分類統計讓資料透視表來幫忙

2021-08-22 04:18:16 字數 2268 閱讀 9460

用過microsoft office excel的人知道,資料透視表是一種互動式報表,可以快速分類彙總、比較大量的資料,並可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素,以達到快速檢視源資料的不同統計結果,同時還可以隨意顯示和列印出你所感興趣區域的明細資料。在剛剛發布的永中整合office2007中,也新增了「資料透視表」功能。

下面,我們以圖1所示的資料表為例,來看看如何建立和使用永中整合office的資料透視表功能。

一、建立資料透視表

步驟1:選中資料區域中任意乙個資料單元格,執行「資料→資料透視表」命令,啟動「資料透視表嚮導—3步驟之1」(如圖2)。

步驟2:不需要更改任何設定,直接單擊「下一步」按鈕,進入「步驟之2」,軟體智慧型化地將整個資料區域填入「選定區域」中(如圖3)。

[友情提醒]如果認為軟體選定的區域不正確,可以進行調整。

步驟3:單擊「下一步」按鈕,進入「步驟之3」。選中「新建工作表」選項(如圖4)。

[友情提醒]如果希望將「資料透視表」和原資料表存放在同一工作表中,那就選中「現有工作表」選項,並指定存放的區域(參見圖4)。

步驟4:單擊「完成」按鈕,軟體就會新建乙個工作表用來存放「資料透視表」,並顯示出「資料透視表」工具條和「資料透視表字段列表」對話方塊(如圖5)。

[友情提醒]如果上述步驟2、3、4均採用預設的選項,完成步驟2操作後,直接單擊「完成」按鈕即可。

步驟5:根據實際統計要求,選中「資料透視表字段列表」中相應的字段,按住左鍵將其拖到資料透視表相應區域。例如,將「性別」拖到「頁字段」處,將「職稱」拖到「行欄位」處,將「職稱型別」拖到「列欄位」處,將「工資」拖到「資料項」處。

至此,乙份較為簡易的資料透視表製作完成,效果如圖6所示。

二、資料透視表的若干應用

1、分類顯示統計結果

下面,我們將「職稱型別」為「工程」和「經濟」類的「女」性員工的工資統計出來:

步驟1:單擊「性別」右側的下拉按鈕,在彈出的下拉列表中,選中「女」選項後,單擊「確定」按鈕。

步驟2:單擊「職稱型別」右側的下拉按鈕,在彈出的下拉列表(如圖7)中,清除「財會」和「政工」選項前面核取方塊中的「∨」號,然後單擊「確定」按鈕。

符合要求的資料即被統計出來(如圖8)。

2、快速建立分類明細資料表

下面,我們建立「職稱型別」為「工程」和「經濟」類的「女」性員工的資料明細表:

步驟1:仿照上面的操作,建立分類統計表。

步驟2:雙擊右下角的「總計」資料單元格(d11),軟體會自動建立乙個新的工作表,將相應的明細資料顯示出來(如圖9)。

[友情提醒]其實,我們任意雙擊資料透視表中任何乙個有資料的單元格(如d5單元格,參見圖8),軟體都會自動新建乙個工作表。顯示出相應的(如「工程」類、「女」性、「高階工程師」員工的明細資料表。

3、更改統計方式。

資料透視表除了具有預設的「求和」統計功能外,還具有其他的統計功能:

雙擊資料透視錶行、列交匯處「求和項:工資」單元格(a3),開啟「資料透視表字段」對話方塊,根據需要重新選擇一種統計方式(如「計數」等),確定返回即可實現相應的統計。

4、透視表資料的更新

如果我們修改了源資料表中的資料,資料透視表不需要重新製作,只要「重新整理資料」即可:在「資料透視表」中,選中資料區域中任意乙個單元格,此時,「資料透視表」工具條自動展開,單擊其中的「重新整理資料」按鈕,資料透視表中的彙總資料與源資料保持一致。

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