前面我們花了十五篇文章，談及了專案前期規劃階段的大部分功課。到現在，作為專案經理的你，已對你的專案成功胸有成竹，許多管理計畫被制定完成，專案團隊的參與，讓計畫變得更可執行。作為專案前期工作的最後收尾環節，你應該組織正式將專案管理主計畫進行整理、上報批准，然後以召開專案啟動會的形式，表示前期規劃階段的工作暫告結束。以後專案將正式進入執行階段。今天我們就談談，如何成功召開專案啟動會。
1、記錄並展示專案管理主計畫：
專案管理主計畫，更像是乙個管理模板或指南。"為工作做計畫、按計畫做工作"。你的第乙個計畫是你最差的計畫，過程中將會不斷更新、定期完善你的計畫。專案管理主計畫應該包括以下部分：
包括預算計畫、進度計畫。人力資源計畫、溝通計畫、採購計畫、質量計畫、變更管理計畫、風險管理計畫等。
2.編制里程碑清單：
里程碑：一系列任務的結束、工作包/階段的完成、關鍵決策點的結束。
表明你的專案從啟動到現在已經走了多遠，下一步將到**去。一般常見的里程碑是用來衡量進展的，但最好不要以時間來測量，而應該以掙值法計算進度來體現。(已完工作的實際成本與計畫成本間的比較的一種方法，以後會詳細介紹)領導更願意看到專案正在發生事情的儀表板檢視。里程碑清單包含如：進度計畫里程碑清單、風險計畫里程碑清單、財務里程碑清單等。
3.建立專案基準：
使用基準作為乙個起點或母版，通過過程中比較實際的結果和規劃的結果差異，來衡量專案進展，包括但不限於：範圍基準(交付成果)、進度基準(工期節點)、成本基準(內控利潤)、質量基準(量化規範)等。
所有計畫都應該是不斷迭代的。專案開始執行時，你應該定期測量結果(基準通常不會變更，除非公司專案戰略出現變化)，任何變更都應經過慎重的批准。這是專案經理應該把控的職責。
對於盲目樂觀的過高水平的基準(通常是受由於缺乏經驗的團隊，或現實環境困難影響)，你應該及時請求專案發起人批准，降低基準才是現實可行的。
4.製作資源日曆(詳見前期文章)
5.編制風險登記冊(詳見前期文章)
6.配置管理：
變更發生時的管理制度流程。使變更從輸入-邏輯分析-控制範圍-相關影響元素**-系統測試-輸出實施工作-記錄報告等一系列的管理模式。重點權衡對進度、資源、預算、質量、採購的影響大小。
7.管理計畫評審過程：
評審應該分不同級別進行，專案利益相關者通常都應該被邀請，參加評審會議。展現計畫元素，在團隊評審後，若有一些變更，可以在工作開始前進行，以減少後期損失。評審過程也使團隊更深入的了解專案計畫的細節。
8.管理層的批准：
你應該密切關注，避免專案管理過程**現"暴力協調"活動的發生，保持專案規劃全過程中團隊的充分參與，將使最終的主計畫各級批准比較順利。被批准的專案管理主計畫，這也是你召開專案啟動會的前提。
1.專案啟動會的預期效果：
a. 統一的團隊合作精神；
b. 相互理解專案將如何管理；
c. 完全理解個人的角色和職責；
d. 專案的目標和目的；
e. 專案假設；
f. 成功的關鍵因素；
g. 推進會議如何以及何時召集；
h. 資訊/決策應該如何發布和接收；
i. 專案經理和團隊之間的相互期望的協定。
2.會前準備工作：
啟動會、推進會、專題會、匯報會等不同型別的會議召開，都需要乙個模板來準備，包括明確會議的意圖、目的、主題、與會者名單、會議的規模、參加者的角色、會議的頻率、會議議程等。
專案啟動會其中的會議議程至關重要，應該主要包括以下方面：會議的宗旨/目標、專案計畫、角色與職責、主要可交付成果、里程碑計畫、專案溝通機制、會議反饋。在召開專案啟動會前，你應該跟每個參會者有乙個單獨的簡短討論，發給他們乙份專案計畫，告訴他們將在什麼環節需要介入工作，期望他們對於專案的貢獻與問題關注。
3.展示專案：
任何專案最主要的目標之一是：開發出一組能夠正常運轉的管理團隊。他們參與越多，將會做得越好。要充分授權與信任，但也不能當甩手掌櫃，不能忘記在關鍵線路進行督導。
在啟動會上展示專案過程中，專案經理不應是唯一談話的人，也不應對專案細節進行詳談。你應該讓你的專案團隊成員分享他們的願景和目標，說明各自的角色與責任，消除誤解與歧義，統一思想，並為專案開展中的溝通計畫達成一致。
4.設定期望(承諾/目標)：
你應該在啟動會中使團隊成員與專案領導之間，表述相互對對方的期望和協作需求。這不是乙個單向的過程，而應該達成共同的期望。
5.獲得會議反饋：
無論是什麼型別的會議，在會議結束後，不能一歡而散，會議議程是否合理？會議是否有指導意義？各方意見是否統一等問題，專案經理都應該在會議完成後，提供乙個反饋**給參會成員填寫，用來評估、改進你的會議組織能力。這種反饋機制應該不斷堅持、迴圈下去，為後續召開會議的方式提供改進建議。其反饋要點包括以下方面(可以按不同程度進行打分)：
a. 會議目的是否清楚；
b. 會議目的是否達成；
c. 會議準備是否充分；
d. 會議效率、主題是否適當；
e. 團隊參與是否充分；
f. 基本規則是否遵守；
g. 會議進展/時間是否可控；
h. 會議議程是否合理；
i. 會議是否有價值；
j. 團隊建設是否有利(建設學習型團隊)。
至此，隨著專案啟動會的順利召開，標誌著你的專案將正式結束規劃階段，進入了執行階段，過程中的逐步推動專案按預期發展、糾偏和評估，將會貫穿整個專案管理過程。讓我們開始進入到下乙個重要的執行階段，一起交流與**更實際的施工現場的管理方法。
今天的交流到此為止，希望大家持續關注，繼續支援，共建pbim生態圈！
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