如何管理實施文件？

如前幾篇所述，實施文件對於專案管理的作用是不容置疑的，但文件的管理卻又通常是專案管理中最容易忽略的。筆者認為，在文件管理中應該要注意以下幾個方面：

（1）第一步應先建立文件管理制度。重點應體現為兩點: ① 要對專案文件的數量、名稱、標識、型別、管理責任人、內容等基本內容做出事先安排,得出專案文件的總覽表。 ② 是制定對各種專案文件的管理程式,如批准、發布、修訂、標識、密級、貯存、傳遞、查閱等,為專案的文件配置管理鋪設乙個良好的基礎平台。

（2）文件版本管理，而且非常重要。版本混亂是實施文件的乙個致命傷，文件的有效管理必須實行版本控制。

（3）建立文件庫的訪問規則，這是文件管理的重要環節。訪問規則確定誰可以訪問、閱讀、公升級以及在文件庫中新增文件。同時，文件庫還應定期進行檢查，以便對哪些檔案進行存檔或對哪些舊檔案進行清理，以確保文件管理符合公司、專案實施組的需求。

（4）文件的審核。除用於溝通之外，重要的文件需要進行各級審核。審核就是檢查編寫的專案文件是否齊全有無遺漏，是否符合文件的規範要求，內容描寫是否正確緊扣主題，列出的圖表資訊是否準確，以確保文件的質量。階段性成果審核文件實施雙方還應該由相關主管簽字，以確認階段性成果符合要求並予以接受。

（5）使用工具管理文件。對於乙個大型的erp專案實施，經過調研、實施、二次開發和應用，整個實施週期中都會有大量的文件。文件內容也是在不斷變化的，有的是連續的，承前啟後的，有的是新增加的，也有的是廢除的。這可能需要乙個統一的文件管理工具，分門別類統一存放管理各種實施文件資料，建立實施文件資料庫。

總之，實施文件在專案實施過程中起到關鍵的作用，從某種意義上來說，文件是專案實施規範的體現和指南，按照規範要求編制一整套文件的過程，就是實施完成乙個專案的過程。