高效會議的「八項原則」

2021-08-24 18:31:09 字數 1580 閱讀 1119

開會,是管理工作的一種重要方法。他對集思廣益,消除誤解,做出決策,有其重要意義。但現在,許多會議成為了一種形式,一種「累贅」。有的會議議題繁多,只議不決;有的會議拖拉嚴重,形成了效率低下的「大尾巴會」。有的會議,參加人數眾多,無多大關係「陪綁」的現象嚴重。有的會議成為了領導「一言堂」,失去了會議的意義------

總之,低效的會議,無用的會議,拖拉的會議,陪綁的會議,既浪費了大家的時間,又製造了「文山會海」,已成了許多公司效率低下、成本增大的重要環節。如何才會開好高效的會議?我認為要堅持一下八點:

------主題要唯一。

一次會議,就有乙個主題,最好。可以集中時間和精力,集中有關人員,高效解決問題。綜合性會議,最多也不要超過三個議題為好。議題越多,參加人員越多,陪綁的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。

------人員要相關。

參加會議的人員,一是要堅持「少而精」的原則。與會議議題直接關聯的單位,派員參加。協辦的單位,不要派人陪綁。二要堅持「有效性」的原則。具體的議題,讓主責人員直接匯報,不要讓領導代為匯報,避免「一問三不知」的現象出現。三要堅持「決策權」的原則。參加會議的人員,一定要有決策權,主管領導有事派員參加,也要賦予相應的權利。否則因做不了主造成議而不決,是最大人員成本的浪費!

------事先要通報。

要想會議高效,事先告知很重要。不要到會場才知什麼議題,沒經深思熟慮作出決策,導致決策有誤。重大議題應提前一天告知,讓大家各廣泛徵求意見,充分作好準備,開會各抒己見,迅速作出決策,提高會議效率。會議議題、提供有關資料、發言次序都在會議通知中告知為好。

------程式要準確。

會議的程式很重要,關係到會議是否民主,有效。一是不要領導主持會。應該是會議議題單位主持,或辦公室主持。二是不要領導先講話。避免有的人「話裡聽音」拍馬屁,失去民主按領導意見辦。三是該議的時候議,該決的的時候決,該舉手的時候舉手,該簽字的時候簽字,盡可能會上形成決議,不要事後補辦,切實提高會議效率。

------時間要緊湊。

要事先規定會議時間,乙個議題的會議一般會議時間不應超過乙個小時。超過乙個小時還形成不了決議,說明分歧較大,可以回去準備,二次在議,做出準確決策。人是有生物鐘的,開會時間長了,大腦反映遲鈍了,決策慢了且容易出錯。當然,11點會議,容易提高會議效率,但也應避免倉促決策。

------記錄要完整。

會議記錄一定要完整、規範。從簽到、討論記錄,到會議決議、表決情況,都要進行詳細記錄,以觀備查。可採用專用記錄格式、卡片,做到規範、準確、可查,避免事後不認賬。

------紀要要及時。

會議召開後,應在兩日內,下發會議紀要。會議紀要要做到完成目標的時間、要求、方法、執行部門四落實。拖泥帶水是企業執行力的大忌。所以,要及時貫徹會議精神,一是增強會議時效性,發揮會議的作用;二是可以乘熱打鐵,取得事半功倍的效果;三是避免節外生枝,導致不必要的麻煩。四是提高會議的效益,增強執行力。

------決策要檢查。

會議決策情況的跟蹤檢查,非常重要。首先是檢查要及時。在會後的幾天裡,要檢查有關部門對會議決議的貫徹落實方案。其次是定期查落實。對會議的貫徹,制定及各節點,每個節點都要進行檢查。三是決策完成期限要進行及時的總結,好的表揚,錯的處罰,確保會議有效性的貫徹落實。

總之,企業管理離不開會議。開好會,也會提高生產力。會議開好了,貫徹落實抓好了,管理工作就成功了一半。

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