做好人員管理,專案管理就成功了一半

2021-10-07 15:33:46 字數 3030 閱讀 4801

企業的專案管理活動一般按照專案的啟動、計畫、執行、監控和收尾五大過程組的步驟進行,涉及到十個比較重要的知識領域,包括範疇管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理等。對於大多數專案來說,專案的計畫與進度、成本、質量最受關注,被認為是專案實施成功的必要條件。而對專案的計畫進度、成本、質量的結果,關鍵取決於專案實施人員,因此,專案管理中,人員的管理至關重要,做好了人員管理,專案也就成功了一半。

一、為什麼說做好人員管理,專案管理就成功了一半?

①人,是專案計畫的靈魂

專案計畫由人制定,因此計畫制定者(即專案經理)的能力決定了專案計畫是否科學,如果專案經理沒有同型別專案的經驗,或者自身的水平、能力有限,其在制定計畫時就可能考慮得沒有這麼全面,對重要任務的執行難度和時間預估出現嚴重偏差,輕則導致資源浪費,重則因為進度延誤引起一系列風險和問題,最終導致專案失敗。

②人,是專案進度的推動力

專案的進度是由全體專案執行人員推動,執行人員的能動性關係到專案能否按時完成。調動人員的能動性,讓執行人員「主觀上願意、客觀上必須」地推動專案順利進展,需要運用合適的管理手段,除了物質激勵和精神鼓勵,還需要建立相應的監督機制和手段。

③人,關係到專案的成本和收益

專案的成本包括人工成本和物質成本(費用、採購),並會影響專案的最終收益。在人工成本上,不合理的人員分配會導致專案資源冗餘或者不足,前者造成資源浪費,導致成本超支;後者影響專案進度,導致專案無法按時交付。因此,如何根據專案需求科學配置人員是人員管理中不可忽視的環節,其中需要考慮到每乙個專案角色的特定需求,包括工作經驗、業務技能、溝通能力等,根據不同需求配置相應的人員。

④人,決定了專案交付物的質量

專案管理必須要檢驗交付果,交付物是工作成果的表現形式,交付物的質量最能體現專案人員的整體水平。高質量的交付物使得專案實施順利,而不合格的交付物造成返工,從而延誤進度。 專案管理是非常依賴於人的一項技術性管理工作,整個專案管理過程都需要人去操作,人是專案管理的核心,人員管理因而尤為重要。

二、做好人員管理不難:明確人員角色,了解人員特徵

在做人員管理之前,首先,需要充分了解每個專案角色所需的「硬能力」和「軟能力」,「硬能力」即可客觀衡量的技能,「軟能力」即無法通過可視、標準的方式加以判斷的能力,包括個人性格、溝通能力等;其次,人員要根據不同的型別和職能來進行管理。在專案管理中,人員的主要型別有以下幾種:

①管理類:高層領導、資源/部門經理

管理類人員包括高層領導和部門經理或者資源經理,掌管專案的戰略、資源和預算,但一般不會深入參與到專案中,所以對專案的熟悉程度有限,專案管理對他們的「管理」更多是爭取其配合和參與。

②協調類:專案經理

協調類人員指的是向上申請資源和預算、並匯報成果,向下制定計畫、管理進度的專案經理,專案經理對專案的成功和收益負責。專案經理很多時候並沒有實權,但卻需要協調各方,因此對其能力和素養要求極高。

③執行類:執行人員

執行類人員是人數最多的、負責執行和落實具體任務的專案成員,他們來自企業的各個部門,不同的技能和專長、不同的性格特徵都會成為影響其完成專案任務的時間和質量,可以說是專案中最不可控的角色。專案管理中的人員管理,很大一部分指的是專案執行人員的管理。

明確角色,了解各個專案成員的特徵之後,如何在專案中將所有的人員協同?對於高層領導、部門經理或者資源經理角色,怎樣才能贏得他們的關注並參與其中?對於專案經理這個在專案中充當中流砥柱的角色,企業怎樣才能幫助他們提公升專案管理能力?對於專案執行人員,怎樣管理其任務進度和交付物質量?

三、給人員配置得力「助手」,管理更輕鬆

在專案管理中,不同的角色特徵有不同的關注點,但是又需要在同乙個目標中保持協作的同步,為了實現這一點,企業需要給相應的人員配置作為中樞的得力助手,比如用專業的專案管理工具,給不同的角色配置不同許可權,不同許可權對應不同的功能,實現全員在僅關注與自己有關的決策和任務也不影響統一管理和全面協作。

①管理層:實時監控專案狀態,提高參與度

前面我們說了,管理層包括高層領導和資源經理(部門經理),他們的主要痛點在於,管理的專案多,無法深入地參與到每個專案中去。因此專案管理工具要做到讓高層領導和資源經理(部門經理)了解專案全貌,以提高其監控力度與參與度。 高層領導要了解的是組合內所有專案的狀況,包括階段、交付物、工時、費用、收益、進度、風險、問題等,如圖,將所有專案放在乙個圖表內,以不同色塊顯示專案的健康狀態,高層領導可隨時掌握專案狀態,方便其分析和評估專案,做出科學的決策。

資源經理(部門經理)要了解的是人員的時間排期狀況,以掌握人員的忙閒狀態,如圖,當某人員在某個月顯示紅色時,意味著該人員「分配過度」,可能存在超負荷的情況,要注意是否有資源衝突;顯示黃色時,則意味著該人員「分配不足」,可以調整分配計畫,以充足利用資源和減輕其他人員的壓力:

②協調類:兩級計畫管理,平衡協調各方

專案經理作為專案的實際運營者,如何做好上傳下達,滿足不同角色的需求其工作重點之一。易趨的解決方案是,面向高層領導制定里程碑計畫,面向執行層制定wbs計畫。 里程碑計畫即管理階段,在專案的重大節點設定里程碑,匯報專案狀態,包括計畫完成時間與實際完成時間,以及專案交付物,方便高層領導評審:

wbs計畫是詳細的任務分解計畫,專案經理在這個計畫中落實每個任務的具體責任人和工期,專案的執行人員可按照該計畫具體執行任務:

③執行人員:實時工時匯報,全面跟蹤工作狀態 管理專案執行人員的難點在於其工作狀態難跟蹤,因此專案管理工具需要支援執行人員匯報工作進度和交付物,減少執行人員的不可控因素。在易趨上,專案成員的狀態通過工時單匯報,工時單資料彙總成專案進度,支撐專案的執行:

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