沒有量化資料,何來有效管理

2021-06-16 13:24:44 字數 2900 閱讀 7751

在日常的it服務管理活動中,可以常聽到使用者對於it服務部門的抱怨。相同的,也常聽到it部門的人覺得自己「做到流汗,卻被嫌到流涎」。主管會議上,it部門只有挨罵的份,別奢望任何稱讚或獎勵了。 

深究其中的關鍵,主要是服務需求者與提供者,雙方都沒有就服務的質量界定期望。所以當需求者與提供者對於服務完成的時效、完成的定義及質量的認知有落差時,便產生衝突。 

於是iso 20000除了規範it服務管理的框架,最重要的是必須建立服務及改善目標,sla(service level agreement,服務等級協議)便是根據服務目標所訂定的一種量化期望值。 

從火車誤點看sla

服務為什麼需要建立等級?因為沒有設定量化的等級(level),服務的需求者與提供者將無法達成有效的共識,難免衍生執行與管理的爭議,進而影響業務目標的達成。 

火車誤點是最典型的個案,如果已經確定火車會誤點,乘客希望在買票前就知道,而不是買了票後才知道還要等上半個小時。從台鐵的觀點來看,所有的交通工具都會誤點,因此時刻表只是僅供參考。 

此外,急著搭火車趕到下乙個城市洽公的人,和只是利用火車出外旅遊的人,對於火車誤點的感覺完全不同,如此一來,同樣的服務質量,不同人的評價卻有非常大的落差。 

服務應定義明確的等級指標、特性與報告

服務質量爭議的問題,可以經由對「服務等級」給予定義獲得改善。「服務等級管理的目的在於定義、同意、記錄和管理服務等級。」這是iso 20000對於服務等級管理所界定的目標。iso 20000的第6.1節對於服務等級管理的要求,有著根本性的規範,包括: 

● 所有的服務專案都必須定義一項以上的服務等級指標(service level targets),其所需的工作負載特性(workload characteristics)也須一併被定義。 

● 所定義的指標及特性必須取得相關人員的同意,如果這些指標及特性需使用到供貨商的服務,共同完成及滿足的相關承諾及要求,也必須要取得相關人員的同意。 

● 任何造成sla無法滿足的原因,都必須要建立報告及執行審查,並經由事件管理(incident management)及服務改善流程進行改善。 

另外,iso 20000對於服務報告也有一定的要求。服務報告的目的在於產生獲得相關人員同意的報告,並同時達到實時、可靠、準確,以作為服務決策及有效溝通的基礎。 

服務報告必須要有清楚的描述,包括其目的、收受物件及報告之資料**等,主要要求包括: 

● 對應於服務等級目標的服務績效 

● 任何未符合服務目標的事件及問題 

● 所使用資源的工作負荷特性 

● 排除重大事件後的服務績效報告 

● 服務質量趨勢分析 

● 顧客滿意度分析 

定義sla的主要挑戰

sla雖然非常重要,但是iso 20000條文的要求卻又如此簡單扼要,以至於組織在實際訂定sla的過程中,必然面對許多困難。 

如何界定服務及範圍?

對於服務、服務專案及服務範圍的定義,可以將顧客需求與期望、組織營運目標與要求,轉換為服務的質量要求,成為所有服務規畫及執行的服務質量基準。如果服務無法定義,服務規畫便無法進行,相關的資源將因為無法設定目標而無法管理,服務質量就只能是一種服務活動的隨機結果。

sla的涵蓋內容應包含哪些專案?

實際的資訊科技服務專案遠比火車時刻複雜,那麼不同的服務專案該如何個別訂定sla?如果乙個顧客使用二種以上的服務,要如何訂定sla?這些都是實務面的挑戰。在iso 20000 part ii中對於sla有比較詳細的參考資料,sla的主要內容建議包括服務的有效期及限制、服務時間、客戶職責、服務提供者的責任與義務、事件衝擊與優先處理次序、向上反映及通知的過程(escalation process)、服務標的、工作負荷限制(上限與下限)、財務管理細節、服務中斷事件的處理要求等。表一是簡單的sla模板,可以用來建立服務質量及期望的共識。 

如何訂出最適合組織服務的

sla?

服務提供者即使能夠和顧客訂定sla,又要如何確定這個sla能夠被滿足?以前面火車誤點的例子,我們可能要了解:影響火車準點的因素有多少?哪些是臺鐵可以控制的?哪些則屬於天然災害?在所有可以控制的因素中,哪些又是關鍵性的因素?改變這些關鍵性因素所需要的服務成本是否合理?這些都是必須要考慮的因素。 

sla是否被滿足?

在sla被建立之後,相關服務活動會付諸實行,對於服務活動及產出是否符合期望,會是修訂sla或是服務計畫的重要參考。基本上,無法監控的事務,便無法改善或滿足,也不應該出現在sla或是ola中。如果火車誤點無法實時掌握並加以控制和改善,便是管理機制的問題。反之,如果知道卻不告知,那就是管理政策的問題。無論如何,服務提供者必須能夠充分掌握服務狀態,才能提供有質量的服務。 

定義sla的考慮-可用性、持續性與質量目標

可用性、持續性及質量目標是在定義服務等級過程中的主要規畫專案,基本上每項服務都存在這三項要求。在建立sla時,必須將使用者的期望,轉化成為這三項要求,再考慮組織滿足這三項要求所需要付出的成本,及相關管理因素,便可以建立第乙份sla。 

建立sla的過程中,還必須要考慮使用者身分型別是內部使用者、外部使用者、特定使用者,或是非特定使用者的因素。 

最後,建立sla時,還必須考慮sla的維護。因為sla是所有活動的依據,和其它所有作業程式都有介接,當服務需求、專案或是質量目標改變了,便會啟動變更服務專案及服務等級的程式,造成相關的作業程式、資源規畫、活動要求等都可能必須修改。 

一、定義各項it服務的sla範例服務

服務時間

故障處理時間

負責人呈報要求

電子郵件

0000-2400

一小時完成

李大明每小時呈報一級

網頁伺服器

0000-2400

二小時完成

王小華每天呈報一級

軟體伺服器

0900-1800

六小時完成

張大胖每三天呈報一級

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