專案管理學習筆記之一 專案管理綜述

2022-07-05 11:00:15 字數 4525 閱讀 6080

三位管理學大師的三段話:

1. 「在當今社會,一切都是專案,一切也將成為專案。」 ---- 美國專案管理協會主席保羅

2. 「專案管理將站在21世紀管理舞台的**,21世紀將進入專案管理時代!」

---- 管理學大師 tom peters

3. 「在應付全球化的市場活動中,有兩個管理將起到關鍵的作用。

第乙個是戰略管理 ,第二個管理是專案管理。

戰略管理立足於企業的長遠和巨集觀,它考慮的是乙個企業核心的競爭力問題,

而專案管理是實現這個公司戰略,並且支撐這個公司快速健康發展的主要手段和重要保障。」

---- 美國學者戴維.克蘭德

【評】俗話說:"屁股決定腦袋", 

做技術的人,認為技術改變世界;

做網際網路的人,認為將來的世界就是網際網路;

上面的第一,第二條,如同手裡只有一把錘子,則把所有事情看作都是釘子,都想用這把錘子敲下。

管理領域坦白地說,是兩件事 ---- 「做正確的事」和「正確地做事」,

戰略管理是做正確的事,專案管理則是正確地做事;

它其實是一種方法系統,教人們怎麼做事,怎麼樣把一件事做得既有效又有章法。

所以,這個時候從不同的角度出發的話,高層管理人員和基層管理員工做的事情不同,崗位不同,

但是做事的流程和方式可以一樣。

案例:週末的時候,你和你的愛人要在家裡做家務。

你們有三件事情要做:

第一件,你們需要拖地,且只有乙個拖把,需要30分鐘;

第二件,你們需要擦窗,且只有乙個抹布,需要30分鐘;

第三件,你們壓根切菜,且只有一把刀,也需要30分鐘;

現在的問題是,如果只能用以上的工具來完成這三項工作,且不能破壞工具,也不能新增工具,

完成這些工作,你們兩個人需要多長時間。 

最簡單的答案: 

60分鐘:

兩人隨意負責一項工作並行進行,剩下的工作再讓另一人做三十分鐘;

或90分鐘:

都交給乙個人幹,另乙個歇著,調調情就好;

還有乙個是經過考慮、優化並完全可行的答案:

45分鐘:

具體做法是將事情分解成15分鐘一段,然後兩人輪換著做就行了,至於排列組合可以隨便;

例如: 

第乙個15分鐘,你切菜,你愛人擦窗;

第二個15分鐘,你拖地,你愛人繼續擦窗;

第三個15分鐘,你繼續拖地,你愛人切菜,完成;

1. strategy -- 戰略

2. people -- 人

我們只要找到乙個非常能幹和優秀的人來擔任這個專案的負責人,

在這種專案管理模式下,只要你選好了人,哪怕是制度和流程不是很完善的情況下,他也能把專案做好。

【評】在計算機行業,從程式設計師出身的管理者,有兩種型別是比較常見的。

一種是甩手掌櫃型:

計算機行業的分工劃分很細,換個方向完全就有很大的差別;

這種領導的管理方式,就是負責明確需求,再對著需求找能做這個需求的人,後面的事就完全交給這個人了。

至於這個專案的執行過程和最後結果,就完全看找的這個人的能力、職業素質和責任心了。

所以這種管理方式,最操心的是專案前期的捕捉需求和找對人,而之後的工作就很輕鬆了。

但風險也顯而易見的 -- 專案的過程和結果容易失控;

一種是事必躬親型:

程式設計師,特別是有一定水平程式設計師,都會有一點像「文人相輕」的傲氣和臭脾氣。

這樣的領導會什麼事都要過問,架構,人員安排,程式的bug也會親身指導。

甚至有時看不過去了,直接自己捲起袖子上陣。

所以這樣的領導會一天到晚忙於各種細節,

在專案的風險,進度和結果,以及團隊的培養方面有忽略的風險。

我們之前有個cto,就是這種型別。

技術部的人員招聘的最後一面都是他,新增裝置需要他簽字,

到具體的專案上,用什麼語言,如何提高程式的並行度,用什麼的庫函式也會親手指導。

他一天到忙得不行,發郵件也通常是深夜了,

至於他下面的中層管理,缺乏機會去突破和創新,沒有動力去積極配合專案開展,就變得很平庸了。

最後專案也因非技術原因上線不久就匆匆撤下了,

整個專案團隊歷時一年的加班加點的成果沒取得想要的效果,二十多人的團隊也風流雲散。

其實上面的說的兩種型別算是兩個極端,應該是我們在專案管理中需要去避免落入或錯誤使用的。

第三種型別則是能科學、熟練運用本課程的方法來進行專案管理的人。

另要注意的是,專案管理方法,手段的運用多少,工作量的多少還需要取決你所處的管理層級。

可以將管理層級基本分成三個層次:基層管理,中層管理和高層管理。

每一層級中對同乙個方法、手段的關注和使用程式都是不一樣的。

對於基層管理:

你只負責一小塊,帶

三、四,或不到十個人,這時的管理手段更傾向於事必躬親,

關注的重點是的實現,bug解決,效率優化。 

對於中層管理:

你會更關注部門協調,資源排程,專案風險,團隊梯度的建設;

你需要運用大量的管理工具,去向下安排工作,中間跟蹤專案進度,向上匯報結果。

至於高層管理:

會更傾向於甩手掌櫃型,

工作的重點是關注市場動向,捕捉需求,挖對人,指明方向,鼓舞士氣,建立制度,獎功罰責。

3. process -- 次序和安排

其實專案管理很多時候就是研究做事的次序和安排。

如上的熱身練習中,45分鐘的方案就是乙個很好的安排,能取得更好的效率。

4. tools -- 工具

在專案管理中,涉及到專案的內容的分解,排序,所以需要使用到一些工具、技術和方法。

拋開崗位對專業能力的具體要求外,乙個人在專案管理上需要具有六種能力,

這六種能力我們可以分成硬技能和軟技能兩類:

前面三種軟技能分別是:

領導力(leadership)

影響力(influence)

溝通和協調能力

後面三種硬技能分別是:

計畫分解能力,能把複雜的問題簡單化

績效分析能力,能準確地了解專案當前的狀態,並對專案的民展趨勢做出**。

風險管理能力

所以我們會在課程中對這六種能力做仔細的介紹。

這六種能力,就是我們所說的第乙個p, 即people,專案管理者身上應該具有的能力和素質

做一件事情的要求和境界是什麼?可以用四個字來形容「多、快、好、省」。

多,即專案管理範圍。

在做專案的時候,專案的範圍有可能會變更,

所以對變更進行管理,對專案的內容和邊界進行界定,明確目標,都是屬於基範圍管理。

乙個專案的目標越明確,邊界越清晰,這個專案成功的可能性就越高。 

同時,專案實施過程中,對變更的管理越規範,這個專案的最後成功率也會更高。

所以,「多」對應的是範圍。

快,對應的是專案的進度管理。

所有的專案都受時間約束,我們對交付的壓力其實很多時候在時間上的壓力是很大的,

因為我們知道那個時間點必須交出來,不然前面幾個月的努力就白費了。

有一句專案管理中的話,叫「後牆不倒」,

就是在確定時間的時候,你不要跟我來談其他條件,也不要跟我談什麼限制因素,

我現在告訴你,如果這個時間做不完的話,這個專案就沒有意義了。

所以後牆不倒的意思就是這個時間節點是不能改變的。

我們需要想辦法盡快有效地把事情做好 -- 專案的進度管理。

每個專案我們還受到預算、成本和資源的限制。

我們必須非常敏銳地意識到專案中最受限制的因素,尤其是資源限制。

所以在專案管理中,對於稀缺資源和共同資源的管理和掌控,是專案管理中非常重要的乙個要素。

質量,在中國很多情況下,常常是我們的專案管理當中沒有按照這個最樸素的方式來做。

文革時期的「大躍進」失敗了,為什麼?

它做到了多,快,省,但把好丟失了,這個是違反專案原則的。

前面的三個因素都是可以調整的,但唯有最後乙個不能喪失。

可以用乙個圖來概括專案管理的學習內容:

現在專案管理指標不是四個,而是七個。

除了前面加進去的資源外,還有兩個,他們的分別是風險管理和干係人滿意度管理

1. 風險管理

風險管理,英文叫 risk management, 是對專案進行防範於未然的管理專案

2. 干係人滿意度管理

它是通過溝通和交流,讓干係人滿意。

這一點在中國的專案的管理中很重要。

有次,做專案的總結 ,專案是國家級重點專案,延誤了半年多。

這從專案管理上來說,其實並不好,但領導上去講話時,卻給了這個專案很高的評價。

領導說:「在去年我們資源受到嚴重制約的情況下,我們公司幾乎所有的專案都在延誤,

而你們這個專案是我們公司全部專案中延誤得最短的,所以我對你們非常滿意」

下面是專案的三重制約中的七個管理指標

圖:

後面將按專案管理個人能力培養的兩種技能,

硬技能,包括計畫分解能力,績效分析,風險管理

軟技能,包括溝通協調能力,影響力,領導力

共六個方面來一一分析和講解。

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