王某是外地來上海的大學生，單位與其簽訂的勞動合同中規定，王某在5年合同期內不得解除勞動合同，否則，要承擔1萬元違約金。一年後，王某想「跳槽」離開單位，主動找到單位，要求交1萬元違約金後解除勞動合同。單位領導此時卻認為，交1萬元讓他走，太便宜他了，於是提出交5萬元才能走。王某認為單位的要求沒有道理，且自己根本也拿不出5萬元。但是，單位最終作出決定：王某可以先走，但其個人檔案要由單位暫時扣留，待王某交清5萬元後，單位才能放走其檔案，同時還威脅到，若在王某走後兩年內，不交清5萬元，單位就會毀掉其個人檔案。
據筆者了解，目前，有王某這樣遭遇的外地大學畢業生大有人在，他們經常會為這種事情感到十分煩惱，到處諮詢也得不到滿意的答覆，為解決他們的困惑，在此將國家對檔案的有關規定做一簡要的闡述。
勞動部、國家檔案局在《企業職工檔案管理工作規定》中規定： 企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在乙個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。 轉遞檔案應遵守下列規定：
（一）通過機要交通或派專人送取，不准郵寄或交本人自帶；
（二）對轉出的檔案，必須按統一規定的「企業職工檔案轉遞通知單」的專案登記，並密封包裝；
（三）對轉出的材料，不得扣留或分批轉出；
（四）接收單位收到檔案經核對無誤後，應在回執上簽名蓋章，並將回執立即退回，逾期乙個月轉出單位未收到回執應及時詢問，以防丟失。
上海市勞動和社會保障局根據《上海市單位招工、退工管理辦法》（滬勞保就發[2001]13號）和《關於本是實行〈勞動手冊〉制度意見的通知》（滬勞保就發[2001]12號）等有關規定，頒發了《關於用人單位遺失或拒退人事檔案（含《勞動手冊》）勞動者退工登記備案手續處理意見的通知》（滬勞保就發[2001]47號），對用人單位遺失或拒退勞動者人事檔案（含《勞動手冊》），勞動者的退工登記備案手續作出了具體的規定。
用人單位拒退人事檔案（含《勞動手冊》），勞動者退工登記備案手續的辦理方法如下：
用人單位拒退人事檔案（含《勞動手續》）是指用人單位與勞動者已沒有事實勞動關係，且用人單位沒有正當理由，而不為勞動者辦理退工登記備案手續，拒退人事檔案（含《勞動手冊》）。
1、用人單位無正當理由拒退人事檔案（含《勞動手冊》）的，勞動者本人可以在法定期內向各級勞動爭議仲裁委員會申請仲裁，由仲裁委員會裁決用人單位為其辦理退工退檔手續。
2、對用人單位仍拒絕辦理退工手續的，勞動者本人可以憑已生效的仲裁文書（影印件）及本人身份證、戶口簿、一寸證件照兩張等相關材料到戶口所在地的街道、鄉鎮勞動服務所進行失業登記，重新申辦《勞動手冊》。
由此可見，不管勞動者以哪種方式離開企業，企業均應及時將其個人檔案轉出，企業以扣押個人（人事）檔案作為手段威脅勞動者的做法，是錯誤的。現實中，經常會有企業以員工在離開公司時不交培訓費、不退住房、不交納違約金等為理由扣住員工的檔案不放，也不給辦理有關手續，以為這樣就可以制約住員工，殊不知企業以這種非法的手段來糾正員工的違法行為，也是錯誤的。應該說，企業無權以任何理由扣留已離職的員工檔案。如果員工因為拒絕承擔違約責任或賠償企業的損失不辭而別，企業正確的做法應該是，通過勞動爭議仲裁等法律手段來恢復自己的合法權益，而不應該扣押其個人檔案。當然，大部分企業在員工離職時，還是能夠按規定轉移員工個人檔案的，但相當一部分企業讓員工本人將檔案自己帶走的做法，也是不符合《企業職工檔案管理工作規定》的，應當按規定通過機要交通或派專人送取的辦法轉移檔案，這才是既符合國家規定又對員工負責的正確做法。
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