研發主管的煩惱 周一早晨延遲的專案會議

場景：周一早晨延遲的專案會議

先回顧一下整個過程：

周一的早晨jackson很忙碌，心情也很沉重。5位pm的週報裡面，有3人周五下班之前提交的報告內容和資料存在疑問，更加不能理解的是剛剛入職不久的pm jim，他的報告中只寫了3行內容，描述了團隊上週做了什麼事情；進度、結果、狀態等等都沒有。jackson頓時覺得心塞，對於這位「外來的和尚」真不知道該說什麼了。

jackson整理好會議材料，看看時間已經是8:50分了，準備去會議室開周一的專案會議。路過茶水間，發現幾位專案經理三三兩兩的還在談論著週末的趣聞軼事；會議室黑著燈，助理juliet不見蹤影，會議室的投影儀也不知去向。jackson與juliet**溝通之後得到的資訊是，juliet出門晚了，又遇到了大堵車，所以估計需要40分鐘左右才能到公司。

jackson快速在隔壁的會議室拿過來了投影儀，連線好裝置，等待著參會人員的到來。

8:55分：peter帶著膝上型電腦，第乙個到達會議室。

9:01分：會議室裡只有jackson和peter。

9:05分：steve，jim端著咖啡進入會議室，兩人還在聊著昨晚球賽的比分。

9:08分：jerry打來**說要處理svn伺服器的乙個問題，需要15分鐘才能回來開會。

9:10分：nick進入會議室，向所有人say sorry，原來他忘記了會議時間，而且還走錯了會議室。準確的說，他還根本不習慣周一早晨的專案會議，因為上周五快下班時才收到了jackson傳送的周一上午9:00開會的會議通知郵件。

參加會議的人員，除了juliet還堵在路上，5位pm都已經到了。會議準備開始。

9:48分：juliet紅著臉悄悄的溜進會議室，其實所有人都看到了…… ……

可能大多數人會認為：

1、nick不夠細心，忘記了會議。原因是他周五快下班時才收到郵件通知。

2、jerry有要事在身，不能按時參加會議。

3、steve和jim可能習慣了遲到。

4、peter比較守時。

5、juliet太慘了，運氣不好，遲到了，而且還幾乎錯過了重要的專案會議。

這些都只是表面原因。甚至都不能稱之為原因的原因。但是jackson的下屬經常對他這樣說：因為……所以……之類的話。

其實這些都是「華麗的」藉口罷了。

先看看幾個問題

juliet為什麼會遲到？

會議室的投影儀為什麼不見了？

steve和jim為什麼會遲到？他們遲到了幾分鐘？

jerry為什麼會遲到？他是什麼時間通知誰不能來參加會議了？原因是什麼？

nick為什麼會遲到？nick遲到的原因是什麼？nick為什麼會走錯會議室？

peter為什麼沒有遲到？peter為什麼帶著膝上型電腦？

到底誰應該為會議的延遲負責？需要負責嗎？

再來看看jackson：

jackson應該自己去準備投影儀嗎？

jackson從**拿到了需要的投影儀？

jackson拿投影的做法有問題嗎？

jackson是什麼時間通知了誰，在什麼時間要開會的？會議只需要準備材料嗎？會議的主題是什麼？會議地點在**？

周一早晨的會議室定期會議？還是不定期會議？或者臨時進行的會議？jackson為什麼要發起這樣的會議？

jackson關於會議的管理應該做出什麼改善？

也許這只是乙個簡單的會議，不必小題大做。也許這只是一場偶然在會議中發生的現象？也許……也許……

也許這是在你的公司裡「習以為常」，「比較正常」的現象。

不管怎樣，這都不正常，而且是非常嚴重的問題。需要解決的問題。

大多數企業的現象

為什麼會出現這種現象？

成熟的企業對於會議運營是有管理標準和實施規範的。例如：

1、會議劃分為：定期會議和不定期會議。

例如週會、月會、年會等等屬於定期會議。

專案會議也是如此，有定期會議和不定期會議。例如scrum的daily meeting就屬於定期會議。

2、會議的預先準備-通知-實施-整理會議記錄-分享會議記錄有標準的操作流程和規範。

3、會議室的管理，包括會議需要使用的裝置的管理有標準的操作流程和規範。

4、會議時間管理有標準。

5、會議記錄有標準。會議記錄的分享有規範。

這僅僅是一次會議，但是透過會議的延遲，可以看到很多問題。員工的工作心態、管理者的行為處事、jackson的團隊管理者對於時間管理的意識、jackson自己的管理和行為意識，甚至組織級的管理策略，例如會議管理策略等等。

不要以為這只是一次會議的延遲，作為研發主管的jackson認為這是乙個基本的管理問題，二期問題是很嚴重的。

各位看君，同意否？怎麼改善呢？

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