專案管理學習筆記六 專案範圍管理

2021-08-25 13:25:27 字數 3444 閱讀 4452

專案範圍管理,包括為成功完成專案所需要的一系列過程,以確保專案包含且僅僅只包含專案所必須完成的工作。範圍管理首先要定義和控制在專案內包括什麼、不包括什麼。通常包括制定乙個專案範圍管理計畫,以規定如何被定義、檢驗、控制範圍、建立與定義工作分解結構(wbs);建立工作分解結構(wbs),編制乙個詳細的專案範圍說明書作為將來專案決策的基礎;將專案的主要可交付成果和專案工作細分為更小、更易於管理的部分;其次是進行範圍確認,正式接受意完成的專案範圍;最後還需要考慮的是控制專案範圍的變更。

專案範圍管理的主要內容包括:

1、專案範圍計畫編制-----------制定乙個專案範圍管理計畫,以規定如何被定義、檢驗、控制範圍、建立與定義工作分解結構(wbs)。

2、專案範圍定義---------------編制乙個詳細的專案範圍說明書作為將來專案決策的基礎。

3、建立工作分解結構(wbs)--將專案的主要可互動成果和專案工作分為更小、更易於管理的部分。

4、範圍確認-------------------正式接受已完成的專案範圍。

5、範圍控制-------------------控制範專案範圍變更。

一、專案範圍計畫編制

在專案範圍計畫編制階段,需要輸出專案範圍說明書和專案範圍管理計畫。

二、專案範圍定義

專案範圍定義的輸入的主要內容:

1、專案章程

2、專案範圍管理計畫

3、組織過程資產

4、批准的變更申請

經核准的需求變更引發專案質量、範圍、成本或進度的變更。變更申請常常在專案進行過程中被確認,變更申請有多種形式:口頭的或書面的,直接的或間接的,外在的或內部的,法律、契約要求的或隨意的。

範圍定義的工具和技術:

1、產品分析

每個應用領域都有一些通用的方法把專案目標轉變為切實的課互動的成果。常用的管理方法有「頭腦風暴法」和「橫向思維法」。

2、可選方案識別

可選方案識別是一種用來產生各種不同的專案工作方案的技術。

3、專家判斷法

每個應用領域都有一些專家定義專案範圍說明書。

專案範圍定義的輸出內容:

1、專案範圍說明書(詳細)

專案範圍說明書詳細描述了專案的可交付物和產生這些可交付物所必須做的專案工作。

2、專案和範圍的目標

專案範圍目標包括衡量專案成功的可量化標準。專案可能具有多種業務、成本、進度、技術和質量上的目標。

3、產品範圍描述

產品範圍描述了專案承諾互動的產品、服務或結果的特徵。

4、專案邊界

專案邊界嚴格的定義了專案內包括什麼和不包括什麼。

5、專案的可互動物

可交付物包括專案的產品和附屬產出物。

6、產品可接受的標準

7、專案的約束條件

8、專案的假定

專案的假定描述並且列出了特定的與範圍相關的假設,和這些假設被證明為假時對專案的潛在影響。

9、初始的專案組織

10、初始被定義的風險

11、進度里程碑

12、量級成本估算

13、專案配置管理需求

14、已批准的請求

由於專案定義過程的變更會導致範圍管理計畫的變更,從而專案管理計畫應該做相應的更新。對於專案管理計畫和他的輔助計畫的必要的變更(補充、修改、修訂)通過綜合變更控制進行處理。

三、建立工作分解結構(wbs)

工作分解結構(wbs)是面向可交付物的專案元素的層次分解,它組織並定義了整個專案範圍。wbs是乙個詳細的專案範圍說明的表示法,詳細描述了專案所要完成的工作。wbs的組成元素有助於專案干係人檢查專案的最終產品,wbs的最底層元素是能夠被評估的、安排進度的和被跟蹤的。

工作分解結構是組織管理工作的主要依據,是專案管理工作的基礎。工作結構分解的過程就是為專案搭建管理骨架的過程,這些管理工作主要包括:

1、定義工作範圍

2、定義專案組織

3、設定專案產品的質量和規格

4、估算和控制費用

5、估算時間週期和安排進度

工作分解結構一般用圖表形式表達,其形式是工作分解結構的具體表現,是實施專案、實現最終產品或服務所必須進行的全部活動的一張清單,也是經度計畫、人員分配、預算計畫的基礎。較為常用的工作分解結構表示形式主要有:分級的樹型結構類似於足足結構圖**形式類似於分級的圖書目錄

建立工作分解機構的主要工具有工作分解結構模板和分解技術。在進行專案工作分解的時候一般遵從的主要步驟:

1、識別和確認專案的主要組織部分

2、分解並確認每一組成部分時候分解得足夠詳細

3、確認專案主要交付成果的組成要素

4、核實分解的正確性

工作分解結構應該把握的原則:

1、在各層次上保持專案的完整性,避免遺漏必要的組成部分

2、乙個工作單元智慧型從屬於某個上層單元,避免交叉從屬

3、相同層次的工作單元應用相同薪資

4、工作單元應能分開不同責任者和不同工作內容

5、便於專案管理計畫、控制的管理需求

6、最低層工作應該具有可比性,是可管理的,可定量檢查的

7、應包括專案管理工作,包括分包出去的工作

為了簡化wbs的資訊交流過程,常常利用編碼技術對wbs進行資訊交換。編碼設計針對於作為專案控制系統應用手段的wbs來說是個關鍵。在進行編碼設計時,必須仔細考慮收到的資訊和收集資訊所用到的方法,使資訊能夠自然的通過wbs編碼進入應用記錄系統。

工作範圍分解的結果就是形成工作分解結構(wbs),同時完成專案範圍管理計畫的更新,建立工作分解結構的最終輸出有

wbs和wbs字典、專案管理計畫。

四、專案範圍確認

專案範圍確認是專案關係人正式接受已完成的專案範圍的過程。範圍確認需要審查可交付物和工作成果,以保證專案中所有工作都能準確、滿意地的完成。

專案範圍確認的輸入包括:專案範圍管理計畫、可互動物、專案範圍說明書以及wbs和wbs字典。

專案範圍確認的輸出包括:確認後的範圍、可接受的專案可互動物和工作、變更申請以及更新的wbs和wbs字典。

五、範圍控制

範圍控制是監控專案狀態如專案的工作範圍狀態和產品範圍狀態的過程,也是控制變笨的過程。經常把不受控制的變更稱為專案「範圍蔓延」。

專案外部環境發生變化、專案範圍的計畫編制不周密詳細,有一定的錯誤或遺漏、市場上出現了或是設計人員提出了新技術,新手段或新方案、專案實施足足本身發生變化、客戶對專案,專案產品或服務的要求發生變化等都將會引起範圍變更的產生。

範圍控制的工具和技術:

1、偏差分析

2、重新制定計畫

3、變更控制系統和變更控制委員會

4、配置管理系統

範圍控制也包括一些必要的輸入和輸出,主要內容如下:

輸入:專案管理計畫(範圍極限,變更管理計畫以及配置管理計畫)、工作績效資料、績效報告、已批准的變更請求。

輸出:變更請求、工作績效、組織過程資產更新以及更新的專案基管理計畫(範圍基準、其他基準)。

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