為什麼說「集體的檔案」，寓意有二。一、工作中所有產生的檔案所有權以及版權應該歸屬公司集體。二、個人的檔案很多人都管理的比較混亂，集體的檔案數量巨大、人員複雜眾多，管理起來自然更是難度倍增。
為什麼需要管理好集體的檔案？一一枚舉如下：
一、迅速定位檔案，節約查詢甚至是重新編輯的時間，提高生產效率。
二、形成知識共享，一人或者集體的勞動成果，可以形成永久的可以供大家分享的成果，倍數級提高生產效率。
三、可以形成資料分析的基礎資料，為戰略決策的有效資料分析提供堅實基礎，更是達到了指數級的生產效率的提高。
四、沒有任何缺點。
五、我暫時想不出來。
如何管理好集體檔案？一句話：管理集體靠人人，管好檔案為人人！集體檔案的管理必須要由專業技術人員架設相關的硬體環境、制定相關的管理制度，最重要的還是要每個人做好自己檔案的管理，並養成好習慣，以至於看到雜亂的文章形式，就會鬱悶的反應，那麼集體的檔案效力一定可以發揮的淋漓盡致，毫不保留。相信我這一點，一定沒錯！如何管理，具體如下：
一、架設專業的檔案管理伺服器，伺服器中應該設有專業的檔案管理軟體，可以備份；方便查詢，在各個資料夾層次中設有資料夾中存在的檔案目錄，利用該目錄可以迅速定位檔案的具體位置以及相應的版本；還可以通過伺服器專業搜尋軟體（應該有吧，改天找找）進行查詢鎖定。。
二、完善的檔案管理制度。重要的有兩點：
1、檔案分類規則。這個需要根據每個集體的不同特徵進行設定，但是一定要形成大家都認可的分類形式，否則，分類就失去意義，甚至適得其反。
2、檔案命名規則。內部命名形式：資料夾名_小專案_版本號。這種命名，檔案即使離開原來的資料夾，也能很快了解到檔案的用意，並且清楚他的原始檔案在什麼地方。向外傳送的檔案：檔名_公司名稱(_部門名稱)。經常看到不帶有公司名稱的檔案傳到我這裡，多了，自然分不清楚是哪一家的檔案了。印象最深的還是那些留有公司名稱的檔案，以至於對於該公司也有不少好感。
三、輔助一定的獎罰措施，進行好習慣的培養。做的好的，樹立成大家的學習榜樣，進行獎勵。做的不好的，嚴格懲罰，罰金用作伺服器的維護費用。
未有實踐的設想，隨著實踐，會有所更改，歡迎**。
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