專案管理基礎 10 專案溝通管理

一、溝通管理的重要性

二、識別利益相關者

三、溝通規劃

四、資訊發布

五、專案利益相關者管理

六、績效報告

七、改善專案溝通的建議

八、使用軟體協助專案溝通

現行問題：

1.業務專家等使用者與開發者之間存在技術術語的溝通問題。

2.現行教育注重技術能力而忽略溝通等軟技能等方面的要求。

3.從事it專案，資訊科技與軟技能同等重要。

重要性：

1.存在大量的口頭溝通活動，有時會輔以筆記、圖示等。

2.人們希望同伴認真傾聽並做出反應。

3.非正式的公開演講

4.位置的提公升。

主要目標:

確保適時而恰當地產生、收集、發布、儲存和處置專案資訊。、

報告績效。收集並發布績效資訊。輸出：績效報告、組織過程資產更新和表更申請。

為了達到專案管理的最終目標，必須識別所有利益相關者。但是在專案進行過程中，人員流動，合作關係的變化等原因，利益相關者也會變化。所以使用聯絡網來確保所有關鍵利益相關者很重要。而且要實時更新。

溝通管理計畫：指導專案溝通的文件，跟隨專案需求而變化。

專案溝通需求的確定：理解組織結構和做好專案干係人分析。

溝通管理計畫應解決的問題：

專案溝通中保持一致性可使組織執行更順利，所以制定某種形式的溝通管理計畫並與利益相關者盡早評審，能夠幫助預防和減少以後會產生的溝通問題。

決定分發資訊的最佳方式。包括：技術的使用、正式和非正式的溝通和溝通的複雜度。

使用內部專案管理資訊系統：編制文件、會議備忘錄、客戶需求等。編織成電子形式。可以儲存本地也可以發布到網上。（不是敏感資訊）

可以把這些資訊標準化。同時制定備份程式。

專案經理在溝通管理計畫中應該根據專案的實際明確雙方認可的溝通渠道。不同的人對不同程度或型別的溝通產生的反應不一樣。但通常在交流專案資訊時雙管齊下。

補：非正式方法的好處：一些要注意的方面：

要注意的方式：

在選擇何時使用何種交流方式方面，專案經理必須滿足組織、專案和個人的需要。

人是不可互換的：即專案進度不能只靠增加人數。所以了解溝通中的個人偏好十分重要。

專案管理者和他們的團隊要明確自己和其他專案利益相關者的溝通風格、偏好。然後提供多種溝通方式和乙個能夠激發開放的對話環境。（原因：資訊接收方很少能夠完全了解資訊傳送方的原意。）

提供資訊的語境，也就是傳達壞訊息前可以假設乙個更壞的訊息。

專案人數增加，交流渠道就會隨之增加，使得溝通的複雜性也增加。

當團隊人數超過3人時，溝通渠道就會迅速增加。

專案管理者應該試著將團隊或小組的規模最小化。

專案經理特別需要了解他們怎樣通過各種溝通方法、人際交往技巧和管理技巧來滿足專案利益相關者的需要和期望：即專案規定的範圍、時間、和成本目標。或者是使客戶、發起人感到滿意。

想要都滿足很難，所以要進行重要性排序：期望管理矩陣。

績效報告：狀態報告、進度報告

**：基於過去的資訊和趨勢推測專案的將來狀態和過程。

報告績效的另乙個重要技術：狀態評審會議：

每月或每季度等階段性，工程和專案主管在會議上報告專案的整體狀態資訊接受評審。

5種控制衝突的基本方式：

有效利用會議時間的原則（避免無用或抵消的會議）：

清楚何時如何使用這些工具。

指南：這些模板可以去網上搜尋。

PMP Chapter10 專案溝通管理

核心概念 溝通是有意或無意的資訊交換，交換的資訊可以是想法 指示 情緒 資訊交換的方法包括 溝通活動可按照多種維度劃分 溝通可以為成功完成專案與專案集建立必要的關係。用於開展溝通的活動和工件多種多樣，從電子郵件和非正式對話，到正式會議和定期專案報告。通過言語 面部表情 手勢動作和其他行動有意或無意地...

1 0 專案管理概述

1.什麼是版本控制管理系統 版本控制軟體提供完備的版本管理功能，用於儲存 追蹤目錄 資料夾 和檔案的修改歷史，是軟體開發者的必備工具，是軟體公司的基礎設施。版本控制軟體的最高目標，是支援軟體公司的配置管理活動，追蹤多個版本的開發和維護活動，及時發布軟體。2.常見的版本控制管理系統 cvs svn g...

PMP 35專案溝通管理

溝通時有意或無意的資訊交換。交換的資訊可以是想法 指示或情緒。包括書面形式和口頭形式 語言 動作等 包括正式的和非正式的。規劃溝通管理 基於每個相關方或相關方群體的資訊需求 可用的組織資產，以及具體專案的需求，為專案的溝通活動制定恰當的方法和計畫的過程。管理溝通 為確保專案資訊及時且恰當的規劃 收集...