，有了產品上市文件，才能有產品結項文件，階段的開始與完成都應該由相關的文件來推動。
這是因為文件兼有規範定義與合約的雙重功能，這樣，整個產品管理過程都會由統一規範的文件推動，而非規範性文件和口頭協議顯然沒法做到，因此，我們必須要靠文件，而不是口頭來開展工作。
抽象體現：
如果說上市的產品是形象體現的話，那麼某個產品專案過程中所有的文件就是產品的抽象體現，為什麼這麼說呢？因為一套完整的產品文件就能讓乙個即使沒有見過實體產品的人也明白產品是什麼，從而能夠通過這套文件在頭腦中形成乙個清晰的產品輪廓。
這就是文件的三個作用，因此，我一直非常重視文件的使用，每乙個文件都要盡力做到符合規範，按照標準完成，因為乙個具體的產品專案涉及很多的文件，缺失任何乙個文件都有可能對這個產品專案，乃至是這個產品的長遠發展產生重大的影響，就如同一棟房子，偷工減料或許在短期內看不出後果，但是長期下去必然會出現問題，文件對於產品來說，就是磚頭、瓦片、鋼筋，缺乙個都不行。」
他們都點頭，尤其是小娟，開始充分履行自己的職責，在紙上認真地記錄著。 「
那好，我問第二個問題，文件有型別之分嗎？」
這個問題就顯得我有些弱智了，這不是明擺著嗎，這類問題肯定是要回答「有
」的，這種二選一的回答基本都是這種套數。
但是，這類問題也隱藏著乙個大的陷阱，就是一旦你回答「有
」之後，發問方會立刻追問
「那請你說一下
」，如果你知道還好，如果不知道就麻煩了。
這種思路也通常會出現在辯論中，屬於變被動為主動的一種常用手法，產品經理有時候因為準備不足，經常會被這類問題搞暈。
當然，我這不是陷阱，只是習慣了這樣開問，因此，我立刻把疑問變為自問，
「肯定了，文件也是有型別之分的，就拿我們產品管理的文件來說，不同的文件分屬於不同的型別，這就決定了它們在工作中所扮演的角色是不同的。」
ppt，開始介紹文件的型別之分。 「
我把文件分為三種型別。
流程類：這類文件在過程中佔大多數，在具體的過程中起推動流程的作用，是順序化的文件，例如市場需求文件（
mrd）。
控制類：這類文件不多，但是很重要，其作用就是公司產品戰略的具體體現，從名字也可以看出，這類文件是對某個產品專案甚至某個產品的發展起方向性和指導性的文件，例如年度產品計畫。
決策類：這類文件是
『點文件
』，在專案過程的某個點上起到
『決定性
』的作用，這類文件本身是沒有太多意義的，只是對這個決策點進行記錄，例如產品立項文件。
其實概括起來，文件的三種型別就是：承上啟下；控制方向；決策記錄。」
這對於劉宇來說不是很陌生，因為他肯定用過大部分的文件，但是周揚和小娟就不一定了，因此，要讓他倆完全理解這三種型別的文件，非得親自走乙個產品才行，不過我相信他們還是基本明白了我表達的意思。 「
最後，我再說一下文件的一些規範，這屬於部門制度建設的一部分，以後應該是小娟負責的事情。
」我在說的時候，故意看著小娟，這會讓小娟油然而生一種責任感的，果然，小娟聽我這麼一說，立刻又增加了百倍的認真。 「
文件管理的規範至少應該包括：
文件編號規範：其實這包括兩方面的含義，一方面是文件本身的編號原則，另一方面是文件內容的編號原則。
文件訪問規範：在這一點上，很多公司做得不是太好，文件訪問過於混亂，很容易造成資料流失。
文件撰寫規範：每個文件的作用不同，型別不同，文件本身的定義也不同，這裡就涉及乙個內容展示的要求，如果展開講，要講的就多了，每個文件都有不同的撰寫標準，抽時間再專門介紹一下。
文件級別規範：文件既然有型別，那麼就說明，不同級別的人可以看不同級別的文件，比方說產品戰略是公司最核心的資訊，這個文件就一定是最高端的，只有少數人能夠看到全文。」
「那其他人怎麼辦呢？不是需要把產品戰略貫徹到業務團隊中嗎？不讓看，團隊怎麼知道呢？
」劉宇果然有經驗，我剛說完這一點，他就丟擲了乙個很現實的問題。
這是難不倒我的，我看了他一眼，然後說道：
「很簡單，完整的產品戰略自然是只有少數人能看到的，但是這種戰略會通過接下來的一系列工作分解給相關的業務部門，而這同樣是需要相關的文件來繼承和傳遞的，比方說
brd就是從商業角度對產品戰略的說明，而
brd就擴大了閱讀者的範圍。」
劉宇想了一會兒，然後點點頭，示意我他明白了，可以繼續。
我沒立刻繼續，而是停了停，然後對小娟認真地說道：
「小娟啊，這些工作可是非常重要的，你可以把自己看成是乙個國家管理最高機密檔案的負責人。」
「真有那麼重要嗎？
」小娟似乎有點懷疑，但是我感覺她在懷疑中更包含一種自豪。 「
真的！不說別的，看看網上遍地都是許多公司的內部文件，你就知道這個工作有多重要了！」
「各位，還有什麼問題嗎？
」有底氣了，問題也有些明知故問的意思了。 「
我有乙個。
」發問的竟然是張揚，真是受不了他，我是聰明人，你也是聰明人，能有什麼問題呢？ 「
阿泡，你講了那麼多，能不能一句話說一下，我們做那麼多文件到底為了什麼？
」他竟然問了這樣乙個問題。
產品管理文件，就是產品管理工作流程的唯一線索。
文件是什麼？
從構成物質上說，或是由0和
1組成的電子記錄工具，或是記錄資訊的一張張列印出來的紙張。
但是，從價值體現上說，文件是產品管理工作流程的唯一線索。
總結了一下，可以分為三個方面的認識： 1
．文件的作用 1
）記錄介質； 2
）過程推動； 3
）抽象體現。 2
．文件的型別 1
）流程類； 2
）控制類； 3
）決策類。 3
．文件的規範 1
）文件模板規範； 2
）文件編號規範； 3
）文件訪問規範； 4
）文件撰寫規範； 5
）文件級別規範。
文件管理工作其實並不難，關鍵是企業和個人如何來看待文件在產品管理過程中的地位和作用。
你認為它就是一堆紙或者一堆
doc，那麼，你一定不會把它回事，但是，如果你認為它記錄的是你的思想，你的成果，那麼，你就會像珍惜你的產品那樣珍惜它。
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