專案溝通管理十二

簡單來說，溝通就是資訊的生成、傳遞、接收和理解檢查的過程，溝通的基本單元式單個人與人的溝通，這是所有溝通的基礎，專案管理者不僅需要熟練的掌握單個人與人的溝通，還要掌握多人之間的溝通。

資訊系統專案溝通管理包括資訊的生成、蒐集、傳播、儲存、檢索、處理。

溝通管理計畫包括以下內容：專案干係人的溝通要求、對要發布的資訊的描述、資訊接收者（個人）或團體、傳播資訊所需的技術或方法、溝通頻率、上報流程。

最常見的系統內部資訊傳遞方式有面對面交流、回憶、書面通知或電子郵件等，會議主要包括：專案啟動會議、專案的例會、專案總結會議。

專案溝通計畫編制的輸出即溝通管理計畫它包括以下內容：

對專案干係人的溝通要求、對要發布的資訊的描述、資訊接收者（個人或團體）、傳播資訊所需的技術或方法、溝通頻率、上報流程。

資訊發布是指把所需要的資訊及時提供給專案干係人，它包括實施溝通管理計畫，以及對預料之外的資訊索取要求作出反饋。

常用的溝通方式：

書面溝通與口頭溝通：書面溝通方式優點是二義性少、清晰，並可以作為檔案留存，缺點是缺乏太正式、且效率比口頭溝通要低一些。口頭溝通方式較為人性化，也容易使雙方充分了解，但口頭溝通沒有檔案留存，缺乏溝通的有效證據。

對內溝通與對外溝通：一般來講，對內溝通講求的的是效率和準確度，對外溝通強調的是資訊的充分和準確；對內的溝通可以採用口頭溝通，對外的溝通要求專案經理正式的進行。

正式溝通與非正式的溝通：正式的溝通如報告、情況介紹會等，非正式的溝通主要是在專案現場處理問題時進行的。

垂直溝通與水平溝通：垂直溝通以上下級的方式直接溝通、資訊傳播速度快、準確程度高；水平溝通一般為平級的同事之間進行的溝通，特點是複雜程度高，在溝通渠道多時，有時溝通的內容往往不受當事人的控制。

用於資訊發布的技術和方法：資訊收集和檢索系統、資訊發布系統（召開專案會議、書面文字通知、電子通訊和會議工具、專案管理電子工具）。

專案績效報告的內容：專案的質量進展、專案的進度情況、專案的投資情況、專案的主要效益情況、專案組各職能團隊的績效、專案執行中存在的問題及改進、對於專案下步的**、其它需要說明的問題。

專案績效報告的主要步驟：一是收集依據材料，二是專案

績效評審。

專案干係人是指與專案發生利益關係的個人或團體，專案干係人管理就要對專案干係人進行分析，採取有效措施對專案干係人的利益進行平衡，並制定資訊溝通等級，讓不同的專案干係人得到相應等級內容的專案資訊，從而實現專案的控制目標。

專案干係人：建設單位、高層領導、團隊成員、其他人員。

（1）阻礙有效溝通的因素包括

：物理距離較遠、環境因素干擾、溝通渠道不暢、組織結構複雜、技術術語難懂、溝通心態不佳。

（2）有效溝通的方式：溝通內外有別、盡量採用非正式的溝通、採用最佳方式、溝通的公升級原則、掃清溝通的障礙。

（3）高效會議方案

舉行會議成功的關鍵原則是：確保每個人到場、議程和領導。如果沒有討論的議題就取消會議。

召集和主持會議可以採取多種措施以確保會議有效：

會議的準備措施：確定會議目的、確定參加人員、通知會議議程。

會議過程把握的原則：按時開始會議

、指定專人記錄，按議程進行會議、會議結束時總結會議成果。

會議結果的落實原則：在會後乙個工作日內形成會議紀要、會議紀要應該簡潔、記錄作出的決定性意見、並列出行動細目

、包括誰負責、預計完工時間和預期的交付物等，同時要安排專人對會議精神進行落實，檢查會議確定任務的完成情況。

薛大龍，劉春淼.系統整合專案-管理工程師教程[m].電子工業出版社2012.7:1-382

專案溝通管理 十二