有效開會—效果與效率
在我的理解中，會議可以分成兩種：一種是「教學」性質的，就像上課一樣，領導在上面講，員工在下面聽和記筆記，為告知、傳達某方面資訊的會議。第二種是「討論」性質的，大家在一起，為明確或解決相關問題而舉行的一種會議。
在專案開發過程中，不可避免的要開會討論遇到的各種問題。而開會作為多人交流的一種較正式的活動，其效率和形式是非常重要的，會對整個專案和團隊產生影響。
下面我談談一般會議中可能存在的問題：
1. 會議發起人實現不通知與會人員，不明確會議主要人員，與會人員事先不知道需要開會，更不了解會議主題。
2. 與會人員準備不充分，不認真分析會議相關資料，導致開會時大家對相關問題不了解，更無法提出意見和建議。
3. 會議中與會人員不積極發表意見，參與討論，會議發起人唱獨角戲。或者會議某幾個人觀點對立，形成無謂爭論。
4. 會議沒有明確的主題和列出需要討論的問題，大家在那裡瞎聊，你一句我一句，想到什麼說什麼。
5. 會議討論沒有得出結論，會議討論沒有結果。
針對以上會議可能存在的問題，我提出以下建議：
1. 會議發起人需要事先通知與會人員，明確會議主要人，告知所有人會議主題，會議舉行時間，派發會議相關資料，估算會議時間。
2. 與會人員閱讀相關資料，做好充分準備，避免出現對會議主題不了解的情況。
3. 會議開始時，會議發起人要明確會議需要討論的問題。
4. 由於與會人員性格、職位、工作內容可能不相同等原因，會議氣氛可能出現沉悶、或者爭吵等一些不利於會議發展的情況，主持人和主要負責人需要對會議進行引導或控制，部分不能馬上形成結論的問題則需要跳過，並做好記錄。
5. 會議發起人和主講人控制好會議進度和討論方向，發現討論方向偏離主題或時間太長的問題需要做出及時調整，引導會議朝正確方向發展。
6. 會議討論結束時，相關負責人要對本次會議做總結，已解決的問題、未解決的問題，會議必須形成有效的結論。會議的結果，會後相關負責人都要立即整理成文件抄送給所有相關人員。如果是關於計畫的內容，大家按計畫有效執行。
7. 所有與會人員都要明確這個觀念：「會議是為解決問題，而不是集體聊天的活動」，明確這點對提高會議效率非常重要。
如果會議相關人員都可以很好的做到以上幾點的話，我想這個會議的目的就達到了。「提高開會效率，開好會」其實是一件很簡單的事情。
蔣經國曾說：「不要開沒有效果的會，不要說沒有效果的話，不要寫沒有效果的報告，不要作沒有效果的事」。就是提醒我們做任何事情，都要關注效率和效果。
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