團隊如何有效溝通

2021-06-09 11:49:48 字數 2154 閱讀 3206

乙個團隊,特別是專案團隊,往往涉及的人員多,而且跨專業線、跨部門甚至跨區域,如果讓團隊中所有的人員進行有效的溝通就非常重要,乙個有序且高效溝通的團隊必然是乙個高效率、高凝聚的團隊,相反乙個專案組成員整天都在無序地、低效率地溝通,那應是乙個低效、無凝聚力的團隊,我們很多人往往都關注做事情、解決問題去了,並不是很重點關注此問題,常常忽略掉溝通的問題。

溝通有什麼,一般我們會認為人與人之間面對面談話就是溝通,其實發郵件、用uc聊天也是溝通,大家可能想不到的是,我們平時工作就是在溝通,比如設計人員寫設計文件、開發人員編碼、測試人員登記bug、開發人員解決bug、測試關閉bug這些都是溝通,因為你做了某個事情別人要關注、閱讀、確認、審視都是在溝通。可想而之,如果我們的團隊的溝通都是「有效地」,我們的工作必然得心應手,因為你想得到的資訊很快速、很準確地就得到了,必然是開心、高效地工作,假如團隊中每個人都盡量做好自己的事情,去方便別人,追求有效的溝通,那我們必然是戰無不勝的團隊。

那麼,保持團隊有效溝通的方法是什麼呢:

l建立準確、明確的溝通機制

n  首先要建立非常明確的溝通機制,包括溝通工具、方式方法、統一且易於理解的語言描述等。比如,看似很不重要的郵件傳送,也要定好郵件的主題、內容格式以及收件人、抄送人的規則等。

n  明確目標、指定責任:每次溝通必須有明確的目標、由某個團隊成員進行負責(包括記錄、協調等)

n  使用「責任書」:即團隊所有成員要明確知道哪些事情是自己負責的、哪些事情是自己要參與的、哪些事情是不需要關注的,要讓每個團隊成員都寫乙個「責任書」,定好責任,然後通過責任書去定位,哪些事情應該匯報,向哪些人匯報、哪些事情應該召集會議、哪些事情應該發郵件、哪些事情應該uc。

l盡量採用「星型」模式,不要用「網狀」模式去溝通

n  專案管理的理論告訴我們,人越多溝通成本越多,而且是幾何級數增長,跟「魚網」相似。

n  如何讓團隊眾多成員能夠有效溝通呢,我們應該盡量採用「星型」模式。讓專案經理居中,其它專案成員圍繞專案經理進行單向溝通,如果涉及到人員較多,應該由專案經理統

一、及時召集碰頭會、站立會甚至走廊會議。

n  好處在於,由專案經理主控,及時收集、反饋大家的資訊,讓溝通更加有序、可控。

l構築「拍桌子」的就事論事氛圍

n  有效地溝通應該是當面交流的形式。

n  還應該構築對抗、「衝」起來的氛圍,很多問題、想法、創新點都是在大家激動起來、100%精力參與、相互思維的對抗、碰撞,然後出來的火花。

n  這樣還可以讓團隊的溝通沒有阻力,大家有話就講、有想法就說,不會有顧忌,溝通的效率就提公升了,團隊的概念就產生了,因為大家都是相互信任的。

l上游產出必須為下游服務

n  上游努力負出,所得到的產物一定要為下游服務,否則投入了資源、時間去做,下游接不上來,或者不是下游想要的東西,這樣的溝通是最無效地。

n  專案團隊所有的成員說的每句話、發的每個郵件、寫的每個文件都要為下游服務,也就是在你準備敲打鍵盤時,就要想清楚我的下游得誰,我做這個事情的目的是什麼,我怎麼描述或怎麼做其它人才能快速準確地明白我的意思。

n  所以成立專案這初,就要建立這樣的機制,如果我做的事情對下游沒有用或者不知道帶來什麼價值,堅決不做,只做我們認為對下游有價值的事情。

l任務描述、時間、負責人、參與人四維度描述

n  專案團隊所有的事情、工作都要從任務描述、時間、負責人、參與人四維度去描述。

n  任務描述:即精確描述任務、工作,最好在100字以內,讓的有人一看就很清晰。

n  負責人:必須指定乙個負責人,由他去推動整個事情,並且加以考核或都獎勵。

綜上所述,我們要重視溝通,只有有效溝通的團隊才是高效地、有凝聚地團隊,往往我們會說,我們團隊怎麼不是什麼什麼樣的團隊、為什麼我們沒有團隊精神、為什麼其它團隊的效率比我們高呢、為什麼大家加班加點努力工作但成效不大呢,現在就可以從如何有效溝通著手,解決溝通問題再回過頭去回答這些疑問

團隊如何有效溝通

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