如果你在一家小公司做採購，其實你並不需要流程，因為死板的流程會扼殺小公司的靈活性。但是當公司發展得越來越大，流程就顯得尤為重要，因為採購管理者需要通過流程控制達到業務合規和效率提公升的目的。
作為採購管理者，首先要學習如何搭建合規的採購流程。
常規的採購流程涉及到預算、請購、詢價、比價、訂單或合同、驗收、入庫、發票和付款等九個步驟。
最基本的合規控制原則是「四分開原則」，即申請採購、下發訂單、驗收入庫和付款需要四個不同的人來執行，避免個人權力過大、弄虛作假。
下面我們按照從預算到付款的次序，對九個步驟的合規管理進行講解。
1、預算預算是財務部門製作資金計畫的依據，是銷售部門制**單的依據。採購的使命是把採購**控制在預算以內。公司預算的**有三種：（1）採購申報優點是快速而準確；缺點是採購降本的動力不足。（2）使用部門申報優點是不讓採購既做預算又控制實際**；缺點是預算天上一腳地上一腳，非常不準確。（3）將上年採購**削減作為本年的預算優點是給採購壓力，快速降本；缺點是公司缺乏增值理念，過度依賴低成本競爭，導致採購人員大量流失。
2、請購請購是採購對使用部門輸入的控制點。請購環節對應計畫內預算內請購、計畫內預算外請購和計畫外請購三種情況。從內控的角度來看，既在計畫內又在預算內的請購是最符合管理要求的，這時要考慮簡化審批流程。對於在計畫內但是超預算的請購，需要使用部門和採購部門一起分析超預算的原因，形成報告給到上級領導審批，並通知財務修改預算。對於計畫之外的請購，需要使用部門向主管領導解釋原因，並重新申請預算，經過審批後執行。
3、詢價詢價環節是違規的重災區。如果一家公司沒有非常完善的詢價工具和監控機制，會有三種典型的違規情況發生：（1）採購一人控制整個詢價環節，將目標**洩露給某個**商，失去公平性；（2）公司內部人員在詢價期間打聽各**商**情況，之後給某個**商報信；（3）**商相互竄標，哄抬**。最好的控制辦法是把詢價的主導權全部交給採購，並要求公司其他人員不得參與招標。這樣一方面採購被給與充分的信任；另一方面如果出了問題，責任都是採購的，便於追究。
4、比價比價是內控的重點。在完成詢價之後，採購要填寫比價表，體現中標**低於預算的比例。對於審批者，要知道比價表的兩個要點：（1）中標**低於或高於預算的比例和原因。一般在10%以內還算合理，如果過低或者過高，要考慮預算的是否有誤或者採購**是否不合理。（2）訂單金額越大，參與比價的**商數量應越多。例如，規定50000元以上的訂單要有至少三家**商比價；10000元到50000元的訂單要有至少兩家。
5、訂單或合同訂單或合同是採購活動的法律控制點。對於簽署長期供貨協議的**商，採購只需要下發訂單即可；對於沒有簽過合同的採購任務，採購首先需要跟**商擬定合同，簽字蓋章生效後再執行。這會涉及三個控制點：（1）合同和訂單的模板。對於有法務的公司，採購要找律師提供所有的合同和訂單的模板。對於沒有法務的公司，採購只能參考其他公司的合同文字作為模板。（2）分級審批訂單的金額越大，一旦**商違約，公司承擔的風險和損失也就越大，這就需要對不同級別的員工按照不同金額設定審批權。達到風險與效率兼顧的目的。筆者提供乙個經驗值給讀者參考。採購員：單筆訂單2000元以內，年度總金額20萬以內，簽字生效；採購主管：單筆訂單2000-5000元以內，年度總金額50萬以內，簽字生效；採購經理：單筆訂單5000-20000元以內，年度總金額200萬以內，簽字生效；採購總監：單筆訂單20000-50000元以內，年度總金額500萬以內，簽字生效；總經理：單筆訂單50000元以上，簽字生效。（3）有的公司會要求財務總監和運營總監參與審批金額較大的訂單。
6、驗收驗收是**商完成訂單的依據。對於直材，驗收是指來料檢驗；對於裝置，驗收是指功能和節拍檢測；對於土建，驗收是指外觀和耐久性檢查。驗收的控制點有兩個：（1）專職負責驗收或者多部門聯合驗收。對於直材，質量工程師是專職負責來料檢驗的，一般不會有合規問題；對於間材，往往來料沒有人檢查，導致使用部門獲得評價權，容易指定**商。這就需要採購深入到使用現場驗證使用部門的反饋是否屬實來控制合規性；對於裝置，採購可以要求工藝部和生產部聯合驗收，雙方都簽字才能生效；對於土建，採購可以要求土建工程師、生產部和物流部一起驗收簽字，確保合規。（2）驗收時間要跟合同規定相符。有些使用部門並不知道**商對驗收時間的要求，如到貨後乙個月內甲方需完成驗收，否則預設為驗收合格。這就需要在到貨後，採購提醒使用部門盡快驗收，如遇問題盡快反饋，否則一旦時間錯過，公司有遭受損失的風險。
7、入庫入庫是採購與倉庫的工作交接點。直材和間材都需要入庫，這個環節不需要採購親自到場。很多公司是由一名庫管員同時完成系統和實物的入庫操作，這就產生了很大的違規的風險，即「走空」。「走空」在很多公司都發生過。由於消耗品沒有驗收環節，**商可以送來一批手套後又將其取走。庫管員在系統中錄入手套，第二天使用部門的領料員在系統中做手套領取，使得財務沒有辦法驗證，產生了違規操作。針對這種問題，有合規管理辦法：（1） 實物入庫和系統入庫的操作分別由入庫員和倉庫主管負責。倉庫必須每天做來料盤點，確保賬物相符。（2） 廢物留存，財務檢查。例如，領料部門操作領取300雙手套，之後說用完廢棄掉。財務要求領料部門必須保留這廢棄的300雙手套，經過財務檢查後才能用舊手套領取新手套。一進一出，兩頭控制，杜絕「走空」。
8、發票採購要確保發票準確無誤。在一些國際化大公司，**商的發票直接送到財務，而不是由採購收到發票後請款。這樣做可以避免採購又控制**又控制付款，因權利過大產生違規問題。但是一般的公司財務沒有能力跟**商對賬，這就需要採購來收發票做請款。既然採購來做，就需要有三個控制點：（1）發票內容要準確如果等到付款日才發現發票有問題，**商只能到稅務局作廢再重新開具發票，耽誤賬期。（2）發票提交要及時有的採購忙起來後會忘記請款，導致發票過了6個月的有效期，**商必然投訴。（3）避免個別採購權力過大按時付款率作為衡量採購業績的重要指標一定要落實到位。這關係到企業的信譽。
9、付款付款是乙個採購業務的終點。付款的操作和審批在財務和總經理。但採購需要參與三件事情：（1）採購需要知道是否會按時付款，以避免**商因為付款出問題而漲價或者停止**。當公司的現金流不足時，採購需要協助財務與**商協商延遲付款。（2）年底或年初，採購需要支援財務與**商的對賬工作。（3）在**變化和稅率變化時，採購需要通知財務新**的開始時間以及從哪個訂單開始。
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